Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung: So klappt die Anmeldung zum OSS-Besteuerungsverfahren

Bereits im Dezember 2017 hat die EU mit dem Ziel, einen einheitlichen europäischen Binnenmarkt im E-Commerce zu schaffen, zahlreiche Maßnahmen zur Modernisierung und Vereinheitlichung der Mehrwertsteuer beim grenzüberschreitenden elektronischen Handel im Privatkundenbereich beschlossen. Die Vereinbarungen wurden inzwischen in nationales Recht umgewandelt und fanden Eingang im Jahressteuergesetz 2020 (JStG2020).

Für Onlinehändler ergeben sich dadurch ab diesem Jahr aus umsatzsteuerlicher Sicht zahlreiche Veränderungen, die von einer erheblichen Aufwertung des Bestimmungslandprinzips, dem Wegfall der bislang geltenden mitgliedslandspezifischen Lieferschwellen bis hin zur Schaffung einer zentralen Anlaufstelle für die Abgabe der Umsatzsteuermeldung, dem One-Stop-Shop-Verfahren (OSS-Verfahren), reichen.

Die Einführung des OSS-Besteuerungsverfahrens soll die Abgabe der Umsatzsteuermeldungen für Onlinehändler, die grenzüberschreitend tätig sind, erheblich erleichtern. Wie Unternehmen daran teilnehmen können und was bei der Registrierung zum OSS-Verfahren zu beachten ist, haben wir für Sie nachfolgend zusammengefasst.

Haben Onlinehändler Waren oder Dienstleistungen grenzüberschreitend innerhalb der EU verkauft, mussten sie bislang die darauf entfallende Umsatzsteuer immer im Land des Endkunden abführen. Zwar gab es Lieferschwellen, bis zu deren Erreichen die deutsche Umsatzsteuer im Inland abgeführt werden konnte. Diese waren aber zum einen schnell erreicht und wurden zum anderen zwischen den Mitgliedsländern nicht einheitlich geregelt.

Für den Onlinehändler bedeutete das, dass er bei Lieferung an Endkunden in anderen EU-Mitgliedsstaaten seine Ware in diesem Land separat mit der dort gültigen Umsatzsteuer versteuern, beim jeweiligen Finanzamt melden und eine Umsatzsteuererklärung abgeben musste. Um dabei Fehler zu vermeiden, musste deshalb häufig in jedem Lieferland ein lokaler Steuerberater hinzugezogen werden, was hohe Kosten verursacht hat, die sich vor allem kleinere Händler nicht leisten konnten und deshalb auf diese Geschäfte verzichteten.

Von den jetzt erfolgten Neuregelungen und der Einführung des OSS-Verfahrens erhofft sich der Gesetzgeber daher vor allem für kleinere Onlinehändler Erleichterungen in den Arbeitsabläufen und deutliche Kosteneinsparungen. Denn zukünftig wird es nur noch eine zentrale Anlaufstelle geben, bei der Unternehmen die fällige Umsatzsteuer für im Ausland abgesetzte Waren abführen können. 

Technisch und organisatorisch wurde dazu eine IT-Plattform als Schnittstelle zum Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eingerichtet: das BZStOnline-Portal (BOP). Dort deklarieren und begleichen Onlinehändler zukünftig ihre Umsatzsteuer aus grenzüberschreitenden Verkäufen an Endkunden, das BZSt als Clearing-Stelle verteilt dann die erhaltene Umsatzsteuer auf die einzelnen Bestimmungsländer.

• Welche Auswirkungen das Umsatzsteuer-Digitalpaket auf den Onlinehandel hat, können Sie in diesem Beitrag ausführlich nachlesen

Die Teilnahme am OSS-Besteuerungsverfahren ist seit dem 01.04.2021 mit Wirkung zum 01.07.2021 möglich. Die erstmalige Antragstellung muss dabei bis spätestens zum 10. des auf die Leistungserbringung folgenden Monats erfolgt sein.

Um am OSS-Verfahren teilnehmen zu können, müssen Onlinehändler mindestens die folgenden Pflichten erfüllen:

• Fristgerechte Abgabe der Steuererklärungen im Rahmen der Quartalsmeldung
• Fristgerechte Bezahlung der in der Steuererklärung deklarierten Steuerbeträge bei der zuständigen Bundeskasse
• Rechtzeitige Übermittlung bei Veränderungen der Registrierungsdaten
• Beachtung der Aufzeichnungspflichten und Bereitstellung der aufgezeichneten Unterlagen auf Nachfrage der Finanzbehörde

Die Anmeldung (Registrierungsanzeige) zur Teilnahme am OSS-Besteuerungsverfahren erfolgt nicht direkt beim Bundeszentralamt für Steuern, sondern über das BZStOnline-Portal (BOP)

Registrierung zum OSS-Verfahren über das Portal BOP des BZSt (Bildquelle: elstern.de/bportal)

Für das Login wird zur Authentifizierung die ELSTER-Zertifikatsdatei im Format .pfx benötigt, die Sie bereits verwenden, wenn Sie sich in das ELSTER-Portal einloggen, um papierlos Steuerdaten mit dem Finanzamt auszutauschen oder andere Steuererklärungen oder -voranmeldungen abzugeben.

