Weihnachtsfeier steuerlich absetzen und den 110 Euro Freibetrag optimal nutzen

Eine Weihnachtsfeier stärkt dein Team und ist gleichzeitig ein steuerliches Gestaltungsinstrument. Wer die Weihnachtsfeier steuerlich absetzen möchte, muss drei Ebenen getrennt betrachten, nämlich den Betriebsausgabenabzug, die Lohnsteuer und die Umsatzsteuer. Der 110 Euro Freibetrag entscheidet dabei nicht darüber, ob du die Feier absetzen darfst, sondern nur darüber, ob für deine Mitarbeitenden steuerpflichtiger Arbeitslohn entsteht.

Was gilt steuerlich als Betriebsveranstaltung?

Nicht jede Feier, die dein Unternehmen ausrichtet, ist steuerlich automatisch eine Betriebsveranstaltung. Das Bundesministerium der Finanzen definiert eine Betriebsveranstaltung als Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Klassische Beispiele sind die Weihnachtsfeier, das Sommerfest, der Betriebsausflug und die Jubiläumsfeier.

Entscheidend ist die Zusammensetzung des Teilnehmerkreises. Dieser muss sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen sowie bestimmten vergleichbaren Arbeitnehmergruppen zusammensetzen. Sobald sich das Verhältnis umkehrt und externe Gäste dominieren, verliert die Veranstaltung ihren Status und wird steuerlich anders behandelt. Der gesellschaftliche Charakter grenzt die Betriebsveranstaltung außerdem von rein fachlichen Terminen ab. Ein Strategiemeeting mit anschließendem Abendessen ist keine Betriebsveranstaltung, sondern eine betrieblich veranlasste Bewirtung mit eigenen Regeln. Erst wenn das gesellige Beisammensein im Vordergrund steht, greift die Systematik des § 19 EStG.

Wer eine Weihnachtsfeier absetzen will, sollte diese Einordnung schon bei der Planung im Blick behalten. Denn nur wenn die Veranstaltung die Voraussetzungen einer Betriebsveranstaltung erfüllt, greift der 110 Euro Freibetrag überhaupt. Andernfalls bleibt zwar der Betriebsausgabenabzug bestehen, der lohnsteuerliche Vorteil für dein Team entfällt jedoch vollständig.

Offenheit für alle Mitarbeitenden als Pflichtvoraussetzung

Für den 110 Euro Freibetrag kommt eine zusätzliche Bedingung hinzu. Die Teilnahme muss grundsätzlich allen Arbeitnehmern des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen. Es reicht also nicht, dass die Veranstaltung betrieblich veranlasst ist, sie muss auch für alle zugänglich sein. Eine Feier nur für eine bestimmte Abteilung ist dabei unproblematisch, solange prinzipiell alle Mitarbeitenden dieser Abteilung teilnehmen können. Das BMF nennt solche Veranstaltungen ausdrücklich als Beispiel einer begünstigten Betriebsveranstaltung. Kritisch wird es erst, wenn du gezielt einzelne Personen einlädst und andere bewusst ausschließt.

Dabei kommt es auf die Möglichkeit zur Teilnahme an, nicht auf die tatsächliche Anwesenheit. Wenn ein Teil deiner Belegschaft die Einladung nicht annimmt, ändert das an der Begünstigung nichts. Auch Mitarbeitende, die aus betrieblichen Gründen Bereitschaft halten und deshalb nicht mitfeiern können, gefährden den Freibetrag nicht, solange die Einladung grundsätzlich an alle ging.

Für deine Praxis bedeutet das, dass eine exklusive Feier nur für Führungskräfte den Freibetrag nicht auslöst. Der gesamte geldwerte Vorteil wäre dann steuerpflichtiger Arbeitslohn. Seit 2026 wirkt diese Voraussetzung noch stärker, weil sie inzwischen auch über die Möglichkeit der Pauschalversteuerung entscheidet.

Virtuelle Weihnachtsfeier als Betriebsveranstaltung

Online Veranstaltungen gelten steuerlich genauso als Betriebsveranstaltung wie eine Feier vor Ort. Das ist besonders für E-Commerce Unternehmen und SaaS Teams relevant, die verteilt arbeiten und ihre Mitarbeitenden nicht an einem Standort versammeln können.

