Die Art und Weise, wie Unternehmen heute Software nutzen, hat sich grundlegend verändert. Statt Programme umständlich auf jedem Rechner zu installieren, setzen immer mehr Firmen auf cloudbasierte Lösungen. Genau hier kommt das Modell Software as a Service, kurz SaaS, ins Spiel.
Die Definition von Software as a Service beschreibt ein Bereitstellungsmodell, bei dem Anwendungen über das Internet genutzt werden. Du brauchst also keine eigene Serverstruktur mehr, der Zugriff erfolgt ganz einfach per Webbrowser. Eine lokale IT-Infrastruktur wird damit überflüssig, was für Unternehmen ein echter Gamechanger ist.
Bei der Nutzung von Software as a Service übernimmt der Anbieter die komplette technische Betreuung. Updates, Wartung und Betrieb laufen im Hintergrund und du kannst dich voll auf dein Business konzentrieren. Die Abrechnung erfolgt in der Regel über ein monatliches oder jährliches Abonnement, was die Kosten planbar macht.
Ob Start-up, Mittelstand oder Großunternehmen. Das SaaS-Modell ist flexibel, skalierbar und eignet sich für Unternehmen jeder Größe, besonders dann, wenn Effizienz, Sicherheit und Standortunabhängigkeit gefragt sind.
Der Wandel von der lokalen Installation zur Cloud
Früher war es ganz normal, Software auf einzelnen Rechnern oder internen Servern zu installieren. Doch diese On-Premise-Modelle waren teuer, wartungsintensiv und häufig wenig flexibel.
Heute sieht das ganz anders aus. SaaS-Lösungen bieten eine moderne, cloudbasierte Alternative. Die Anwendungen werden nicht mehr lokal betrieben, sondern direkt über das Internet bereitgestellt, das spart Zeit, Kosten und Ressourcen. Die Saas Definition beschreibt diesen Wandel treffend als einen Wechsel von statischer Software hin zu dynamischen, webbasierten Services.
Wer die SaaS Bedeutung im Alltag eines Unternehmens verstehen möchte, sollte den Unterschied zur klassischen On-Premise-Lösung kennen. Wie bereits erwähnt, wird bei On-Premise die Software lokal installiert und auf unternehmenseigenen Servern betrieben. Das bedeutet: eigene IT-Infrastruktur, hohe Anfangskosten und regelmäßige Wartung durch Fachpersonal. Nachfolgend werden die wichtigsten Unterschiede detailliert betrachtet und verständlich eingeordnet:
Installation & Infrastruktur
SaaS: Keine lokale Installation nötig, die Anwendung ist direkt über den Browser einsatzbereit.
On-Premise: Benötigt interne Server, IT-Fachkräfte und ein aufwendiges Setup.
Kostenmodell
SaaS: Abrechnung per monatlichem oder jährlichem Abo, ideal für planbare Ausgaben.
On-Premise: Einmalige Lizenzkosten plus laufende Wartungs- und Upgradegebühren.
Wartung & Updates
SaaS: Der Anbieter übernimmt automatisch alle Aktualisierungen und Sicherheits-Patches.
On-Premise: Updates müssen manuell durch die interne IT oder externe Dienstleister erfolgen.
Skalierbarkeit
SaaS: Nutzeranzahl flexibel erweiterbar, besonders praktisch bei Wachstum oder Projektspitzen.
On-Premise: Erweiterungen sind kostenintensiv und technisch aufwendiger.
Datenspeicherung & Zugriff
SaaS: Daten werden in der Cloud gespeichert, der Zugriff ist weltweit möglich.
On-Premise: Daten liegen lokal, Zugriff meist nur innerhalb des Firmennetzwerks.
Sicherheitsaspekte
SaaS: Hohe Standards durch zertifizierte Cloud-Anbieter (z. B. ISO 27001).
On-Premise: Volle Kontrolle, aber auch volle Verantwortung für Sicherheit und Datenschutz.
Relevanz für Unternehmen
SaaS: Optimal für digitale Belegverarbeitung, Homeoffice-Lösungen und Mandantenportale.
On-Premise: Sinnvoll bei besonders individuellen Anforderungen oder bei Offline-Pflicht.
Cloud-Computing als Fundament moderner Softwarelösungen
Wer verstehen will, wie SaaS in Cloud Computing eingebettet ist, muss sich das Gesamtbild moderner IT-Strukturen anschauen. Cloud Computing umfasst verschiedene Servicemodelle, neben SaaS (Software as a Service) gehören auch IaaS (Infrastructure as a Service) und PaaS (Platform as a Service) dazu. Gemeinsam ermöglichen sie eine vollständig digitale Bereitstellung von IT-Ressourcen.
Rechenleistung, Speicherplatz und Anwendungen werden zentral über zertifizierte Rechenzentren zur Verfügung gestellt. Das entlastet die interne IT und macht moderne Softwarelösungen für Kanzleien deutlich effizienter und flexibler einsetzbar.
Gerade bei sensiblen Mandantendaten ist Sicherheit entscheidend. Zertifizierungen wie ISO/IEC 27001 garantieren hohe Standards beim Datenschutz und bei der Ausfallsicherheit. Dank regelmäßiger Cloud-Backups und Notfallwiederherstellungsplänen lassen sich selbst technische Störungen schnell überbrücken.
Cloud-Lösungen schaffen damit die technische Grundlage für hybride Arbeitsmodelle, etwa wenn Teams im Homeoffice und im Büro zusammenarbeiten und gelten heute als essenziell für eine zukunftsfähige, digitale Steuerberatung.