Anmeldung zum OSS-Verfahren mit ELSTER-Zertifikatsdatei (Bildquelle: elstern.de/bportal)

Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie zur Startseite des Formulars: „Registrierungsanzeige zur Teilnahme an der OSS EU-Regelung (vormals Mini-One-Stop-Shop)“ und können mit der Datenerfassung beginnen. 

Datenerfassung für die Registrierungsanzeige zum OSS-Verfahren (Bildquelle: elstern.de/bportal)

Abgefragt werden auf den nächsten Seiten u.a.:

• Angaben zum Unternehmen
• Kommunikationsdaten und Bankverbindung
• Angaben zu Niederlassungen und andere Einrichtungen zur Lieferung von Waren
• Weitere USt.-ID-Nummern sowie frühere und aktuelle Registrierungen des Unternehmens
• Angaben zum Registrierungsbeginn

Im Rahmen der Datenerfassung haben Sie die Möglichkeit, die Daten direkt aus Ihrem bislang bereits bestehenden Profil zu übernehmen und dadurch die Bearbeitung zu beschleunigen. 

Beachten sollten Sie bei der Anmeldung, dass bei umsatzsteuerlichen Organkreisen die Teilnahme am OSS-Verfahren nur unter der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID) und der Steuernummer des Organträgers angezeigt werden kann.

Abgefragt wird im Registrierungsprozess auch, ob Ihr Unternehmen eine elektronische Schnittstelle zur Verfügung stellt, durch deren Nutzung die Lieferung von Gegenständen innerhalb eines Mitgliedstaats durch einen nicht in der Gemeinschaft ansässigen Steuerpflichtigen unterstützt wird. 

Sie müssen sich also die Frage stellen, ob Sie als Marktplatz eine elektronische Schnittstelle bereitstellen, die auch von anderen Händlern als Vertriebsplattform genutzt werden kann (z.B. Amazon Marketplace). In der Regel können Sie als Onlinehändler hier „Nein, es trifft nicht zu“ ankreuzen, da Sie in der Regel diese Marktplätze eher selbst nutzen.

Abfrage zur Bereitstellung einer elektronischen Schnittstelle (Bildquelle: elstern.de/bportal)

 In diesem Formular werden Adressdaten zum Unternehmen, Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail), Informationen zum Ansprechpartner und zur Bankverbindung Ihres Unternehmens abgefragt. In der Regel stimmen diese mit den bereits in Ihrem Profil hinterlegten Daten überein.

Nicht ganz so einfach ist die Beantwortung der Frage nach festen Niederlassungen des Unternehmens und anderer Einrichtungen zur Lieferung von Waren, zu denen in diesem Formular Angaben gemacht werden sollen. Vor allem dann nicht, wenn Sie einen Fulfillment-Anbieter wie Amazon für den Versand Ihrer Ware nutzen.

Hier hilft es, wenn man sich die hinter dem Fragezeichen hinterlegte Hilfefunktion aufruft und die Definitionen für „Feste Niederlassungen“ und „Andere Einrichtungen zur Lieferung von Waren“ genau durchliest.

Dabei werden Sie schnell feststellen, dass das Lager eines Fulfillment-Anbieters innerhalb der EU in der Regel keine feste Niederlassung nach Art. 11 Abs. 2 MWStVO ist.

Als Nächstes ist noch der Sachverhalt der „Anderen Einrichtungen“ hinsichtlich der Übereinstimmung mit dem Lager eines Fulfillment-Anbieters zu überprüfen. Im ELSTER-Formular ist dazu folgende Definition hinterlegt:

„Unter anderen Einrichtungen zur Lieferung von Waren sind dem Unternehmen zuzurechnende Einrichtungen in anderen EU-Mitgliedstaaten zu verstehen, die keine festen Niederlassungen sind und von denen aus im Rahmen innergemeinschaftlicher Fernverkäufe Waren befördert oder versendet werden, wie z.B. Warenlager.“

Hier müssen Sie also alle Einrichtungen erfassen, die Sie für Ihre innergemeinschaftlichen Fernverkäufe aus einem anderen EU-Mitgliedsstaat nutzen, also auch Amazon Fullfillment-Center (selbst wenn diese Ihnen nicht zuzurechnen sind)!

Angaben zu festen Niederlassungen und anderen Einrichtungen (Bildquelle: elstern.de/bportal)

Sollten Sie in einem einzelnen EU-Mitgliedsstaat mehrere Lager nutzen, können Sie nur eine Einrichtung erfassen. Wichtig ist aber, dass Sie die Lager für alle Länder, aus denen Sie Waren versenden, erfassen!