In die Berechnung fließen alle Aufwendungen ein, die unmittelbar mit der virtuellen Feier zusammenhängen. Dazu gehören die Kosten für Videokonferenz Tools, eine externe Moderation, ein Online Programm sowie versendete Catering Pakete mit Speisen, Getränken oder Dekoration. Jedes zugesandte Paket wird als Zuwendung erfasst und dem jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet.

In der Praxis läuft man bei hybriden Formaten schnell in eine Schieflage. Wenn ein Teil des Teams vor Ort in einer gemieteten Location feiert und der andere Teil zu Hause ein Paket erhält, entstehen sehr unterschiedliche Kostenanteile pro Person. Steuerlich werden die Gesamtkosten dennoch auf alle Teilnehmenden verteilt, sodass ein aufwendiger Präsenzteil den Pro-Kopf-Wert aller Beteiligten nach oben zieht. Alle übrigen Voraussetzungen gelten unverändert. Die Veranstaltung muss allen offenstehen, sie zählt gegen die beiden begünstigten Veranstaltungen pro Jahr und sie muss genauso sauber dokumentiert werden wie eine Präsenzfeier. Eine Teilnehmerliste ist bei virtuellen Formaten über die Logindaten des Tools in der Regel sogar leichter zu führen.

Der 110 Euro Freibetrag und wie er wirklich funktioniert

Die gesetzliche Grundlage findest du in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG. Danach bleiben Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung bis zu einem Betrag von 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer steuerfrei. Der Betrag versteht sich brutto, die Umsatzsteuer ist also bereits enthalten. Der Freibetrag ist dabei nicht an das Unternehmen gebunden, sondern an die einzelne Person. Er wird je Arbeitnehmer und je begünstigter Veranstaltung gewährt. Ein Mitarbeitender, der im laufenden Jahr noch an keiner Betriebsveranstaltung teilgenommen hat, bringt also seinen vollen Freibetrag mit in die Weihnachtsfeier.

Beim Thema Weihnachtsfeier und Steuer entsteht an dieser Stelle das größte Missverständnis. Viele Unternehmer gehen davon aus, dass 110 Euro die maximale Summe sind, die sie für eine Feier ausgeben dürfen. Das ist falsch. Die Grenze entscheidet ausschließlich darüber, welcher geldwerte Vorteil für deine Mitarbeitenden lohnsteuerfrei bleibt.

Eine Erhöhung des Freibetrags war mit dem Wachstumschancengesetz zwar auf 150 Euro geplant, wurde aber nicht umgesetzt. Es bleibt damit auch 2026 bei den seit Jahren unveränderten 110 Euro, während die Kosten für Location und Catering spürbar gestiegen sind. Genau deshalb rutschen inzwischen viele Unternehmen über die Grenze, die früher problemlos darunter lagen.

Weihnachtsfeier immer als Betriebsausgabe absetzbar

Eine klassische Weihnachtsfeier für deine Mitarbeitenden ist betrieblich veranlasst. Die Aufwendungen kannst du deshalb grundsätzlich in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend machen, und zwar unabhängig davon, wie hoch die Kosten pro Kopf ausfallen.

Auch eine Feier, die 150 oder 200 Euro je Arbeitnehmer kostet, bleibt beim Unternehmen abzugsfähig. Damit ist die Weihnachtsfeier steuerlich absetzbar, selbst wenn der lohnsteuerliche Freibetrag längst überschritten ist. Die 110 Euro begrenzen den Betriebsausgabenabzug nicht.

Wichtig ist außerdem, dass die 70 Prozent Beschränkung für Bewirtungskosten nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG bei einer reinen Mitarbeiterveranstaltung nicht greift. Diese Beschränkung gilt nur für geschäftlich veranlasste Bewirtungen. Eine Einschränkung entsteht erst dann, wenn Geschäftspartner oder Kunden an deiner Feier teilnehmen und deren Kostenanteil gesondert behandelt werden muss.

Eine Grenze setzt das Steuerrecht trotzdem. Aufwendungen, die nach allgemeiner Verkehrsauffassung unangemessen sind, kann das Finanzamt kürzen. Eine Feier in üblichem Rahmen ist davon nicht betroffen, ein exzessiv teures Event mit Künstlergage im fünfstelligen Bereich dagegen schon. In der Praxis spielt diese Grenze für mittelständische Unternehmen aber kaum eine Rolle.

