Elektronische Rechnungsstellung Pflicht für Unternehmer im B2B richtig umsetzen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für alle inländischen B2B-Umsätze eine gesetzliche Verpflichtung. Wer Waren oder Leistungen an andere inländische Unternehmen verkauft und dafür Rechnungen stellt, muss das im richtigen Format tun. Was das konkret bedeutet, wen die Pflicht betrifft, welche Fristen gelten und wie du die Umstellung erfolgreich umsetzt, erfährst du in diesem Beitrag.

Was genau ist eine elektronische Rechnung?

Viele Unternehmer stellen sich zunächst die Frage, was eine elektronische Rechnung ist und worin sie sich von einer einfachen PDF-Datei unterscheidet. Die Antwort ist eindeutig: Eine E-Rechnung ist kein digitales Abbild einer Papierrechnung, sondern ein strukturierter Datensatz in einem maschinenlesbaren Format, der für vollautomatische Verarbeitung ausgelegt ist.

Die gesetzliche Grundlage findest du in § 14 Abs. 1 UStG in der seit dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz. Danach ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine vollautomatische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Was das für deinen Unternehmensalltag bedeutet: Deine Buchhaltungssoftware kann eine E-Rechnung direkt einlesen, prüfen und verbuchen, ohne dass jemand manuell Daten überträgt. Das reduziert Fehler, spart Zeit und macht deine Prozesse skalierfähig, egal ob du zehn oder tausend Rechnungen im Monat schreibst.

Warum eine PDF keine E-Rechnung ist

Ein PDF ist im Kern ein Bildformat. Es stellt Rechnungsdaten so dar, wie ein Mensch sie lesen kann. Eine Maschine kann die enthaltenen Informationen nicht strukturiert auslesen und nicht automatisiert weiterverarbeiten. Genau das ist der entscheidende Unterschied zur E-Rechnung.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine PDF-Rechnung per E-Mail im inländischen B2B-Verkehr rechtlich als sonstige Rechnung und nicht mehr als elektronische Rechnung im gesetzlichen Sinne. Der Versand einer PDF ohne die ausdrückliche Einwilligung des Empfängers ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zulässig. Während der Übergangsfristen bis Ende 2026 ist er mit Einwilligung noch möglich, danach ist die Ära der PDF als Rechnungsformat im inländischen B2B endgültig vorbei.

Die wichtigsten Formate für die digitale Rechnung

Für die digitale Rechnung stehen in Deutschland aktuell zwei dominierende Formate zur Verfügung, die beide der EN 16931 entsprechen. Welches davon du nutzt, hängt von deinen Anforderungen und denen deiner Geschäftspartner ab.

Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format. Sie enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten ohne menschenlesbares Dokument. Das macht sie ideal für vollautomatische Verarbeitung und sie ist der verpflichtende Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Dokument aus einer PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Du siehst eine optisch gewohnte Rechnung als PDF, im Hintergrund steckt aber ein strukturierter Datensatz, den Buchhaltungssysteme direkt einlesen können. Für viele Unternehmen ist ZUGFeRD der praktischere Einstieg. Daneben ist Factur-X als normkonformes Format aus Frankreich ebenfalls zugelassen. Entscheidend ist in jedem Fall die Konformität mit der CEN-Norm EN 16931.

B2B-Unternehmen im Inland

Die Abgrenzung, wer unter die Pflicht fällt, ist vor allem bei internationalen Geschäftsbeziehungen ein relevanter Punkt. Deutsche Unternehmen, die Rechnungen ins Ausland stellen oder von ausländischen Unternehmen Eingangsrechnungen erhalten, müssen die deutschen E-Rechnungsvorschriften in diesen Fällen nicht anwenden.

Die Pflicht gilt ausschließlich für Umsätze, bei denen beide Seiten ihren Sitz im Inland haben. Maßgeblich sind der Leistungsort und die umsatzsteuerliche Ansässigkeit des Empfängers. Wenn ein in Deutschland ansässiger Lieferant an einen ebenfalls inländischen Unternehmer leistet, ist die Pflicht eindeutig gegeben und greift ohne weitere Voraussetzungen.

Was Kleinunternehmer jetzt wissen müssen

Die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer ist differenzierter als oft angenommen. Wer nach § 19 UStG als Kleinunternehmer gilt, stellt keine Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis aus. Das wirkt sich direkt auf die Pflicht aus.

Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht befreit, weil ihre Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und damit formal nicht unter die Pflicht zur elektronischen Rechnung als Umsatzsteuerdokument fallen. Aber Vorsicht: Die Empfangspflicht gilt trotzdem ohne Ausnahme. Wer Lieferanten hat, die B2B-Rechnungen stellen, muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das erfordert in der Praxis eine geeignete Software, auch wenn du selbst keine E-Rechnungen ausstellst.

Ob die Kleinunternehmerregelung für dein Unternehmen langfristig die richtige Wahl ist und was ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung steuerlich bedeutet, erfährst du in unserem Beitrag dazu.

