Als Onlinehändler zahlst du im Ausland laufend Umsatzsteuer, ohne dort eigene Umsätze zu erzielen. Messestände, Lagerkosten, Logistikdienstleister und Softwareanbieter stellen dir Rechnungen mit fremder Mehrwertsteuer. Über das Vorsteuervergütungsverfahren holst du dieses Geld zurück. Dieser Ratgeber zeigt dir, wer antragsberechtigt ist, wie der Antrag abläuft und welche Fehler dich die Erstattung kosten.
Steuer-Update
Das Vorsteuervergütungsverfahren ermöglicht dir als Unternehmer, im Ausland bezahlte Mehrwertsteuer zurückzufordern, ohne dich dort umsatzsteuerlich registrieren zu müssen. Voraussetzung ist, dass du im jeweiligen Land keine steuerpflichtigen Ausgangsumsätze erzielt hast und dort nicht für Umsatzsteuer erfasst bist.
Antragsberechtigt sind alle vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmer, die im Erstattungsland keine steuerpflichtigen Umsätze erbracht haben.
Im EU-Verfahren läuft der Antrag digital über das BZSt Online-Portal bis zum 30. September des Folgejahres, der Mindestbetrag liegt bei 50 Euro im Jahresantrag und 400 Euro im Quartalsantrag.
Im Drittstaatenverfahren gilt Papierform beim BZSt, die Frist endet am 30. Juni des Folgejahres und der Mindestbetrag liegt bei 500 Euro.
Für Großbritannien gilt seit 2021 das Drittstaatenverfahren mit direkter Antragstellung beim HMRC.
Die häufigsten Ablehnungsgründe sind fehlende Rechnungsbelege, formale Rechnungsfehler und eine fehlende Unternehmerbescheinigung.
Vorsteuer und Umsatzsteuer im Zusammenspiel verstehen
Wer bei Vorsteuer und Umsatzsteuer den Überblick behält, erkennt schnell, wo im Auslandsgeschäft Geld liegen bleibt. Beide Begriffe beschreiben dieselbe Steuer aus zwei Blickwinkeln. Was für deinen Lieferanten Umsatzsteuer ist, ist für dich Vorsteuer.
Als Unternehmer bist du in diesem System nur der Durchlaufposten. Du ziehst die Steuer, die du an deine Lieferanten zahlst, von der Steuer ab, die du deinen Kunden in Rechnung stellst, und führst die Differenz an das Finanzamt ab. Wirtschaftlich belastet dich die Umsatzsteuer damit nicht, solange du sie korrekt geltend machst.
Genau an dieser Stelle wird es im Auslandsgeschäft anspruchsvoll. Im Inland funktioniert der Abzug automatisch über die Umsatzsteuervoranmeldung. Zahlst du dagegen italienische, französische oder polnische Mehrwertsteuer, kannst du diese nicht einfach in deine deutsche Voranmeldung schreiben. Für diesen Fall existiert ein eigenes Verfahren, das die Erstattung über Ländergrenzen hinweg regelt.
Vorsteuer ist die Steuer die du selbst bezahlst
Die Frage, was Vorsteuer ist, lässt sich an einem Beispiel schneller klären als an einer Definition. Vorsteuer ist immer die Umsatzsteuer, die dir ein anderer Unternehmer in Rechnung stellt, wenn du Waren oder Dienstleistungen für dein Unternehmen einkaufst.
Kaufst du für 10.000 Euro netto Verpackungsmaterial ein, stehen auf der Rechnung 1.900 Euro Umsatzsteuer. Diese 1.900 Euro sind deine Vorsteuer. Verkaufst du deine Produkte anschließend für 30.000 Euro netto, schuldest du dem Finanzamt 5.700 Euro Umsatzsteuer. Nach Abzug der gezahlten Vorsteuer bleiben 3.800 Euro, die du tatsächlich abführst.