Wie oft gilt der Freibetrag im Kalenderjahr?

Der Freibetrag kann für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr genutzt werden. Das bedeutet jedoch nicht, dass dein Unternehmen nur zwei Feiern veranstalten darf.

Richtest du im Sommer einen Betriebsausflug aus, im Herbst ein Teamevent und im Dezember die Weihnachtsfeier, kannst du frei entscheiden, für welche zwei Veranstaltungen der Freibetrag angewendet wird. Das BMF bestätigt ausdrücklich, dass es sich dabei nicht automatisch um die zeitlich ersten beiden Feiern handeln muss. Sinnvoll ist es, den Freibetrag für die beiden teuersten Veranstaltungen zu nutzen.

Bei der dritten und jeder weiteren Veranstaltung wird der auf den Arbeitnehmer entfallende geldwerte Vorteil in voller Höhe steuerpflichtig, weil für diese Feier kein Freibetrag mehr zur Verfügung steht. Hier greift dann kein Abzug von 110 Euro mehr, sondern der komplette Kostenanteil ist Arbeitslohn.

Weil die Zählung je Arbeitnehmer erfolgt, kann sie innerhalb deiner Belegschaft unterschiedlich ausfallen. Mitarbeitende, die im Sommer verhindert waren und nur an der Weihnachtsfeier teilnehmen, haben ihren zweiten Freibetrag noch frei. Genau deshalb muss die Dokumentation personenbezogen geführt werden und nicht nur auf Veranstaltungsebene.

Wer darf teilnehmen und was bedeutet das für die Kalkulation?

Für den Freibetrag zählen alle Arbeitnehmer deines Betriebs. Minijobber, Teilzeitkräfte, Auszubildende und Leiharbeiter werden dabei steuerlich genauso behandelt wie deine Vollzeitkräfte. Eine Unterscheidung nach Beschäftigungsumfang findet nicht statt.

Achtung: Gerade bei Minijobbern lohnt ein zweiter Blick. Wird der Freibetrag überschritten und der übersteigende Betrag individuell versteuert, erhöht dieser geldwerte Vorteil das Arbeitsentgelt und kann die Geringfügigkeitsgrenze sprengen. Eine Pauschalversteuerung durch dich als Arbeitgeber verhindert diesen Effekt zuverlässig.

Anders sieht es bei Freiberuflern und externen Dienstleistern aus. Deren Kosten kannst du zwar als normale Betriebsausgabe erfassen, der 110 Euro Freibetrag ist auf sie jedoch nicht anwendbar. Sie sind keine Arbeitnehmer deines Unternehmens und bringen folglich auch keinen eigenen Freibetrag mit.

Externe Gäste und Geschäftspartner auf der Feier

Die Anwesenheit eines Kunden oder Geschäftspartners führt nicht automatisch dazu, dass deine Weihnachtsfeier ihren Status als Betriebsveranstaltung verliert. Entscheidend bleibt, dass sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen und deren Begleitpersonen zusammensetzt.

Die auf externe Gäste entfallenden Kosten musst du allerdings gesondert betrachten. Für geschäftlich veranlasste Bewirtungen gilt nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG die 70 prozentige Abzugsfähigkeit der angemessenen und ordnungsgemäß nachgewiesenen Aufwendungen. Die Einzelheiten dazu findest du in unserem Beitrag dazu, wie du ein Geschäftsessen absetzen kannst.

Praktisch heißt das, dass du für diesen Teil einen eigenen Bewirtungsbeleg mit Anlass und Namen der bewirteten Personen brauchst. Die Kosten für externe Gäste fließen zudem nicht in den 110 Euro Freibetrag deiner Mitarbeitenden ein, sondern werden aus der Pro-Kopf-Berechnung herausgerechnet, nachdem sie zunächst auf alle Anwesenden verteilt wurden. Bei gemischten Veranstaltungen ist eine nachvollziehbare Kostenaufteilung deshalb unverzichtbar. Wird aus deiner Mitarbeiterfeier überwiegend eine Kunden oder Vertriebsveranstaltung, kippt die steuerliche Einordnung komplett und der Freibetrag entfällt für alle Beteiligten.

