Mehr Netto für den Urlaub: Wann Erholungsbeihilfen das bessere Urlaubsgeld sein können

21. Januar 2022von Christian Deák
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Der nächste Sommer naht und damit für Millionen Erwerbstätige der lang ersehnte Jahresurlaub. Auch wenn sich das Urlaubsverhalten in den letzten beiden Jahren nachhaltig verändert hat und – oft gezwungenermaßen – die heimischen Berge und Seen anstelle weiter entfernt liegender Urlaubsdomizile angesteuert wurden, viel Geld wird in der Regel hier wie da ausgegeben.

Gut, dass es bei vielen Arbeitgebern Urlaubsgeld gibt, das direkt in die Urlaubskasse fließt und zumindest einen Teil der Kosten abdeckt. Allerdings hält der Staat beim Urlaubsgeld ebenfalls die Hände auf, denn als Bestandteil des Arbeitslohns muss es ebenfalls versteuert werden.

Christian Deák

Steuerberater Christian Deak

Eine sehr interessante Alternative, um zumindest einen Teil der fälligen Steuern und Sozialabgaben zu vermeiden und das Geld lieber im Urlaub auszugeben, sind die sogenannten Erholungsbeihilfen. Welche Regelungen und Grenzen bei der Gewährung von Erholungsbeihilfen gelten, wer Anspruch darauf hat und was die Voraussetzungen für die Gewährung sind, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Definition: Was sind Erholungsbeihilfen?

Bei der Erholungsbeihilfe für Arbeitnehmer handelt es sich um eine freiwillige finanzielle Zuwendung des Arbeitgebers, also einen Zuschuss zu den Erholungskosten eines Mitarbeiters und dessen Familie. 

Die Gewährung von Erholungsbeihilfen erfolgt zweckgebunden, d.h. für einen konkreten Erholungsurlaub oder eine spezielle Kur. 

Grundsätzlich sind die Erholungsbeihilfen nach §19 Einkommenssteuergesetz (EStG) Bestandteil des steuerpflichtigen Arbeitslohnes! Allerdings hat der Gesetzgeber in § 40 Abs. 2 Satz 1 EStG die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung durch den Arbeitgeber eingeräumt, wenn dafür bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Wer kann Erholungsbeihilfen bekommen?

Erholungsbeihilfen können grundsätzlich allen Mitarbeitern eines Unternehmens gewährt werden, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer in Vollzeit, Teilzeit oder als Minijobber tätig ist.

Darüber hinaus kann die Erholungsbeihilfe auch dem Ehepartner des Mitarbeiters sowie dessen Kindern gewährt werden. Auch diese Zuwendungen (bar oder als Sachbezug) gehören zum steuerpflichtigen Arbeitslohn des Mitarbeiters, die unter bestimmten Voraussetzungen vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden können und dann für den Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei sind.

In welcher Form können Erholungsbeihilfen gewährt werden?

Der Arbeitgeber kann die Erholungsbeihilfen seinem Mitarbeiter als Barzuschuss zum Erholungsurlaub oder in Form von Sachleistungen gewähren.

Zu den Sachleistungen, die die Erholung des Mitarbeiters fördern, zählen zum Beispiel:

  • Gutscheine,
  • Reisekosten wie Flug- oder Bahntickets,
  • Behandlungen wie Massagen, Yoga oder Wellness,
  • Hotel- oder ähnliche Übernachtungskosten,
  • Eintritte zu Museen, Sehenswürdigkeiten, Parks oder Freizeitbädern oder
  • Kosten für Ausflüge oder Führungen.

Wann sind Erholungsbeihilfen sozialversicherungsfrei?

Freigrenzen für die Lohnsteuer-Pauschalisierung

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, Mitarbeitern Erholungsbeihilfen bis zu einem jährlich festgelegten Höchstbetrag pauschal mit 25 Prozent zu versteuern. Die Höchstbeträge liegen jährlich aktuell bei:

  • 156 Euro für einen einzelnen Arbeitnehmer,
  • zuzüglich 104 Euro für seinen Ehegatten und
  • weiteren 52 Euro für jedes Kind des Arbeitnehmers.