Die Übergangsfristen bis 2028 im Überblick

Der Gesetzgeber hat erkannt, dass die Umstellung auf die digitale Rechnungspflicht für viele Unternehmen erheblichen Aufwand bedeutet. Deshalb wurden Übergangsregelungen eingeräumt, die sich ausschließlich auf die Ausstellungspflicht beziehen. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne jede Übergangsfrist und muss von allen Unternehmen bereits heute vollständig erfüllt sein.

Was 2025 und 2026 noch erlaubt ist

Im Jahr 2025 dürfen für inländische B2B-Umsätze noch Papierrechnungen und nicht-konforme elektronische Formate wie PDFs verschickt werden. Voraussetzung ist die ausdrückliche Einwilligung des Rechnungsempfängers. Ohne diese Einwilligung ist der Versand einer PDF auch im Jahr 2025 nicht mehr zulässig.

Im Jahr 2026 gilt dieselbe Grundregel, allerdings mit einer zusätzlichen Einschränkung. Die Übergangsfrist steht nur noch Unternehmen offen, deren Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro liegt. Wer diese Grenze überschreitet, musste bereits früher auf das neue Format umstellen.

Im Jahr 2027 sind nur noch elektronische Formate zulässig, auch wenn sie nicht dem neuen Standard entsprechen müssen. EDI-Verfahren sind weiterhin erlaubt, ebenfalls mit Zustimmung des Empfängers. Auch hier gilt die Umsatzgrenze von 800.000 Euro aus dem Vorjahr als Voraussetzung für die Nutzung der Übergangsregel.

Ab 2028 gelten keine Ausnahmen mehr

Ab dem 1. Januar 2028 endet jede Übergangsregelung vollständig. Alle inländischen B2B-Rechnungen müssen dann zwingend im strukturierten E-Rechnungsformat nach EN 16931 ausgestellt werden. Papierrechnungen, PDFs und nicht-konforme elektronische Formate sind dann in keinem Fall mehr zulässig.

Für dich als Unternehmer bedeutet das: Wer bis dahin nicht umgestellt hat, riskiert nicht nur formale Beanstandungen, sondern gefährdet den Vorsteuerabzug für alle betroffenen Rechnungen. Das kann in einer Betriebsprüfung sehr teuer werden. Starte die Umstellung jetzt und nicht erst kurz vor dem Ablauf der letzten Frist.

E-Rechnung richtig ausstellen

Jetzt wird es praktisch. Wer E-Rechnungen ausstellen will, braucht die richtige Software und ein klares Verständnis dafür, was eine E-Rechnung technisch und inhaltlich erfüllen muss. Technisch valide zu sein und inhaltlich korrekt zu sein sind dabei zwei verschiedene Anforderungen, die gleichzeitig erfüllt sein müssen.

Für die Softwareauswahl gilt: Das Programm muss EN 16931-konform sein und E-Rechnungen in einem der zugelassenen Formate erstellen können. Gängige Tools wie DATEV, lexoffice oder ähnliche Buchhaltungslösungen haben die notwendigen Funktionen bereits implementiert. Empfehlenswert ist außerdem ein Validierungscheck vor dem Versand, zum Beispiel über den frei zugänglichen KoSIT-Validator.

Ein praktisches Beispiel aus dem Unternehmensalltag

Ein konkretes E-Rechnungs-Beispiel zeigt, wie sich der Unternehmensalltag durch die neue Pflicht verändert hat. Stell dir vor, du betreibst einen Online-Shop und lieferst regelmäßig an gewerbliche Kunden. Bisher hast du deine Rechnung als PDF erstellt und per E-Mail verschickt. Das war einfach, ist aber ohne Einwilligung des Empfängers seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr zulässig.

Der neue Ablauf sieht so aus: Du öffnest deine Rechnungssoftware, erfasst Leistung, Menge und Preis und erzeugst damit direkt eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-Dokument. Das Dokument wird per E-Mail oder über ein Portal an den Kunden übertragen. Dein Geschäftskunde importiert die Datei in sein Buchhaltungssystem, prüft automatisiert alle Pflichtangaben und bucht die Rechnung, ohne eine Zahl manuell einzutippen. Was früher mehrere manuelle Schritte erforderte, läuft jetzt vollständig automatisiert ab.

Über welche Wege du E-Rechnungen übermitteln kannst

Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Es geht ausschließlich darum, dass das Format korrekt ist. Das gibt dir und deinen Geschäftspartnern Flexibilität, wie die Rechnung den Weg zum Empfänger findet.

Der einfachste Weg ist die E-Mail mit der XML-Datei oder dem ZUGFeRD-PDF als Anhang, ohne zusätzliche Infrastruktur. Wer größere Rechnungsvolumina hat oder regelmäßig mit internationalen Partnern arbeitet, sollte sich das PEPPOL-Netzwerk ansehen. PEPPOL ist ein europaweites standardisiertes Netzwerk für den sicheren Rechnungsaustausch und gewinnt bei grenzüberschreitenden Transaktionen zunehmend an Bedeutung. Für Unternehmen mit sehr hohem Rechnungsvolumen ist EDI (Electronic Data Interchange) eine bewährte Option. Daneben können auch eigene Kundenportale oder API-Schnittstellen eingesetzt werden. Stimm dich mit deinen Geschäftspartnern ab, welcher Weg für beide Seiten am besten passt.

