Welche Kosten Arbeitnehmer bei einem Arbeitszimmer absetzen dürfen

Seit der Coronakrise hat sich das häusliche Arbeitszimmer für viele Arbeitnehmer zur dauerhaften Lösung entwickelt. Die zeitweise Pflicht zum Homeoffice hat den Blick auf neue Arbeitsmodelle geöffnet und zahlreiche Unternehmen erkennen mittlerweile die Vorteile, geringere Mietkosten durch weniger Bürofläche und gleichzeitig gesteigerte Produktivität ihrer Mitarbeitenden im Homeoffice. Doch mit dem Arbeitsplatz daheim steigen auch die privaten Ausgaben und hier wird es steuerlich spannend.

Wenn du also zu Hause arbeitest, stellt sich die Frage: Welche Ausgaben kannst du steuerlich geltend machen und unter welchen Bedingungen? Genau hier kommt die Frage ins Spiel, ob für dich die Arbeitszimmer oder Homeoffice Pauschale in Frage kommt oder ob du einzelne Kosten voll ansetzen darfst.

Im Zentrum steht dabei, ob dein Raum wirklich die Voraussetzungen für das Absetzen des Arbeitszimmer erfüllt. Nur wenn dein häusliches Arbeitszimmer fast ausschließlich beruflich genutzt wird und kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, erkennt das Finanzamt deine Ausgaben in der Regel an. Dann kannst du nicht nur anteilige Mietkosten, sondern auch Strom, Heizung und weitere Betriebskosten steuerlich absetzen.

Mach am besten den Quick-Check, ob dein Arbeitszimmer den Anforderungen entspricht, denn nur dann lohnt sich das Sammeln von Belegen und der Eintrag in deiner Steuererklärung wirklich.

 

Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer

Nur unter bestimmten Bedingungen kannst du die Kosten für dein Arbeitszimmer steuerlich geltend machen. Entscheidend ist, ob dein Arbeitszimmer den Mittelpunkt deiner beruflichen Tätigkeit bildet oder dir kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Daneben erkennt das Finanzamt auch dann Werbungskosten an, wenn du wichtige Aufgaben, wie etwa Schreibarbeiten oder Projektplanung zu Hause erledigen musst, weil dein Arbeitgeber keinen geeigneten Arbeitsplatz bereitstellt. In solchen Fällen kannst du unter Umständen die Arbeitszimmer Pauschale von aktuell 1.260 Euro pro Jahr ansetzen, selbst wenn dein Arbeitszimmer nicht der Mittelpunkt deiner Tätigkeit ist.

Kein steuerlicher Vorteil ergibt sich hingegen, wenn dir ein geeigneter Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung steht oder du dein Zimmer nicht nahezu ausschließlich für berufliche Zwecke nutzt. Auch ein Raum, der nicht klar vom Wohnbereich abgetrennt und als Büro eingerichtet ist, erfüllt die steuerlichen Anforderungen nicht. Die berufliche Nutzung sollte mindestens 90 Prozent betragen, um den Raum anerkannt zu bekommen.

 

Welche Kosten können für das häusliche Arbeitszimmer angesetzt werden?

Die Kosten für die Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers können auf zwei Arten steuerlich geltend gemacht werden:

Arbeitszimmer ist Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit: In diesem Fall können alle für das häusliche Arbeitszimmer entstandenen Aufwendungen in voller Höhe abgesetzt werden.

Arbeitszimmer ist nicht Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit (wird weniger als 3 Tage die Woche genutzt): Dann können Aufwendungen bis zu einem Höchstbetrag von 1.250 Euro steuerlich geltend gemacht werden, wobei nur die tatsächlich angefallenen Aufwendungen berücksichtigt werden dürfen.

Ob es sich bei dem von Ihnen genutzten Büroraum tatsächlich auch um ein häusliches Arbeitszimmer handelt und welche Kosten du ansetzen kannst, erfährst du in unserem Beitrag „Die steuerliche Behandlung des häuslichen Arbeitszimmers“.