Übersteigt die Vorsteuer in einem Voranmeldungszeitraum die vereinnahmte Umsatzsteuer, erstattet dir das Finanzamt den Überschuss. Für viele Onlinehändler ist das der Normalfall in Wachstumsphasen, in denen große Warenmengen eingekauft und neue Lager aufgebaut werden. Die Rechtsgrundlage für den Abzug findest du in § 15 UStG. Das Verfahren für Steuer, die du im Ausland gezahlt hast, regeln § 18 Abs. 9 UStG sowie die §§ 59 bis 62 UStDV. Der entscheidende Unterschied liegt nicht in der Steuer selbst, sondern im Weg, auf dem du sie zurückholst.
Vorsteuerabzugsberechtigt bedeutet mehr als nur Unternehmer sein
Was vorsteuerabzugsberechtigt bedeutet, hängt an zwei Bedingungen. Du musst Unternehmer im Sinne des § 2 UStG sein und du musst umsatzsteuerpflichtige Ausgangsumsätze erbringen.
Für die klassische E-Commerce-GmbH oder UG mit Verkäufen über Amazon, eBay, Kaufland oder den eigenen Shop sind beide Bedingungen erfüllt. Anders sieht es bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG aus. Wer keine Umsatzsteuer ausweist, darf auch keine Vorsteuer ziehen. Dasselbe gilt für Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen, etwa im medizinischen Bereich oder im Versicherungsvertrieb.
Im Vergütungsverfahren reicht die Berechtigung allein allerdings nicht. Du musst sie dem ausländischen Finanzamt auch nachweisen. Diesen Nachweis liefert die Unternehmerbescheinigung nach dem Vordruck USt 1 TN, die dein deutsches Finanzamt ausstellt. Ohne diese Bescheinigung wird dein Antrag abgelehnt, selbst wenn inhaltlich alles korrekt ist.
Beantrage die Bescheinigung deshalb früh im Jahr. Die Bearbeitung dauert je nach Finanzamt einige Wochen, und kurz vor Fristende willst du nicht auf ein Dokument warten, das über deine gesamte Erstattung entscheidet.
Steuer-Update
Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, kann im Vergütungsverfahren trotzdem leer ausgehen. Entscheidend ist nicht deine Unternehmensgröße, sondern deine umsatzsteuerliche Stellung im Erstattungsland. Das Verfahren richtet sich an Unternehmer, die in einem Land Kosten tragen, dort aber keine steuerpflichtigen Ausgangsumsätze erbringen.
Diese Konstellation ist im E-Commerce häufiger als viele denken. Du besuchst eine Fachmesse in Barcelona, buchst Hotel und Standfläche mit spanischer Mehrwertsteuer und verkaufst in Spanien keine Ware über ein dortiges Lager. Du nutzt einen niederländischen Fulfillment-Dienstleister, ohne in den Niederlanden registriert zu sein. Du kaufst Software oder Werbeleistungen bei einem ausländischen Anbieter ein, der dir lokale Steuer ausweist. Sobald du im betreffenden Land dagegen selbst steuerpflichtige Umsätze abwickelst, greift das Vergütungsverfahren nicht mehr. Dann bist du dort registrierungspflichtig und machst die Vorsteuer im regulären Voranmeldungsweg geltend. Diese Abgrenzung ist der häufigste Grund für abgelehnte Anträge.
Diese Voraussetzungen musst du für den Vorsteuerabzug erfüllen
Die wichtigste Voraussetzung für den Vorsteuerabzug im Vergütungsverfahren ist deine Unternehmereigenschaft nach § 2 UStG in Verbindung mit einer Ansässigkeit in Deutschland. Dazu kommen eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die bereits erwähnte Unternehmerbescheinigung deines Finanzamts.
Die eingekauften Leistungen müssen unternehmerischen Zwecken dienen. Ein privater Anteil ist nicht erstattungsfähig, und bei gemischter Nutzung musst du den unternehmerischen Anteil sauber abgrenzen. Bist du nur teilweise zum Abzug berechtigt, weil du auch steuerfreie Umsätze erbringst, gibst du im Antrag einen Pro-Rata-Satz an.