Die Pro-Kopf-Kosten richtig berechnen

Die Formel ist einfach. Du teilst die Gesamtkosten der Veranstaltung durch die Anzahl der tatsächlich anwesenden Teilnehmenden. Genau an diesem Punkt liegt jedoch der entscheidende Unterschied zu dem, was viele Unternehmen annehmen.

Maßgeblich sind nicht die eingeladenen oder angemeldeten Personen, sondern ausschließlich die Personen, die wirklich erschienen sind. Der Bundesfinanzhof hat 2021 ausdrücklich entschieden, dass die Gesamtkosten auf die tatsächlich anwesenden Teilnehmenden zu verteilen sind.

Diese Rechtsprechung hat die frühere Praxis gekippt, nach der auch die angemeldeten Personen berücksichtigt werden durften. Für Arbeitgeber ist das eine Verschärfung, weil das Risiko aus Absagen nun vollständig bei dir liegt. In die Zählung gehen alle anwesenden Personen ein, also deine Mitarbeitenden, deren Begleitpersonen und auch externe Gäste. Erst im zweiten Schritt erfolgt die Zurechnung der einzelnen Kostenanteile auf die jeweiligen Arbeitnehmer.

Warum kurzfristige Absagen teuer werden können

Dieser Punkt wird in der Planung regelmäßig unterschätzt. Sagen Mitarbeitende kurzfristig ab und lassen sich die gebuchten Kosten nicht mehr reduzieren, steigt der Kostenanteil für alle anwesenden Personen.

Ein Beispiel verdeutlicht den Effekt. Du planst eine Feier für 60 Mitarbeitende mit Gesamtkosten von 6.000 Euro. Bei voller Teilnahme ergeben sich 100 Euro pro Kopf und die Feier bleibt steuerfrei. Sagen zehn Personen kurzfristig ab, bleiben die Kosten aber unverändert, dann sind es plötzlich 6.000 Euro geteilt durch 50 Personen und damit 120 Euro je Teilnehmer. Nach Abzug des Freibetrags werden 10 Euro pro Arbeitnehmer steuerpflichtig.

Besonders bitter wird es, wenn die Feier ohne Absagen knapp unter der Grenze geplant war. Dann kippt nicht nur die Lohnsteuer, sondern auch der komplette Vorsteuerabzug, weil die umsatzsteuerliche Freigrenze überschritten ist. Aus zehn Euro steuerpflichtigem Arbeitslohn pro Person wird so schnell ein vierstelliger Schaden.

Für deine Praxis bedeutet das, dass du bei Pauschalangeboten, fest gebuchten Locations und verbindlich bestellten Eventleistungen eine No Show Quote einkalkulieren solltest. Ein Puffer von zehn bis fünfzehn Prozent bei der Budgetplanung verhindert, dass du durch Absagen ungewollt über die Grenze rutschst. Verträge mit kurzfristiger Anpassungsmöglichkeit bei der Personenzahl sind hier bares Geld wert.

Fahrtkosten und Anreise richtig einordnen

Ob Fahrtkosten in die 110 Euro einfließen, hängt davon ab, wie du die Anreise organisierst. Eine pauschale Aussage dazu gibt es nicht und genau hier liegt ein unterschätzter Gestaltungsspielraum. Organisierst du einen gemeinsamen Bustransfer vom Unternehmen zur Location, gehören die Kosten dafür zu den Zuwendungen der Betriebsveranstaltung und fließen vollständig in die Pro-Kopf-Berechnung ein. Das gilt auch für Sammeltaxis oder gecharterte Shuttles, die du als Arbeitgeber bestellst und bezahlst.

Reisen deine Mitarbeitenden dagegen individuell an und findet die Veranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte statt, können diese Aufwendungen unter den entsprechenden Voraussetzungen als Reisekosten behandelt und steuerfrei erstattet werden. Sie belasten den 110 Euro Freibetrag dann nicht. Das BMF stellt genau diesen Unterschied in seinen amtlichen Beispielen heraus.

Wer seinen Freibetrag eng kalkuliert hat, kann durch die Organisationsform der Anreise also Spielraum gewinnen. Wichtig ist dabei, dass die Erstattung als Reisekostenerstattung sauber abgerechnet und dokumentiert wird und nicht als pauschaler Zuschuss ausgezahlt wird. Gleiches gilt für Übernachtungskosten, die bei einer auswärtigen Feier anfallen.