 

Geteilte Nutzung mit privaten Zwecken führt zum Verlust der Absetzbarkeit

Für das Finanzamt ist entscheidend, dass dein Arbeitszimmer strikt beruflich genutzt wird. Schon eine geringe private Nutzung, etwa als Gästezimmer, kann ausreichen, um die steuerliche Anerkennung zu verlieren. Auch wenn Familienmitglieder den Raum regelmäßig für private Zwecke nutzen, zum Beispiel für Hausaufgaben, lehnt das Finanzamt häufig die Absetzbarkeit ab.

Damit du dein Homeoffice in der Steuererklärung erfolgreich angeben kannst, sollte das Arbeitszimmer ausschließlich für berufliche Tätigkeiten reserviert sein. Ein Schreibtisch im Schlafzimmer oder ein Raum mit Schlafsofa gilt daher schnell als gemischt genutzt und wird steuerlich nicht anerkannt.

 

Tipps zur optimalen Gestaltung des Raums

Damit dein häusliches Arbeitszimmer vom Finanzamt anerkannt wird, spielt die Einrichtung eine entscheidende Rolle. Ein neutraler und professioneller Stil vermittelt nicht nur Seriosität, sondern unterstützt auch die klare Trennung von Beruf und Privatleben. Persönliche Deko, Familienbilder oder ein Schlafsofa solltest du vermeiden.

Für eine klare Abgrenzung ist eine abgeschlossene Einheit wichtig – idealerweise mit eigener Tür und ohne Durchgangsnutzung. Nur so lässt sich belegen, dass der Raum ausschließlich beruflich verwendet wird. Die Einrichtung des Arbeitszimmers sollte zudem zweckmäßig sein: Ein höhenverstellbarer Schreibtisch, ergonomischer Bürostuhl, passende Beleuchtung und funktionsfähige Technik (z. B. Drucker, Bildschirm, Telefon) sind unverzichtbar.

Auch die Dokumentation ist entscheidend. Eine Raumskizze, ein kurzer Vermerk zur Nutzung oder eine Tabelle mit Arbeitszeiten können helfen, die berufliche Nutzung nachzuweisen. Bei Eigentum empfiehlt sich zusätzlich ein Raumnutzungsvertrag zwischen dir und dir selbst als Selbstständigem oder Angestelltem, gerade, wenn du Räume im eigenen Haus nutzt.

 

Abzugsfähige Kosten rund ums Arbeitszimmer

Wenn dein häusliches Arbeitszimmer der Mittelpunkt deiner beruflichen Tätigkeit ist, kannst du alle anfallenden Werbungskosten in unbegrenzter Höhe steuerlich geltend machen. Wichtig ist, dass der Raum klar vom Wohnbereich getrennt ist, erkennbar als Büro genutzt wird und zu mehr als 90 Prozent für berufliche Zwecke dient.

Das gilt auch, wenn du mehrere Tätigkeiten ausübst, etwa eine Kombination aus Festanstellung, Selbstständigkeit oder freiberuflicher Arbeit. In dem Fall muss der Schwerpunkt deiner gesamten beruflichen Betätigung in deinem Arbeitszimmer liegen, damit du von der vollen steuerlichen Absetzbarkeit profitierst.

Dazu zählen auch die Anschaffungskosten für typische Möbel der Arbeitszimmer wie Bürostuhl, Aktenschrank oder Regal, vorausgesetzt, sie dienen ausschließlich beruflichen Zwecken. Ebenso kannst du deinen Schreibtisch von der Steuer absetzen, wenn dieser ausschließlich im Arbeitszimmer steht und beruflich genutzt wird. Voraussetzung ist stets die klare Trennung von privater und beruflicher Nutzung.