E-Rechnungen revisionssicher aufbewahren

Mit der Umstellung auf die elektronische Abrechnung ändert sich auch, wie Rechnungen aufbewahrt werden müssen. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt unverändert, aber das Wie hat sich grundlegend verändert.

E-Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden. Das bedeutet konkret: Eine XRechnung darf nicht als Ausdruck in einem Ordner abgelegt werden und von einem ZUGFeRD-Dokument darf nicht nur die PDF-Ansicht gespeichert werden. Die ursprüngliche XML-Struktur muss erhalten bleiben, weil sie den rechtlich relevanten Teil des Dokuments darstellt.

GoBD-konforme Archivierung bedeutet: Dokumente müssen unveränderbar gespeichert sein, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar bleiben sowie revisionssicher nachvollziehbar sein. Cloud-Archivierungslösungen oder die Archivierungsfunktion etablierter Buchhaltungssoftware wie DATEV erfüllen diese Anforderungen in der Regel.

Und noch ein wichtiger Punkt: Die Archivierungspflicht gilt sowohl für ausgestellte als auch für empfangene E-Rechnungen.

E-Invoicing in Deutschland und Europa

Das E-Invoicing in Deutschland ist kein nationaler Sonderweg, sondern Teil einer europaweiten Bewegung zur Digitalisierung der Rechnungsstellung. Deutschland setzt mit der Pflicht eine Weiche, die auf EU-Ebene seit Jahren vorbereitet wurde und in den kommenden Jahren noch deutlich an Bedeutung gewinnen wird.

Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für inländische B2B-Umsätze, also für Transaktionen, bei denen sowohl Rechnungssteller als auch Empfänger im Inland ansässig sind. Rechnungen an EU-Unternehmen in anderen Mitgliedsstaaten fallen nicht unter diese Regelung.

Das bedeutet aber nicht, dass du im grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr keine Anforderungen beachten musst. Andere EU-Länder haben eigene E-Rechnungsvorschriften eingeführt. Italien ist seit 2019 Vorreiter mit einer vollständigen Pflicht für alle B2B-Umsätze, Frankreich und Spanien folgen schrittweise. Wer regelmäßig Rechnungen ins EU-Ausland stellt, sollte die Anforderungen der jeweiligen Zielmärkte kennen. Das PEPPOL-Netzwerk bietet hier eine bewährte technische Basis für den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch.

Was die EU-Initiative ViDA für dein Unternehmen bedeutet

Hinter der deutschen E-Rechnungspflicht steckt eine größere europäische Initiative. ViDA steht für „VAT in the Digital Age“ und beschreibt ein umfassendes Programm der EU-Kommission zur Digitalisierung der Umsatzsteuer. Kernziel ist ein einheitliches digitales Meldesystem für alle innergemeinschaftlichen B2B-Transaktionen in der EU.

Nach aktuellem Zeitplan soll dieses System ab dem 1. Juli 2030 in Kraft treten. Für dich als Unternehmer bedeutet das: In Zukunft werden nicht nur Rechnungsformate vereinheitlicht, sondern Umsätze auch direkt digital in Echtzeit gemeldet. Deutschland wird sein nationales System entsprechend anpassen müssen. Wer heute auf E-Rechnung umgestellt hat, ist für ViDA bereits klar besser aufgestellt als wer wartet.

Schritt für Schritt zur E-Rechnungspflicht

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme. Wer stellt in deinem Unternehmen Rechnungen aus und wer empfängt sie? Welche Systeme sind im Einsatz und können diese bereits E-Rechnungen erzeugen und verarbeiten?

Im zweiten Schritt prüfst du deine Software. Nicht jedes Tool, das du aktuell für die Rechnungsstellung nutzt, ist EN 16931-konform. Manche Anbieter haben Updates bereits eingespielt, bei anderen musst du nachhaken oder auf ein geeignetes System wechseln.

Der dritte Schritt ist die Anpassung deiner Prozesse. Rechnungsfreigabe, Archivierung und die Integration in dein Buchhaltungssystem müssen auf das neue Format ausgerichtet werden. Das ist gleichzeitig eine gute Gelegenheit, ineffiziente manuelle Schritte dauerhaft zu eliminieren.

Im vierten Schritt informierst du deine Lieferanten und Kunden über die neuen Formate und Übermittlungswege und stimmt euch ab, wie Rechnungen künftig ausgetauscht werden.

Und als fünften Schritt empfehlen wir: Lass dich von einem Steuerberater begleiten, der E-Commerce und digitale Geschäftsmodelle wirklich versteht. Die DHW ist genau auf diese Zielgruppe spezialisiert. Wir begleiten Onlinehändler, SaaS-Unternehmen und GmbH-Inhaber bei der Umstellung auf die E-Rechnungspflicht und sorgen dafür, dass deine Prozesse rechtssicher und effizient aufgestellt sind. Die Details entscheiden, und wir kennen sie.

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Mein Name ist Christian Deák, Steuerberater und
Geschäftsführer der DHW Steuerberatung. Gemeinsam mit meinem Team
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