Die Lager müssen in OSS einzeln erfasst werden. Dazu sind folgende Angaben pro Einrichtung notwendig:

• Art der Einrichtung (hier müssen Sie angeben, ob Angaben zu einer festen Niederlassung oder zu einer anderen Einrichtung zur Lieferung von Waren gemacht werden)
• Staat der umsatzsteuerlichen Erfassung (also der Staat, indem sich die Einrichtung befindet)
• USt-Identifikationsnummer mit Länderkennung
• Steuernummer (sofern es keine USt.-ID gibt)
• Handelsname 
• Anschrift

Anschließend können Sie den Schritt abschließen, indem Sie die „Niederlassung/Einrichtung übernehmen“.

Jede für den Versand genutzte Einrichtung im EU-Ausland ist einzeln zu erfassen (Bildquelle: elstern.de/bportal)

Zum Schluss müssen Sie noch angeben, ob Sie bereits früher schon oder aktuell an der Sonderregelung One-Stop-Shop für im Drittland ansässige Unternehmen teilnehmen und danach Angaben zum Registrierungsbeginn machen. 

Sind alle Eingaben vollständig und die Prüfung der Daten war erfolgreich, können Sie die Registrierung abschließen und den Antrag elektronisch absenden.

Unter „Mein ELSTER“ können Sie im Formularbereich „Meine Formulare“ jederzeit auf das vollständig übermittelte Anmeldeformular zugreifen.

Der erfolgreiche Versand der Registrierungsanzeige zum OSS-Verfahren wird Ihnen durch eine automatisch generierte E-Mail bestätigt.

Ebenfalls per E-Mail werden Sie vom BZSt über die erfolgreiche Registrierung zum OSS-Besteuerungsverfahren informiert.

Das Mini-One-Stop-Shop-Verfahren (MOSS-Verfahren), mit dem Onlinehändler schon länger ausländische Umsatzsteuer auf digital für Endkunden erbrachte Dienstleistungen abführen und in einer Steuererklärung an das BZSt übermitteln konnten, wird ab dem 1. Juli 2021 in das OSS-Verfahren integriert. 

Unternehmen, die bereits das MOSS-Verfahren nutzen, nehmen automatisch am OSS-Verfahren teil und müssen sich daher nicht neu anmelden.

Der Steuerpflichtige hat die Möglichkeit, die Ausübung des Wahlrechts zur Teilnahme am Besteuerungsverfahren vor Beginn des jeweiligen Besteuerungszeitraums mit Wirkung zu diesem Zeitraum zu widerrufen.

Die Finanzbehörde kann Unternehmen vom OSS-Besteuerungsverfahren ausschließen, wenn über einen Zeitraum von mehr als zwei Jahren keine Umsätze erzielt werden.

Eine Abmeldung vom OSS-Verfahren muss u.a. bei Vorliegen einer der folgenden Gründe erfolgen:

• dem Wegfall der Teilnahmevoraussetzungen in allen EU-Mitgliedsstaaten
• der Einstellung der Leistungserbringung durch das Unternehmen
• der Registrierung in einem anderen EU-Mitgliedsstaat wegen Wegfalls der Teilnahmevoraussetzungen in Deutschland

Die Abmeldung erfolgt elektronisch über das BZStOnline-Portal (BOP) und muss spätestens am 10. Tag des auf den Eintritt der Änderung folgenden Monats erfolgen. 

Auch wenn die Anmeldung zum OSS-Verfahren mit ein wenig Aufwand verbunden ist: Mit der Teilnahme an diesem besonderen Besteuerungsverfahren können zukünftig auch viele kleine Onlinehändler, denen das bisherige Verfahren zu aufwendig und teuer war, ihre Waren und Dienstleistungen grenzüberschreitend an Endkunden in anderen EU-Mitgliedsstaaten liefern.

Trotz des grundsätzlich vereinfachten Verfahrens gibt es zahlreiche Ausnahmen und Sonderfälle zu beachten, beispielsweise wenn Sie bei der Abwicklung der Lieferung die Leistungen eines Fulfillment-Anbieters in Anspruch nehmen. Sind Ihnen Sachverhalte unklar, sollten Sie deshalb im Zweifel Ihren Steuerberater konsultieren, um von Anfang an teure Fehler zu vermeiden.

Im Interview zwischen Jens von AMZPro und Christian Deák erfähren Sie noch mehr über den One Stop Shop. Unter anderem werden die Fragen, welchen Einfluss die wegfallenden Lieferschwellen für Amazon FBA Händler haben, was sich an der Umsatzsteuer ändert, was nun aktiv getan werden muss und vieles mehr verständlich und simpel erklärt.

Schau dir dazu einfach dieses Video an!