 

Begrenzter Kostenabzug bis 1.250 Euro jährlich

Wenn dein Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt deiner beruflichen Tätigkeit bildet, kannst du dennoch bis zu 1.250 Euro jährlich als Werbungskosten geltend machen, vorausgesetzt, du hast für bestimmte Aufgaben keinen anderen Arbeitsplatz zur Verfügung. Diese Regelung greift beispielsweise, wenn du das Arbeitszimmer weniger als drei Tage pro Woche nutzt, aber dennoch regelmäßig wichtige berufliche Tätigkeiten dort erledigst.

Auch bei diesem eingeschränkten Abzug müssen die häuslichen Voraussetzungen für das Arbeitszimmer erfüllt sein. Das bedeutet: Der Raum muss vom Wohnbereich klar abgetrennt, erkennbar als Büro eingerichtet und überwiegend, also wie bereits oben erwähnt zu mehr als 90 Prozent beruflich genutzt werden. Nur unter diesen Bedingungen wird der pauschale Kostenabzug vom Finanzamt anerkannt.

 

Unbegrenzter Abzug bei beruflichem Mittelpunkt im Arbeitszimmer

Wenn dein häusliches Arbeitszimmer der Mittelpunkt deiner beruflichen Tätigkeit ist, kannst du sämtliche damit verbundenen Werbungskosten unbegrenzt steuerlich geltend machen. Das gilt auch dann, wenn dir theoretisch ein externes Büro zur Verfügung steht. Entscheidend ist, wo du tatsächlich den Schwerpunkt deiner Arbeit erledigst. In bestimmten Fällen kannst du also dein Arbeitszimmer absetzen trotz eines Büros.

Auch bei mehreren Tätigkeiten, etwa einer Kombination aus Festanstellung und freiberuflicher Arbeit musst du den beruflichen Mittelpunkt klar im häuslichen Arbeitszimmer nachweisen, damit der unbegrenzte Abzug möglich ist.

 

Welche konkreten Werbungskosten zählen dazu?

Die steuerliche Absetzbarkeit deines Arbeitszimmers umfasst eine Vielzahl von Kostenpositionen. So kannst du Miet- und Mietnebenkosten anteilig geltend machen, wenn du zur Miete wohnst. Bei Eigentum zählen auch Abschreibungen, Finanzierungskosten sowie umlagefähige Wohnnebenkosten zu den Werbungskosten des Arbeitszimmer.

Darüber hinaus kannst du im Verhältnis zur Wohnfläche auch Kosten für Strom, Heizung, Renovierung sowie Versicherungen (z. B. Hausratversicherung) ansetzen. Ebenfalls steuerlich relevant sind Ausgaben für Einrichtungsgegenstände wie Teppiche, Lampen, Gardinen oder Büromöbel, also alles, was zur funktionalen Ausstattung deines Arbeitszimmers gehört.

Die häusliches Arbeitszimmer Pauschale ist eine Alternative zum Einzelnachweis, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind und du keine höheren tatsächlichen Kosten geltend machen willst. Sie liegt derzeit bei 1.260 Euro pro Jahr.

Besonders interessant ist der Sofortabzug digitaler Wirtschaftsgüter: Seit dem Veranlagungszeitraum 2021 kannst du Anschaffungen wie Laptop, PC, Drucker oder Software im Jahr des Kaufs vollständig absetzen, ganz ohne Abschreibung über mehrere Jahre. Der Sofortansatz ist einkommensartenunabhängig und nicht betragsbegrenzt.

Auch für bereits vor dem 01.01.2021 angeschaffte Geräte gilt: Der noch nicht abgeschriebene Restwert kann einmalig in voller Höhe steuerlich berücksichtigt werden. Wichtig: Diese Regelung gilt nicht für Sammelposten, es muss sich um einzeln erfasste Wirtschaftsgüter handeln.