Software aus der Cloud – jederzeit, überall, geräteunabhängig
Die Arbeitsweise mit SaaS für Unternehmen zeigt, wie flexibel moderne Softwarelösungen heute eingesetzt werden können. Ein Vorteil, den auch immer mehr Steuerkanzleien nutzen. Ob Mandantendaten, Buchhaltungsunterlagen oder interne Kommunikationstools. Der Zugriff funktioniert jederzeit und von überall aus, ganz ohne festen Büroarbeitsplatz.
Tablet im Mandantengespräch, Laptop im Homeoffice oder Smartphone unterwegs, cloudbasierte Anwendungen passen sich jedem Endgerät an. So kannst du standortunabhängig arbeiten, ohne auf lokale Installationen angewiesen zu sein.
Gerade bei standortübergreifenden Kanzleien oder im Außendienst bringt das enorme Vorteile. Teams arbeiten in Echtzeit zusammen, greifen auf denselben Datenbestand zu und tauschen Informationen effizient aus. Das spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert den Workflow – intern wie extern.
Die Vorteile von SaaS
Vorteile von SaaS zeigen sich besonders deutlich im Alltag moderner Unternehmen. Statt teurer Einmallizenzen setzen diese Lösungen auf transparente Abomodelle. Du zahlst nur für das, was du tatsächlich nutzt, monatlich oder jährlich, je nach Bedarf. Das macht die Kosten planbar und senkt die Einstiegshürde.
Ein weiterer Pluspunkt: Die Software ist in wenigen Minuten einsatzbereit, ganz ohne Installation oder komplexe IT-Einrichtung. Updates, Sicherheitspatches und Wartung übernimmt der Anbieter automatisch, sodass du dich voll auf deine Mandanten konzentrieren kannst.
Der flexible Zugriff von überall aus, egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs macht Software as a Service-Lösungen wie digitale Belegportale oder Cloud-Buchhaltung zur idealen Grundlage für hybride Arbeitsmodelle.
Gleichzeitig sparst du Ressourcen. Keine eigene IT-Infrastruktur, kein Serverraum, kein hoher Stromverbrauch. SaaS ist damit nicht nur effizient, sondern auch nachhaltig, ein echter Vorteil in Zeiten steigender Energiekosten.
Der Anbieter übernimmt Wartung, Updates und Sicherheit
Bei einer Saas Anwendung liegt die gesamte technische Verantwortung beim Anbieter. Ein klarer Vorteil für Unternehmen, die sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren wollen.
Die Anbieter garantieren eine hohe Systemverfügbarkeit und spielen Sicherheitsaktualisierungen regelmäßig ein. Das entlastet die internen IT-Ressourcen spürbar, besonders in kleineren Unternehmen, in denen keine eigene IT-Abteilung vorhanden ist.
Durch etablierte Sicherheitszertifikate wie ISO 27001 und mehrstufige Schutzsysteme, etwa Firewalls, Datenverschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung erfüllen seriöse Anbieter höchste Sicherheitsstandards. Das schafft Vertrauen bei dir und bei deinen Mandanten.
Typische Anwendungsbereiche
SaaS Beispiele findest du in nahezu allen Bereichen. Besonders gefragt sind cloudbasierte Lösungen für die Finanz- und Buchhaltung: Tools wie Lexoffice, sevDesk oder DATEV Unternehmen online ermöglichen eine effiziente, digitale Bearbeitung von Buchhaltungsprozessen und Belegen, inklusive Mandanten-Zugriff.
Auch für die interne Zusammenarbeit und Mandantenkommunikation sind SaaS Programme wie beispielsweise Microsoft 365 oder Google Workspace längst Standard. Gemeinsame Dokumentbearbeitung, geteilte Kalender oder Videokonferenzen sorgen für reibungslose Abläufe im Team.
CRM-Systeme helfen bei der strukturierten Verwaltung von Kontakten, Fristen und Wiedervorlagen, besonders in wachsenden Unternehmen ein Muss. Tools wie Asana oder Trello unterstützen darüber hinaus beim Projektmanagement und der Organisation interner Aufgaben und Prozesse.
Nicht zu vergessen: Datenaustausch-Plattformen ermöglichen die sichere Übertragung sensibler Dokumente, etwa Steuererklärungen, Jahresabschlüsse oder Lohnunterlagen und bieten damit eine datenschutzkonforme Kommunikationsbasis zwischen Kanzlei und Mandanten.
Trends und Entwicklungen
Wer sich fragt, was SaaS bedeutet, sollte einen Blick auf aktuelle Entwicklungen werfen. Denn SaaS-Lösungen sind nicht nur flexibel. Sie werden auch immer intelligenter. Künstliche Intelligenz unterstützt inzwischen bei der automatisierten Buchhaltung, liefert Auswertungen auf Knopfdruck und beantwortet über Chatbots einfache Mandantenanfragen in Echtzeit.
Parallel entstehen immer mehr spezialisierte Branchenlösungen, auch für Steuerberater. Ob Mandantenportale, Fristenverwaltung oder digitale Signaturen: Die Tools sind heute exakt auf die Bedürfnisse von Kanzleien zugeschnitten.
Auch der Datenschutz entwickelt sich weiter. DSGVO-konforme Software mit Serverstandorten in Deutschland oder der EU ist längst Standard. Ergänzt wird das durch moderne Sicherheitskonzepte wie Zero-Trust-Security, ideal für sensible Mandantendaten, bei denen klassisches Rollenmanagement nicht mehr ausreicht.
Und nicht zuletzt setzen viele Anbieter auf API-first-Ansätze. Damit lassen sich SaaS-Lösungen einfach mit bestehenden Systemen wie Banking-Software oder Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) verknüpfen, ganz ohne komplizierte Schnittstellenprojekte.
Mein Name ist Christian Deák, Steuerberater und
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