Was passiert wenn die 110 Euro überschritten werden?

Wird der Freibetrag überschritten, wird lohnsteuerlich, wie bereits oben erläutert, nur der übersteigende Betrag als geldwerter Vorteil erfasst. Dieser Betrag fließt in die Lohnabrechnung ein und erhöht den steuerpflichtigen Arbeitslohn deiner Mitarbeitenden.

Dir stehen dabei zwei Wege offen. Entweder versteuerst du den Betrag individuell über die Lohnabrechnung des jeweiligen Arbeitnehmers, oder du übernimmst die Steuer selbst über eine Pauschalversteuerung. In der Praxis ist die zweite Variante fast immer die bessere Wahl, weil deine Mitarbeitenden dann nicht belastet werden.

Die individuelle Versteuerung hat gleich zwei Nachteile. Sie schmälert das Nettogehalt deiner Mitarbeitenden ausgerechnet im Dezember und sie löst zusätzlich Sozialversicherungsbeiträge aus, und zwar sowohl beim Arbeitnehmer als auch beim Arbeitgeber. Die vermeintliche Ersparnis gegenüber der Pauschalsteuer kehrt sich dadurch meist ins Gegenteil um.

Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent nach Paragraf 40 EStG

Nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG kannst du den steuerpflichtigen Teil der Zuwendungen pauschal mit 25 Prozent versteuern. Die Steuer trägt dann dein Unternehmen, für deine Mitarbeitenden bleibt der Vorteil netto erhalten.

Der entscheidende Vorteil liegt in der Sozialversicherung. Wird die Pauschalversteuerung korrekt und zeitnah durchgeführt, bleibt der übersteigende Betrag auch beitragsfrei. Das macht die Pauschalierung für Arbeitgeber deutlich attraktiver als die individuelle Versteuerung.

Zur Pauschalsteuer von 25 Prozent kommen noch Solidaritätszuschlag und pauschale Kirchensteuer hinzu, sodass die effektive Belastung bei rund 30 Prozent des übersteigenden Betrags liegt. Gemessen an einer individuellen Versteuerung samt Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung ist das trotzdem der günstigere Weg.

Wichtig ist die zeitliche Komponente. Die Pauschalsteuer muss in die reguläre Lohnsteueranmeldung aufgenommen werden und zwar zeitnah zur Veranstaltung. Eine Korrektur Monate später reicht nicht aus. Ein gut aufgestelltes digitales Lohnbüro stellt sicher, dass solche Vorgänge direkt nach der Feier sauber erfasst werden.

Neue Pflichtvoraussetzung ab 2026 bei der Pauschalbesteuerung

Hier hat sich die Rechtslage grundlegend geändert. Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 wurde § 40 Abs. 2 EStG angepasst, die Neuregelung gilt seit dem 1. Januar 2026. Die Pauschalversteuerung mit 25 Prozent setzt seitdem ausdrücklich voraus, dass die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Diese Bedingung steht nun unmittelbar im Gesetzestext.

Hintergrund war eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs, nach der die Pauschalbesteuerung zeitweise auch bei Veranstaltungen für einen eingeschränkten Teilnehmerkreis möglich war. Der Gesetzgeber hat diese Rechtsprechung für die Zukunft korrigiert und damit eine Gestaltungsmöglichkeit geschlossen, die viele Unternehmen genutzt hatten.

Konkret heißt das für dich, dass eine selektive Feier nur für bestimmte Führungskräfte ab 2026 nicht mehr auf die 25 prozentige Pauschalsteuer für Betriebsveranstaltungen zurückgreifen kann. Der gesamte geldwerte Vorteil müsste dann individuell versteuert werden, mit allen sozialversicherungsrechtlichen Folgen.

Wer bisher mit exklusiven Veranstaltungen gearbeitet hat, sollte seine Planung für kommende Jahre überdenken. In vielen Fällen ist es günstiger, die Feier formal für alle zu öffnen, als den steuerlichen Status zu verlieren. Für ein Führungskräftetreffen mit fachlichem Schwerpunkt bleibt alternativ die Einordnung als betrieblich veranlasste Veranstaltung mit eigener Bewirtungssystematik.

