Von analog zu digital: So gelingt der Wechsel zur digitalen Steuerberatung

Die digitale Transformation erfasst immer mehr Branchen und digitalisierte Arbeits- und Produktionsprozesse sind inzwischen ein ganz wesentlicher Wettbewerbsvorteil. Steuerberater bilden hier keine Ausnahme, vor allem, da die Umstellung auf digitale Prozesse große Vorteile sowohl für Kanzleien wie auch für deren Mandanten bietet.

Verschließt sich ein Steuerberater aber diesem Trend, kann er sich für seine Mandanten schnell zum Bremsklotz entwickeln, da sich seine ineffizienten und arbeitsintensiven (analogen) Prozesse schnell negativ auf die von ihm betreuten Unternehmen auswirken können.

In diesem Beitrag nennen wir Ihnen deshalb wichtige Gründe, warum Sie einen Umstieg zu einem digitalen Steuerberater in Betracht ziehen sollten, wie der Übergang reibungslos gelingen kann und wie wir Sie als DHW Steuerberatung dabei unterstützen können.

Die Vorteile einer digitalen Steuerberatung liegen im Grunde auf der Hand und entsprechen im Grunde denen, die eine Digitalisierung von Geschäftsprozessen grundsätzlich mit sich bringt. Die wichtigsten davon sind:

Effizienzsteigerung

Ganz oben auf der Liste der wichtigen Gründe für die digitale Transformation steht mit Sicherheit die Steigerung der Effizienz im Unternehmen. Denn Digitalisierung bedeutet, zeitaufwändige manuelle oder analoge Prozesse zu automatisieren und damit Arbeitsabläufe zu beschleunigen und die Produktivität zu steigern. Das kann beispielsweise durch den Einsatz geeigneter Softwarelösungen, intelligenter Speicherkonzepte von Steuerdaten oder dem Aufbau elektronischer Kommunikationswege erfolgen.

Kosten- und Zeitersparnis

Ein wesentliches Ergebnis der eben beschriebenen Effizienzsteigerungen sind geringere Kosten und Zeitaufwände für die bislang noch analog durchgeführten Tätigkeiten. Dazu sollte Ihr Steuerberater über entsprechende Schnittstellen und nachgelagerte Software-Systeme verfügen, damit Sie erforderliche Dokumente für die Buchhaltung, Lohnabrechnung, Bilanzerstellung oder eventuelle Betriebsprüfungen in elektronischer Form bereitstellen können.

Die positiven Effekte der digitalen Verarbeitung steigen exponentiell, je mehr Belege verarbeitet werden müssen.

Schneller Informationszugriff und einfache Kommunikation

Durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und dem Einsatz entsprechender Software sind Informationen in der richtigen Art und Weise und schnell verfügbar. Damit können Daten zwischen Mandant und Steuerberater vollautomatisch aus dem Rechnungswesen in die Buchhaltung oder andere Systeme des Steuerberaters übertragen oder Behörden auf Knopfdruck bereitgestellt werden.

Das erleichtert auch die Kommunikation mit Ämtern und Behörden, beispielsweise der Berechnung und Abführung fälliger Steuern.

Verbesserte Datenqualität und erhöhte Prozesssicherheit

In Verbindung mit digitalen Prozessen erhöht sich in der Regel auch das Level an Prozesssicherheit, da viele prozessimmanente Fehler durch automatische oder halbautomatische Kontrollen vermieden oder frühzeitig erkannt werden können.

Erhöhter Datenschutz und verbesserte Informationssicherheit

Auch in Sachen Datenschutz und Informationssicherheit bringen digitale Prozesse eine große Verbesserung mit sich. Das betrifft die Übertragung von Daten zwischen Mandanten und Steuerberater genauso, wie das sichere Speichern und Verwenden von Daten oder die Wiederherstellung von wichtigen Dokumenten bei Datenverlust.

Nachvollziehbare Verfahrensdokumentation

Durch die Einführung digitaler Prozesse und elektronischer Verarbeitungsverfahren müssen alle Arbeitsabläufe im Unternehmen identifiziert, überprüft und beschrieben werden. Neu implementierte oder von analog auf digital umgestellte Prozesse sollten dabei im Rahmen einer nachvollziehbaren und prüfungssicheren Verfahrensdokumentation dokumentiert und regelmäßig aktualisiert werden.

• Noch mehr Gründe, warum E-Commerce-Händler zu einem digitalen Steuerberater wechseln sollten, haben wir Ihnen in diesem Beitrag zusammengefasst.