Regelmäßig unterschätzt werden die nationalen Vorsteuerausschlüsse. Jeder Mitgliedstaat entscheidet selbst, welche Aufwendungen erstattungsfähig sind. Bewirtungskosten, Hotelübernachtungen oder Kraftstoff für Pkw sind in einigen Ländern voll abzugsfähig, in anderen anteilig und in weiteren gar nicht. Es gilt immer das Recht des Erstattungslandes, nicht das deutsche. Auch die Rechnung selbst muss den formalen Anforderungen des Ausstellungslandes entsprechen. Eine Rechnung, die nach deutschem Recht vollständig wäre, kann in Italien oder Frankreich als unvollständig gelten und den gesamten Antrag kippen.
Welche Bedingungen im laufenden Geschäft gelten und wo Onlinehändler typischerweise Fehler machen, haben wir in einem eigenen Beitrag zu den Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug als E-Commerce Unternehmer ausführlich aufgeschlüsselt.
Onlinehändler im Auslandsgeschäft brauchen ein System für ihre Belege
Der größte Hebel liegt nicht im Antrag selbst, sondern in deiner Belegorganisation. Ausländische Vorsteuer taucht in der Buchhaltung oft nicht als Forderung auf, sondern verschwindet im Aufwand. Was nicht als erstattungsfähig gekennzeichnet ist, wird am Jahresende auch nicht beantragt.
Richte deshalb eigene Konten oder Kostenstellen für Rechnungen mit ausländischem Steuerausweis ein. Wer mit DATEV, Lexoffice oder einer angebundenen Schnittstelle arbeitet, kann diese Fälle über feste Buchungsschlüssel automatisch separieren und am Jahresende in einem Report auswerten.
Typische Kostenarten im E-Commerce sind Lagermieten und Handling-Gebühren ausländischer Fulfillment-Center, Transport- und Zollnebenkosten, Messeauftritte inklusive Standbau und Reisekosten, Agenturleistungen sowie Software und Tools von Anbietern ohne Reverse-Charge-Abwicklung.
Prüfe bei jeder Auslandsrechnung zuerst, ob überhaupt fremde Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Läuft die Leistung im Reverse-Charge-Verfahren, steht keine Steuer auf der Rechnung und es gibt nichts zurückzuholen. Nur Rechnungen mit tatsächlich ausgewiesener und von dir bezahlter ausländischer Steuer sind für das Verfahren relevant.
Vergütungsverfahren oder lokale Registrierung im Ausland
Die Entscheidung zwischen Vergütungsverfahren und lokaler Registrierung trifft nicht du, sondern der Sachverhalt. Erbringst du in einem Land steuerpflichtige Ausgangsumsätze, bist du dort registrierungspflichtig und der Weg über das Vergütungsverfahren ist versperrt.
Für Amazon FBA Händler ist das der Regelfall, sobald Ware in einem ausländischen Lager liegt und von dort an Endkunden versendet wird. In diesem Moment entstehen lokale Umsätze, die eine Registrierung nach sich ziehen. Die dort gezahlte Vorsteuer läuft dann über die laufende Voranmeldung im jeweiligen Land.
Es gibt eine wichtige Ausnahme. Umsätze, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht, schließen das Vergütungsverfahren nicht aus. Du kannst also Leistungen an ausländische Unternehmer im Reverse-Charge-Verfahren erbringen und trotzdem einen Vergütungsantrag stellen.
Hast du in mehreren Ländern Kosten, lohnt eine Gesamtbetrachtung. Bei hohen und regelmäßigen Beträgen kann eine lokale Registrierung mit laufendem Vorsteuerabzug wirtschaftlicher sein als ein Jahresantrag mit vier Monaten Bearbeitungszeit. Bei sporadischen Kosten ist das Vergütungsverfahren fast immer der schlankere Weg.