 

Infografik: Diese Kosten erkennen Finanzämter an

 

Kein Arbeitszimmer? Homeoffice Pauschale nutzen

Wenn du im Auftrag deines Arbeitgebers von zu Hause arbeitest, aber in deiner Wohnung kein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer einrichten kannst, bietet dir die Homeoffice Pauschale eine praktikable Alternative. Diese wurde im Zuge der Coronapandemie eingeführt und richtet sich an Arbeitnehmer, die ihre berufliche Tätigkeit ausschließlich zu Hause ausüben, auch ohne separates Arbeitszimmer.

Pro Arbeitstag im Homeoffice kannst du 5 Euro als Werbungskosten ansetzen, maximal jedoch 600 Euro im Kalenderjahr. Das entspricht 120 Tagen mit ausschließlicher Tätigkeit im Homeoffice. Wichtig dabei: Die Tagespauschale Homeoffice darf nur für Tage geltend gemacht werden, an denen du vollständig von zu Hause gearbeitet hast, an diesen Tagen kannst du keine Fahrtkosten zur Arbeitsstätte zusätzlich abrechnen.

Beachte außerdem, dass die Homeoffice Pauschale Teil der allgemeinen Werbungskosten ist. Sie wird nicht zusätzlich zur Werbungskosten Pauschale von 1.000 Euro gewährt. Deine übrigen Werbungskosten müssen also zusammen mit der Tagespauschale über diesen Betrag hinausgehen, damit sich der steuerliche Vorteil tatsächlich bemerkbar macht.

 

Pauschale Höhe und Abgrenzung zum Arbeitszimmer

Die Homeoffice Pauschale ersetzt nicht den klassischen Arbeitszimmerabzug, sondern kommt nur dann zum Einsatz, wenn kein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vorhanden ist. Das bedeutet: Hast du ein abgeschlossenes Arbeitszimmer, das nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird, kannst du dein Arbeitszimmer von der Steuer absetzen – in diesem Fall entfällt die Anwendung der Pauschale.

Eine doppelte Geltendmachung, also der gleichzeitige Abzug des Arbeitszimmers und der Homeoffice Pauschale für denselben Zeitraum, ist steuerlich ausgeschlossen. Du musst dich also entscheiden, welcher Ansatz auf deine Situation zutrifft. Während der reguläre Arbeitszimmerabzug reale Kosten wie Miete, Strom oder Renovierung berücksichtigt, bleibt die Pauschale pauschal, sie deckt keine tatsächlichen Ausgaben ab.

Der reguläre Abzug kann finanziell deutlich attraktiver sein, insbesondere bei unbegrenzter Absetzbarkeit. Dafür musst du allerdings belegen, dass dein Arbeitszimmer der berufliche Mittelpunkt ist und die steuerlichen Anforderungen voll erfüllt.

 

Besonderheiten beim Arbeitszimmer für Lehrerinnen und Lehrer

Lehrkräfte stehen oft vor der Herausforderung, dass ihnen in der Schule kein voll ausgestatteter Arbeitsplatz zur Verfügung steht, sei es aufgrund fehlender Rückzugsmöglichkeiten, eigener Schreibtische oder technischer Ausstattung. In solchen Fällen erkennen Finanzämter das häusliche Arbeitszimmer häufig an.

Typische Tätigkeiten, die Lehrerinnen und Lehrer im heimischen Arbeitszimmer erledigen, sind etwa die Unterrichtsvorbereitung, Korrekturarbeiten oder Elterngespräche via Videokonferenz. Um dein Arbeitszimmer als Lehrer absetzen zu können, musst du jedoch nachweisen, dass dir kein anderer zumutbarer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Eine schriftliche Bestätigung der Schulleitung kann hier äußerst hilfreich sein.

Liegt der tatsächliche Mittelpunkt deiner Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer, etwa bei Teilzeitkräften mit hohem Korrekturaufwand ist der unbegrenzte Kostenabzug möglich. In allen anderen Fällen gilt die Höchstgrenze von 1.250 Euro jährlich.