Für viele kleine und mittlere Steuerberatungskanzleien ist der Umstieg auf digitale Prozesse ein echter Kraftakt, da diese meist schon unter Fachkräftemangel und entsprechendem Personalnotstand leiden. Dennoch ist er unerlässlich, damit der Steuerberater mit seinen Prozessen denen seiner Mandanten auf Augenhöhe begegnet und damit nicht „nur wegen analoger Prozesse beim Steuerberater“ alte (analoge) alte Prozesse „am Leben gehalten“ werden müssen.

Um Mitarbeiter nicht komplett zu überlasten und das Tagesgeschäft weiter problemlos abwickeln zu können, sollte die digitale Transformation nicht als Sprint, sondern als Marathon betrachtet werden. Mit vielen kleinen Zwischenschritten hin zu einem vollständigen digitalen Steuerberater.

Der Prozess beginnt in der Regel mit einer IST-Aufnahme, bei der alle aktuellen Arbeitsprozesse identifiziert werden und der Digitalisierungsbedarf ermittelt wird. Hier empfiehlt es sich, von Anfang an einen erfahrenen Digitalisierungsexperten mit an Bord zu holen, der kontinuierlich in die Planung eingebunden ist.

Start zum papierlosen Büro

In einem ersten praktischen Schritt wird dann damit begonnen, vorhandene manuelle und papierbasierte Prozesse zu digitalisieren. Das betrifft Dokumente, Belege oder Papierakten, die gescannt und digital archiviert werden müssen. Das kann Schritt für Schritt erfolgen und dürfte einige Zeit in Anspruch nehmen.

Einführung notwendiger Software

Im nächsten Schritt sollten entsprechende Softwareprogramme implementiert werden, z.B. Rechnungslegungs-, Mahnung- oder Lohnabrechnungssoftware. Diese Anwendungen sollten Schnittstellen zu Ihrem Steuerberater besitzen, so dass die Datenübertragung vollelektronisch abläuft. Damit verbunden ist eine intelligente und sichere Lösung zur Datensicherung aufzubauen, beispielsweise durch die Nutzung von Cloud Computing.

Kommunikation digitalisieren

Auch die Kommunikation zwischen Mandanten, Steuerberater und Behörden gehört auf den Prüfstand und muss bei Bedarf ebenfalls an digitale Kanäle angepasst werden. Was die Finanzverwaltung betrifft, geht hier der Trend ganz klar in Richtung elektronisches Postfach.

Mitarbeiter kontinuierlich weiterbilden

Ganz wichtig in dem Zusammenhang ist es, die Mitarbeiter von Anfang an ins Boot zu holen. Jeder im Unternehmen muss verstehen, dass die Digitalisierung nicht zu vermeiden ist und die Arbeitsplätze der Mitarbeiter davon nicht bedroht sind. Sondern ganz im Gegenteil: die Arbeit jedes Einzelnen am Ende sogar erleichtern kann.

Dazu gehört auch, die Mitarbeiter umfangreich zu schulen und auf die Umstellung auf digitale Geschäftsprozesse, automatisierte Arbeitsabläufe oder neu eingeführte Softwarelösungen vorzubereiten.

• 10 wertvolle Tipps auf dem Weg zum papierlosen Büro können Sie nochmal in diesem Beitrag nachlesen.

Wir bei der DHW Steuerberatung haben bereits sehr zeitig die Zeichen der Zeit erkannt und alle unsere Arbeitsschritte vollständig digitalisiert. Das umfasst das gesamte Angebotsspektrum von Steuererklärungen, Jahresabschlüssen oder der Finanz- und Lohnbuchhaltung, das wir komfortabel für unsere Kunden online (über Smartphone, Tablet oder PC) für unsere Mandanten abwickeln.

In unserer Zusammenarbeit setzten wir auf modernste Technologie, um Ihnen eine papierlose und digitale Zusammenarbeit zu ermöglichen, ganz nach Ihren Wünschen und Präferenzen. Sie können dadurch die digitale Steuerberatung als Service effektiv in ihren Geschäftsalltag integrieren. Dafür arbeiten wir auch mit Geschäftspartner wie FastBill, Lexoffice, Taxdoo, dem Deubner Verlag oder dem Händlerbund zusammen, um auch hier größtmögliche Effizienz und Effektivität für unsere Mandanten zu erreichen.

Und selbstverständlich unterstützen wir Sie auch dabei, analoge Prozesse zu digitalisieren und Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Sprechen Sie uns dazu einfach an.