Wann die Steuerschuld übergeht und was das für deine Rechnungsstellung bedeutet, erklären wir im Beitrag dazu, wie das Reverse Charge Verfahren im E-Commerce funktioniert.
Steuer-Update
Die Vorsteuervergütung innerhalb der EU ist seit 2010 einheitlich geregelt und vollständig digitalisiert. Du hast dabei nur einen Ansprechpartner, nämlich das Bundeszentralamt für Steuern in Deutschland.
Das BZSt nimmt deinen Antrag entgegen, prüft ihn formal und leitet ihn elektronisch an den Erstattungsstaat weiter. Du musst also weder Italienisch sprechen noch Kontakt zu einem französischen Finanzamt aufnehmen. Die inhaltliche Entscheidung trifft am Ende trotzdem die ausländische Behörde nach ihrem nationalen Recht. Diese Zweiteilung ist wichtig für deine Erwartungshaltung.
Schritt für Schritt zum Antrag über das BZSt Online-Portal
In Deutschland läuft das Vorsteuervergütungsverfahren für EU-Staaten vollständig über das BZSt Online-Portal, kurz BOP. Der Ablauf bleibt immer derselbe, unabhängig davon, aus welchem Land du Steuer zurückholst.
- Registriere dich im BZSt Online-Portal mit deiner Steuernummer und schalte den Dienst für die Vorsteuervergütung frei
- Wähle den Erstattungsstaat und den Vergütungszeitraum aus, entweder ein Quartal oder das gesamte Kalenderjahr
- Erfasse jede Rechnung einzeln mit Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag, ausgewiesener Steuer und dem passenden Leistungskennzeichen
- Lade die Rechnungsscans hoch, ab einem Rechnungsbetrag von 1.000 Euro und bei Kraftstoff ab 250 Euro ist das verpflichtend
- Reiche den Antrag elektronisch ein und sichere die Übermittlungsbestätigung für deine Unterlagen
Besondere Aufmerksamkeit verdienen die Leistungskennzeichen. Jede Aufwandsart wird über einen Zahlencode klassifiziert, etwa für Kraftstoff, Vermietung von Beförderungsmitteln, Beherbergung oder Messeteilnahme. Ein falscher Code führt zu Rückfragen oder direkt zur Ablehnung, weil die Behörde die Erstattungsfähigkeit anhand dieses Codes prüft.
Nach der Weiterleitung hat der Erstattungsstaat vier Monate Zeit für seine Entscheidung. Stellt die Behörde Rückfragen oder fordert zusätzliche Unterlagen an, verlängert sich die Frist auf bis zu acht Monate. Die Auszahlung erfolgt anschließend direkt auf das im Antrag angegebene Konto.
Plane diese Bearbeitungszeit in deine Liquiditätsplanung ein. Zwischen Rechnungsdatum und Geldeingang können bei einem Jahresantrag leicht 18 Monate liegen.
Belege und Nachweise die dein Antrag zwingend braucht
Im EU-Verfahren reichst du keine Originalrechnungen per Post ein, sondern digitale Kopien. Verpflichtend ist der Upload ab einem Rechnungsbetrag von 1.000 Euro, bei Kraftstoffrechnungen bereits ab 250 Euro. Viele Erstattungsstaaten fordern in der Praxis auch darunter Belege nach.
Damit eine Rechnung anerkannt wird, muss sie die Pflichtangaben nach dem Recht des Ausstellungslandes enthalten. Dazu gehören die vollständigen Namen und Anschriften beider Parteien, die Steuernummer des Lieferanten, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, eine nachvollziehbare Leistungsbeschreibung sowie Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag getrennt ausgewiesen.
Eine Kassenquittung ohne Empfängerangabe ist keine Rechnung im Sinne des Verfahrens. Das betrifft in der Praxis besonders Tankbelege, Taxiquittungen und Bewirtungsbelege von Messebesuchen. Bitte den Lieferanten direkt vor Ort um eine vollständige Rechnung auf deinen Firmennamen.