 

Weitere steuerlich relevante Aspekte und Fallstricke

Selbst wenn du alle Voraussetzungen für den Abzug deines häuslichen Arbeitszimmers erfüllst, lauern im Detail zahlreiche formale und inhaltliche Fallstricke. Gerade bei Sonderfällen wie Eigentum, gemeinsamer Nutzung oder gemischt genutzten Räumen ist besondere Sorgfalt gefragt.

Damit du in deiner Steuererklärung, bei Angabe des Arbeitszimmers keine Nachteile erleidest, solltest du dich frühzeitig mit den genauen steuerlichen Vorgaben auseinandersetzen. Fehler bei der Flächenberechnung, bei der Aufteilung der Kosten oder bei fehlenden Nachweisen führen schnell zur Ablehnung durch das Finanzamt.

Wer den Überblick über alle relevanten Regelungen behält, kann den vollen Steuervorteil ausschöpfen. Die folgenden Punkte z. B. klare Dokumentation, Nachweise zur beruflichen Nutzung und saubere Trennung von Privat- und Berufsbereich helfen dir, dein Arbeitszimmer korrekt anzugeben und unnötige Rückfragen zu vermeiden.

 

Sonderfall: Arbeitszimmer in Eigentumswohnung oder im Eigenheim

Nutzt du ein Arbeitszimmer in deiner Eigentumswohnung oder deinem Eigenheim, kannst du bestimmte Kosten anteilig geltend machen. Dazu zählen vor allem Abschreibungen (AfA) auf die Immobilie, die laufenden Nebenkosten sowie die Zinsen für ein Immobiliendarlehen. Wichtig: Tilgungsleistungen sind steuerlich nicht absetzbar, nur die Zinsen zählen.

Auch Herstellungskosten, etwa bei einem Anbau, oder Renovierungskosten, wie ein neuer Boden oder frische Wandanstriche, können anteilig auf das Arbeitszimmer umgelegt werden, vorausgesetzt, die Aufteilung erfolgt exakt nach dem Verhältnis der Wohnfläche.

Ein kritischer Punkt lauert beim späteren Verkauf der Immobilie: Wenn das Arbeitszimmer in den Jahren zuvor steuerlich geltend gemacht wurde, kann dies zu einem steuerpflichtigen Veräußerungsgewinn führen. Daher solltest du die steuerlichen Auswirkungen gut abwägen und im Zweifel steuerlichen Rat einholen.

Entscheidend ist immer die korrekte Aufteilung der Gesamtfläche, denn nur so lässt sich der berücksichtigungsfähige Anteil für das Arbeitszimmer rechnerisch sauber ermitteln und in der Steuererklärung korrekt angeben.

 

Ehepaare und gemeinsam genutzte Arbeitszimmer

Wenn du und dein Partner oder deine Partnerin euch ein Arbeitszimmer teilt, wird es steuerlich komplizierter. Eine Doppelnutzung ist nur dann unproblematisch, wenn sich die berufliche Nutzung klar abgrenzen lässt. Andernfalls kann das Finanzamt die steuerliche Anerkennung verweigern.

Die Kosten müssen nach tatsächlichem Nutzungsanteil aufgeteilt werden, etwa 50/50, wenn beide das Zimmer gleich häufig nutzen. Besser noch: Zwei getrennte Arbeitszimmer, falls räumlich möglich, lassen sich jeweils separat und vollständig steuerlich geltend machen.

Gemeinsam genutzte Ausstattung wie Drucker, Regale oder WLAN kann anteilig aufgeteilt werden, wenn beide diese im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit benötigen. Wichtig ist, dass jede berufliche Nutzung nachvollziehbar dokumentiert ist, zum Beispiel Unterrichtsvorbereitung bei der einen Person und selbstständige Tätigkeit bei der anderen.

Nur mit klarer Trennung und sauberer Dokumentation könnt ihr euer Homeoffice steuerlich absetzen, ohne dabei Konflikte mit dem Finanzamt zu riskieren.