Bis zu diesen Höchstbeträgen übernimmt der Arbeitgeber mit pauschal 25 Prozent die Lohnsteuer, d.h. diese entfällt für den Mitarbeiter. Außerdem ist der Maximalbetrag nach § 1 Abs. 1 Satz 1 der Sozialversicherungsverordnung dem Arbeitsentgelt nicht zuzurechnen, d.h. für den Arbeitnehmer auch sozialversicherungsfrei.

Bei einer Familie mit 2 Kindern ist also ein vom Arbeitgeber als Erholungsbeihilfe gewährter Betrag von max. 364 Euro für den Arbeitnehmer steuerfrei.

Es handelt sich bei diesen Grenzen um Freigrenzen, d.h. werden sie auch nur um einen Euro überschritten, dann entfallen sie vollständig! An den Mitarbeiter gezahltes Urlaubsgeld wird nicht auf die genannten Grenzen angerechnet, weshalb es meist günstiger ist, statt des (nicht begünstigen) Urlaubsgeldes Erholungsbeihilfe zu zahlen bzw. das Urlaubsgeld in Erholungsbeihilfe (Maximalbetrag) und Urlaubsgeld aufzuteilen.

Aber auch für den Arbeitgeber ergeben sich Vorteile, da die Pauschalbesteuerung auf den Maximalbetrag in der Regel niedriger ausfällt als die vom Arbeitgeber auf ein gleichwertiges lohnsteuerpflichtiges Bruttoentgelt zu entrichtenden Lohnnebenkosten.

Was sind zweckgebundene Formen von Erholungsbeihilfen?

Wie zuvor erwähnt, muss die Gewährung von Erholungsbeihilfen zweckgebunden erfolgen. Die zweckgebundene Verwendung liegt bereits dann vor, wenn es einen zeitlichen Zusammenhang zwischen der Gewährung der Beihilfe und dem Urlaubszeitraum des Mitarbeiters gibt.

Damit ist es – beispielsweise bei der Gewährung eines Barzuschusses – nicht zwingend notwendig, dass der Zuwendungsempfänger eine Urlaubsreise antritt, er kann seinen Erholungsurlaub also auch zu Hause verbringen.

  • Tipp: Bei Barzuschüssen sollte sich der Arbeitgeber von seinen Mitarbeitern schriftlich bestätigen lassen, dass die gewährten Erholungsbeihilfen auch tatsächlich für Erholungszwecke – egal, ob auf einer Urlaubsreise, einer Kur oder beim Urlaub zu Hause – eingesetzt wurden. Dieser Nachweis sollte mit den Lohnunterlagen der Mitarbeiter archiviert werden, um ggfs. bei Betriebsprüfungen den Nachweis erbringen zu können. Bei Sachzuwendungen sind die Rechnungen, z.B. vom Reiseveranstalter oder Kuranbieter, als Nachweis aufzubewahren.

Fazit: Urlaubsgeld aufteilen und Maximalbetrag an Erholungsbeihilfe auszahlen

Zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Urlaubsgeld, kann es für beide Seiten finanziell vorteilhaft sein, den Gesamtbetrag des vereinbarten Urlaubsgeldes so zu splitten, dass der sozialversicherungsfreie und pauschal zu besteuernde Maximalbetrag (abhängig von der persönlichen Familiensituation) an Erholungsbeihilfen an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird und nur der verbliebene Betrag als lohnsteuerpflichtiges Urlaubsgeld.

Wenn Sie bei der Berechnung und dem Vergleich von Erholungsbeihilfe und Urlaubsgeld für Ihre Mitarbeiter Hilfe benötigen, können Sie uns jederzeit gerne ansprechen.

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