Die Unternehmerbescheinigung USt 1 TN musst du nicht für jeden Antrag neu vorlegen. Sie gilt in der Regel ein Jahr ab Ausstellung und wird pro Erstattungsstaat hinterlegt. Prüfe vor der Antragstellung, ob deine Bescheinigung noch aktuell ist.
Fristen und Mindestbeträge die du kennen musst
Neben den persönlichen Bedingungen kennt das Vorsteuervergütungsverfahren Voraussetzungen, die rein formal sind und über die Zulässigkeit deines Antrags entscheiden. Dazu gehören die Antragsfrist, der Mindestvergütungsbetrag und die Länge des Vergütungszeitraums.
Die Antragsfrist im EU-Verfahren endet am 30. September des Jahres, das auf den Vergütungszeitraum folgt. Für Kosten aus 2025 läuft die Frist damit am 30. September 2026 ab. Diese Frist ist eine Ausschlussfrist und lässt sich nicht verlängern. Auch eine Dauerfristverlängerung, wie du sie aus der Umsatzsteuervoranmeldung kennst, greift hier nicht.
Beim Mindestbetrag unterscheidet das Verfahren nach Zeitraum. Stellst du einen Antrag für das gesamte Kalenderjahr, muss die beantragte Steuer mindestens 50 Euro betragen. Bei einem Antrag für ein Quartal oder einen anderen Zeitraum unter einem Jahr liegt die Grenze bei 400 Euro.
Der Vergütungszeitraum umfasst mindestens drei aufeinanderfolgende Kalendermonate und maximal ein Kalenderjahr. Ein kürzerer Zeitraum ist nur zulässig, wenn es sich um den Rest eines Kalenderjahres handelt, also etwa um November und Dezember.
Für Onlinehändler mit laufenden Auslandskosten lohnt der quartalsweise Antrag. Du erreichst die Grenze von 400 Euro in der Regel problemlos und holst dir die Liquidität deutlich früher zurück, statt bis zum Folgejahr zu warten.
Vorsteuererstattung in Drittstaaten außerhalb der EU
Außerhalb der EU folgt die Vorsteuerrückerstattung anderen Regeln. Es gibt kein einheitliches Verfahren, keine gemeinsame Plattform und keine harmonisierten Fristen. Jeder Staat entscheidet eigenständig, ob und unter welchen Bedingungen er ausländischen Unternehmern Steuer zurückzahlt. Die zentrale Hürde heißt Gegenseitigkeit. Deutschland erstattet Unternehmern aus einem Drittstaat nur dann Vorsteuer, wenn dieser Staat deutschen Unternehmern ebenfalls eine Erstattung gewährt. Umgekehrt gilt dasselbe. Fehlt diese Gegenseitigkeit, ist der Weg unabhängig von der Höhe deiner Kosten verschlossen.
Prüfe deshalb vor größeren Auslandsausgaben, ob eine Erstattung im Zielland überhaupt möglich ist. Das BZSt führt eine Liste der Staaten, mit denen Gegenseitigkeit besteht. Ein Blick in diese Liste vor der Buchung eines Messeauftritts erspart dir später viel Diskussion.
Steuer-Update
Das Umsatzsteuervergütungsverfahren für Drittstaaten ist in den §§ 59 bis 62 UStDV geregelt und unterscheidet sich in vier Punkten deutlich vom EU-Verfahren.
Erstens läuft der Antrag nicht digital, sondern in Papierform beim Bundeszentralamt für Steuern.
Zweitens endet die Frist bereits am 30. Juni des Folgejahres und damit drei Monate früher.
Drittens liegt der Mindestbetrag bei 500 Euro statt bei 50 Euro.
Viertens umfasst der Vergütungszeitraum immer das vollständige Kalenderjahr, eine quartalsweise Antragstellung ist nicht vorgesehen.