Auswirkungen auf die Sozialversicherung

Solange eine Betriebsveranstaltung lohnsteuerfrei bleibt, entstehen auf diesen Vorteil auch keine Sozialversicherungsbeiträge. Das ist der Normalfall bei Kosten unterhalb der 110 Euro.

Auch ein Betrag oberhalb des Freibetrags kann beitragsfrei bleiben, wenn die Pauschalbesteuerung tatsächlich durchgeführt wurde. Die Deutsche Rentenversicherung weist allerdings ausdrücklich darauf hin, dass die Pauschalierung tatsächlich und rechtzeitig erfolgen muss. Eine erst deutlich später vorgenommene steuerliche Korrektur reicht sozialversicherungsrechtlich nicht zwangsläufig aus.

Als zeitliche Orientierung gilt die Frist für die Entgeltabrechnung des jeweiligen Zeitraums. Wer die Pauschalierung erst im Rahmen einer späteren Lohnsteueraußenprüfung nachholt, riskiert, dass die Beitragsfreiheit rückwirkend versagt wird. Die Beiträge werden dann samt Arbeitgeberanteil nachgefordert und das kann bei größeren Belegschaften erheblich ins Gewicht fallen.

Die DRV empfiehlt deshalb eine klare Dokumentation je Mitarbeitendem und je Betriebsveranstaltung. Gerade bei größeren oder kostspieligeren Feiern solltest du deine Lohnbuchhaltung oder deine Steuerberatung frühzeitig einbinden und nicht erst Monate nach der Veranstaltung.

Geschenke auf der Betriebsfeier richtig einordnen

Geschenke, die du anlässlich der Weihnachtsfeier überreichst, zählen zu den Zuwendungen der Betriebsveranstaltung und verbrauchen damit einen Teil des 110 Euro Freibetrags.

Bei Geschenken bis zu einem Wert von 60 Euro je Arbeitnehmer wird es grundsätzlich akzeptiert, sie als Zuwendung anlässlich der Betriebsveranstaltung in die Berechnung einzubeziehen. Bei höherwertigen Geschenken ist dagegen im Einzelfall zu prüfen, ob das Geschenk tatsächlich aus Anlass der Feier übergeben wird oder nur zufällig bei dieser Gelegenheit.

Diese Unterscheidung hat Folgen. Ein Geschenk aus Anlass der Feier fällt unter den 110 Euro Freibetrag. Ein Geschenk, das lediglich bei Gelegenheit übergeben wird, ist davon unabhängig zu beurteilen und kann eigenständig steuerpflichtig sein.

Ein häufiger Fehler besteht darin, die monatliche Sachbezugsfreigrenze mit dem Freibetrag der Betriebsveranstaltung zu vermischen. Beide Regelungen stehen eigenständig nebeneinander und dürfen nicht miteinander verrechnet werden. Wie du Zuwendungen außerhalb der Feier sauber gestaltest, erklären wir dir im Beitrag zum Thema Arbeitgeber Gutschein steuerfrei.

Weihnachtsfeier verbuchen und Belege korrekt aufbewahren

Die Aufwendungen für die Feier erfasst du als Betriebsausgaben. In der Praxis wird dafür das Konto für Betriebsveranstaltungen genutzt, im SKR03 ist das 4945 und im SKR04 entsprechend 6945. Eine saubere Trennung von allgemeinen Bewirtungskosten erleichtert später jede Prüfung.

Wer die Weihnachtsfeier verbuchen muss, sollte dabei nicht nur an die Finanzbuchhaltung denken. Wird der Freibetrag überschritten, muss parallel die Lohnbuchhaltung informiert werden. Dort wird der geldwerte Vorteil je Mitarbeitendem ermittelt, in der Lohnabrechnung erfasst und bei Pauschalierung in die Lohnsteueranmeldung aufgenommen.

Beim Vorsteuerabzug ist zusätzlich Vorsicht geboten. Liegt der Pro-Kopf-Wert über 110 Euro, darfst du die Vorsteuer aus den Eingangsrechnungen gar nicht erst ziehen. Wird sie trotzdem gebucht und fällt das später auf, drohen Nachzahlung und Zinsen. Die Entscheidung über den Vorsteuerabzug muss deshalb vor der Buchung stehen und nicht danach.