 

Fehler vermeiden – typische Stolperfallen beim Kostenabzug

Bei der steuerlichen Geltendmachung des Arbeitszimmers passieren häufig formale Fehler, die dazu führen, dass das Finanzamt die Absetzbarkeit komplett ablehnt. Besonders kritisch: Räume mit gemischter Nutzung, etwa ein Arbeits- und Gästezimmer werden nicht anerkannt, selbst wenn sie überwiegend beruflich genutzt werden.

Ein häufiger Stolperstein ist der fehlende Nachweis: Ohne Grundriss, Fotos oder eine schriftliche Aufstellung zur Nutzung kann das Finanzamt die berufliche Nutzung infrage stellen. Auch bei der Berechnung der anteiligen Kosten schleichen sich oft Fehler ein, zum Beispiel bei der Quadratmeterangabe oder der korrekten Aufschlüsselung der Nebenkosten.

Ein weiteres Problem: Arbeitsmittel wie Laptop, Bildschirm oder Schreibtisch werden häufig vergessen, obwohl du sie zusätzlich zum Raum separat absetzen kannst. Wer solche Posten nicht aufführt, verschenkt bares Geld.

Du musst dich entscheiden Homeoffice Pauschale oder Arbeitszimmer. Eine doppelte Geltendmachung beider Varianten für denselben Zeitraum ist steuerlich ausgeschlossen und wird vom Finanzamt abgelehnt.

 

So gehst du bei der Steuererklärung richtig vor

Damit dein Arbeitszimmer steuerlich anerkannt wird, ist die korrekte Angabe in der Steuererklärung entscheidend. Als Arbeitnehmer trägst du die Kosten in der Anlage N unter den Werbungskosten ein. Selbstständige oder Freiberufler nutzen hingegen die Anlage S oder G für die Betriebsausgaben.

Bewahre Belege wie Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen, Rechnungen und aussagekräftige Fotos der Einrichtung sorgfältig auf.

Falls du in deinem Eigenheim arbeitest und dein Arbeitszimmer an dich selbst „vermietest“, kann zusätzlich die Anlage V (Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung) erforderlich sein, insbesondere, wenn du auf ein steuerlich sauberes Modell der Raumkostenverrechnung setzt.

Das Finanzamt darf Einzelnachweise verlangen, etwa Raumskizzen oder Aufstellungen zur Nutzung. Nur wenn du die Anforderungen sauber erfüllst, wird die Arbeitszimmerpauschale oder der individuelle Kostenabzug anerkannt.

 

So holst du das Maximum beim Arbeitszimmerabzug heraus

Bevor du deine Steuererklärung einreichst, solltest du sorgfältig prüfen, ob dein Arbeitszimmer wirklich alle Anforderungen des Finanzamts erfüllt. Entscheidend ist, dass es sich um einen abgetrennten Raum handelt, der fast ausschließlich beruflich genutzt wird und den Mittelpunkt deiner Tätigkeit bildet. Nur dann stehen die Chancen gut, dass du dein Homeoffice von der Steuer absetzen kannst.

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, eröffnet sich ein breiter steuerlicher Gestaltungsspielraum: Du kannst Miet- und Finanzierungskosten, Nebenkosten, Ausstattung sowie beruflich genutzte Hard- und Software steuerlich geltend machen. Damit du das volle Potenzial ausschöpfst, ist eine korrekte Berechnung des Absetzen des Arbeitszimmers essenziell, inklusive exakter Flächenaufteilung und sauberer Belegführung.

Bist du dir unsicher, ob dein Homeoffice als steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer durchgeht? Dann hol dir fachlichen Rat, denn nur mit einer klaren Bewertung kannst du unnötige Rückfragen oder Konflikte mit dem Finanzamt vermeiden und alle Vorteile nutzen, die dir zustehen.