Hinzu kommt, dass in vielen Drittstaaten Originalrechnungen in Papierform eingereicht werden müssen. Du gibst also echte Belege aus der Hand und solltest vorher Kopien für deine Buchhaltung anfertigen.
Besonderheiten bei wichtigen internationalen Handelspartnern
In den USA gibt es keine Mehrwertsteuer im europäischen Sinne. Stattdessen erheben die Bundesstaaten eine Sales Tax, die auf der Endverbraucherstufe anfällt und für ausländische Unternehmer nicht erstattungsfähig ist. Ein Vergütungsantrag ist damit ausgeschlossen.
Mit China besteht keine Gegenseitigkeit. Chinesische Umsatzsteuer auf Warenlieferungen oder Dienstleistungen bekommst du als deutscher Händler nicht zurück. Rechne diese Steuer deshalb von Anfang an als festen Kostenbestandteil in deine Kalkulation ein.
Die Schweiz erstattet deutschen Unternehmern die Mehrwertsteuer. Der Antrag läuft über die Eidgenössische Steuerverwaltung, die Frist endet am 30. Juni des Folgejahres und der Mindestbetrag liegt bei 500 Schweizer Franken. In vielen Fällen ist die Bestellung eines Fiskalvertreters in der Schweiz erforderlich.
Norwegen gewährt als EWR-Staat ebenfalls eine Erstattung über ein eigenes nationales Verfahren. Japan und die meisten südostasiatischen Staaten erstatten dagegen nicht.
Verlasse dich bei keinem Drittstaat auf Erfahrungswerte aus dem Vorjahr. Gegenseitigkeitsvereinbarungen und nationale Verfahren ändern sich, und auch die Zuständigkeiten wechseln.
Vorsteuer mit Großbritannien nach dem Brexit zurückfordern
Seit dem 1. Januar 2021 ist Großbritannien umsatzsteuerlich ein Drittland. Das EU-Verfahren über das BZSt Online-Portal gilt für britische Rechnungen nicht mehr. Wer weiterhin über das Portal beantragt, erhält keine Erstattung.
Britische Vorsteuer beantragst du direkt bei HM Revenue and Customs. Die Antragstellung erfolgt über das HMRC Portal mit einem Government Gateway Zugang, ergänzt um eine Unternehmerbescheinigung deines deutschen Finanzamts. Das britische Erstattungsjahr läuft vom 1. Juli bis zum 30. Juni, die Antragsfrist endet am 31. Dezember des folgenden Kalenderjahres.
Der abweichende Erstattungszeitraum ist der Punkt, an dem die meisten Fehler passieren. Britische Fristen orientieren sich nicht am Kalenderjahr. Führe für UK-Rechnungen deshalb eine eigene Übersicht mit den britischen Zeiträumen.
Relevant ist das Thema für dich vor allem bei Amazon FBA UK mit Lagerkosten und Gebühren, bei Messebesuchen in London und bei britischen Agenturen oder Dienstleistern. Prüfe dabei immer, ob überhaupt britische VAT ausgewiesen ist, denn viele Leistungen laufen inzwischen ohne Steuerausweis über das Empfängerortprinzip.
Fehler die Onlinehändler beim Antrag vermeiden sollten
Das Vergütungsverfahren ist inhaltlich kein schwieriges Verfahren, aber ein extrem formales. Die Behörden prüfen strikt nach festen Kriterien, und ein Antrag wird vollständig abgelehnt, wenn eine Formalie fehlt. Eine teilweise Bewilligung ist möglich, aber nicht die Regel.
Die Fehler lassen sich in zwei Gruppen teilen. Auf der einen Seite steht der Antrag, der gar nicht gestellt wird, weil niemand im Unternehmen das Verfahren kennt. Auf der anderen Seite steht der Antrag, der gestellt wird und an einer Formalie scheitert.