Gerade bei dieser Schnittstelle zwischen Fibu und Lohn entstehen die meisten Fehler. Die Rechnung landet in der Buchhaltung, die lohnsteuerliche Konsequenz wird aber nie weitergegeben. Spätestens bei der Lohnsteueraußenprüfung fällt das auf. Ein kurzer Abstimmungstermin direkt nach der Feier verhindert dieses Problem zuverlässig.

Pflichtangaben für eine revisionssichere Dokumentation

Es reicht nicht, am Jahresende die Restaurantrechnung abzulegen. Weil der BFH auf die tatsächlich anwesenden Personen abstellt und Begleitpersonen einzelnen Mitarbeitenden zugerechnet werden müssen, braucht es eine vollständige Unterlage je Veranstaltung. Dokumentiere mindestens das Datum und den Anlass der Veranstaltung, alle Rechnungen und Belege, die Gesamtkosten inklusive Umsatzsteuer, eine Liste der tatsächlich anwesenden Mitarbeitenden, die Kennzeichnung von Begleitpersonen mit Zuordnung zum jeweiligen Arbeitnehmer sowie die gesonderte Erfassung externer Gäste mit Namen und Funktion.

Hinzu kommt die Angabe, ob für den jeweiligen Mitarbeitenden im selben Kalenderjahr bereits andere Betriebsveranstaltungen begünstigt wurden. Diese Information entscheidet darüber, ob der Freibetrag überhaupt noch zur Verfügung steht. Abschließend gehört die Berechnung des geldwerten Vorteils pro Arbeitnehmer in die Akte und, sofern durchgeführt, der Nachweis der zeitnahen Pauschalversteuerung.

Die Teilnehmerliste sollte am Veranstaltungstag selbst geführt und nicht nachträglich rekonstruiert werden. Eine Anwesenheitsliste zum Abhaken am Eingang oder die Auswertung der Logins bei virtuellen Formaten genügt völlig. Entscheidend ist, dass die Liste die tatsächliche Teilnahme belegt und nicht nur die Anmeldung.

Für die Aufbewahrung gelten die allgemeinen Fristen nach § 147 AO. Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, und zwar in der Form, in der sie eingegangen sind. Eine vollständige Dokumentation schützt dich zuverlässig vor Nachforderungen und gibt dir bei einer Prüfung die Argumentationsgrundlage, die du brauchst.

Ausblick auf 2027

Beim 110 Euro Freibetrag selbst ist für 2027 keine Änderung in Sicht. Nachdem die im Wachstumschancengesetz geplante Anhebung auf 150 Euro nicht umgesetzt wurde, bleibt es bei dem Betrag, der im Kern seit 1993 unverändert ist.

Sehr wohl ändert sich dagegen, wie du deine Dokumentation gegenüber dem Finanzamt bereitstellen musst. Mit der Siebten Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen wurde § 4 Abs. 2a LStDV neu gefasst. Ab dem 1. Januar 2027 wird die digitale Lohnschnittstelle um Daten aus Vor- und Nebensystemen erweitert. Betroffen sind unter anderem elektronische Zeiterfassungssysteme, Reisekostenabrechnungssysteme und elektronische Fahrtenbücher. Künftig musst du nicht mehr nur die klassischen Lohnkontodaten liefern, sondern auch die Werte, die in diesen Vorsystemen ermittelt wurden. Die Lohnsteueraußenprüfung kann damit systemübergreifend nachvollziehen, wie einzelne Lohnbestandteile entstanden sind.

Für deine Weihnachtsfeier ist das relevanter, als es auf den ersten Blick wirkt. Erstattest du Anreisekosten als steuerfreie Reisekosten, liegen diese Daten in einem Vorsystem. Gleiches gilt für Zeiterfassungsdaten, wenn die Feier teilweise in die Arbeitszeit fällt. Beides muss ab 2027 strukturiert übermittelbar sein.

Konkret heißt das für dich, dass Excel Listen und manuelle Korrekturbuchungen zum Problem werden. Wer seine Reisekostenerstattung oder die Teilnehmererfassung bisher händisch pflegt, sollte die verbleibende Zeit nutzen und auf ein System umstellen, das die Daten sauber übergeben kann. Die technische Umsetzung liegt zwar bei den Softwareherstellern, verantwortlich gegenüber dem Finanzamt bleibst aber du als Arbeitgeber.