Viele Unternehmer lassen bares Geld liegen
Der häufigste Grund für entgangene Erstattungen ist Unkenntnis. Viele E-Commerce-Unternehmer wissen nicht, dass ausländische Umsatzsteuer überhaupt erstattungsfähig ist, und behandeln sie selbstverständlich als Betriebsausgabe.
Der zweite Grund ist die fehlende Systematik. Auslandsrechnungen liegen verteilt über Marktplatz-Abrechnungen, Kreditkartenbelege, Zahlungsdienstleister und E-Mail-Postfächer. Ohne eine Kennzeichnung im Buchungsprozess taucht diese Steuer am Jahresende nirgends auf.
Der dritte Grund ist eine falsche Einschätzung der Beträge. Eine einzelne Rechnung mit 80 Euro Mehrwertsteuer wirkt unbedeutend. Bei einem Händler mit Messeauftritten, ausländischen Lagerkosten und Tooling summiert sich das über zwölf Monate schnell auf vier- bis fünfstellige Beträge.
Erstattete Vorsteuer ist reine Liquidität ohne Gegenleistung. Es ist Geld, das dir bereits gehört und das lediglich beim falschen Finanzamt liegt. Führe deshalb eine laufende Auswertung aller Rechnungen mit fremdem Steuerausweis und prüfe mindestens quartalsweise dein Erstattungspotenzial.
Nach einer Ablehnung wegen Formfehlern richtig reagieren
Ablehnungen kommen immer mit Begründung. Das ausländische Finanzamt nennt im Bescheid den konkreten Grund, und dieser Grund entscheidet über dein weiteres Vorgehen.
Die häufigsten Gründe sind eine fehlende oder abgelaufene Unternehmerbescheinigung, unvollständige Rechnungsangaben, ein falsch gewähltes Leistungskennzeichen, nicht hochgeladene Belege oberhalb der Betragsgrenze sowie eine Bankverbindung, die nicht auf den Antragsteller lautet.
Steht der Ablehnungsgrund fest und ist die Antragsfrist noch offen, kannst du den Antrag korrigiert erneut einreichen. Das ist der einfachste Weg und häufig innerhalb weniger Wochen erledigt. Ist die Frist bereits abgelaufen, bleibt nur der Rechtsbehelf gegen den Bescheid, der sich nach dem Verfahrensrecht des Erstattungsstaates richtet. Die Einspruchsfristen sind dort oft kurz und liegen teilweise bei nur 30 Tagen.
Ohne offene Antragsfrist und ohne fristgerechten Rechtsbehelf ist der Anspruch endgültig verloren. Es gibt keine Billigkeitsregelung und keine Wiedereinsetzung wegen Unkenntnis des Verfahrens.
Genau deshalb lohnt der Blick eines Beraters vor der Einreichung mehr als jede Nachbesserung danach. Die DHW ist auf E-Commerce und SaaS spezialisiert und kennt die Kostenstrukturen im Onlinehandel aus der täglichen Praxis, von Amazon FBA Lagergebühren über ausländische Fulfillment-Dienstleister bis zu Messeauftritten und Softwarelizenzen. Wir sehen bei einer Rechnung sofort, ob sie erstattungsfähig ist, in welches Verfahren sie gehört und wo das Erstattungsland eigene Regeln anlegt.
Für dich heißt das konkret: Wir prüfen deine Auslandsrechnungen vorab, klären für jedes Land das richtige Verfahren, beschaffen die Unternehmerbescheinigung und übernehmen die Antragstellung über das BZSt Online-Portal. Du bekommst deine ausländische Vorsteuer zurück, ohne dich selbst mit Leistungskennzeichen und nationalen Ausschlusstatbeständen beschäftigen zu müssen. Und wenn wir im Vorfeld feststellen, dass in deinem Fall eine lokale Registrierung wirtschaftlicher ist, sagen wir dir das auch.
FAQ
Egal wie und wo, stets bestens informiert
