Ein Geschäftsessen ist weit mehr als ein gemeinsames Mahl, es ist ein gezieltes Instrument zur Pflege von Geschäftsbeziehungen und zur Festigung von Kooperationen. Damit die Kosten steuerlich berücksichtigt werden können, muss jedoch eindeutig feststehen, dass die Bewirtung betrieblich veranlasst ist. Genau diese Abgrenzung zwischen privatem und geschäftlichem Anlass ist der zentrale Prüfpunkt des Finanzamts und entscheidet über die steuerliche Anerkennung der Aufwendungen.
Der Gesetzgeber verfolgt dabei ein klares Ziel: die Nachvollziehbarkeit betrieblicher Ausgaben. Das steuerliche Absetzen des Bewirtungsbeleg spielt hierbei eine entscheidende Rolle, er ist der Nachweis, dass das Essen einem konkreten geschäftlichen Zweck diente. Ort, Anlass, Teilnehmer und Höhe der Kosten müssen lückenlos festgehalten werden, damit der betriebliche Zusammenhang zweifelsfrei erkennbar bleibt. Nur 70 Prozent der angemessenen Bewirtungskosten dürfen als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Wer hier nachlässig ist, riskiert die vollständige Streichung der Kosten, oft wegen vermeidbarer Formfehler. Häufig scheitert die steuerliche Anerkennung an unvollständigen Angaben oder fehlenden Belegen, obwohl der Anlass tatsächlich geschäftlich war.
Besonders kritisch wird es, wenn private und berufliche Motive vermischt werden. Ein Abendessen mit Freunden, das als Kundentreffen ausgegeben wird, kann steuerlich schnell zum Bumerang werden. Deshalb ist eine präzise Trennung unverzichtbar.
Definition und steuerliche Grundlagen der Bewirtung
Die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten stützt sich auf § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG sowie die dazugehörigen BMF-Schreiben, die die Anforderungen im Detail regeln. Sie bilden die Grundlage dafür, wann und in welchem Umfang Aufwendungen für Essen und Getränke steuerlich abziehbar sind. Dabei versteht das Steuerrecht unter einer Bewirtung jede Form der Verpflegung von Personen, die im Rahmen einer betrieblichen Tätigkeit erfolgt, also die Aufnahme von Speisen, Getränken und ergänzenden Leistungen zu geschäftlichen Zwecken.
Von zentraler Bedeutung ist die Abgrenzung zu rein repräsentativen oder privaten Anlässen. Nur wenn ein klarer betrieblicher Zusammenhang vorliegt, kann der Aufwand als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Ein solcher Anlass der Bewirtung liegt beispielsweise bei einem Kundengespräch, einer Vertragsverhandlung oder einem Treffen mit Geschäftspartnern vor. In diesen Fällen besteht ein konkreter wirtschaftlicher oder beruflicher Zweck, der die Bewirtung steuerlich relevant macht. Fehlt diese Veranlassung, wird der Abzug regelmäßig versagt.
Auch das Absetzen eines Geschäftsessen mit Arbeitnehmern ist möglich, sofern ein direkter Bezug zur betrieblichen Tätigkeit besteht. Das gilt beispielsweise, wenn ein Angestellter im Auftrag seines Unternehmens Geschäftspartner bewirtet oder an geschäftlichen Terminen teilnimmt, deren Kosten der Arbeitgeber trägt. Entscheidend ist dabei, dass die Bewirtung nicht dem privaten Genuss dient, sondern in einem nachvollziehbaren wirtschaftlichen Kontext steht.
Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg
Der Bewirtungsbeleg ist das zentrale Dokument, das dem Finanzamt belegt, dass eine geschäftlich veranlasste Bewirtung tatsächlich stattgefunden hat. Ohne diesen Nachweis können selbst berechtigte Aufwendungen nicht anerkannt werden. Deshalb ist es entscheidend, dass der Beleg alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben vollständig enthält und korrekt ausgefüllt wird. Die steuerliche Anerkennung hängt unmittelbar von der Qualität und Vollständigkeit dieses Nachweises ab.
- Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens
- Datum und Ort der Bewirtung
- Namen der bewirteten Personen
- Genauer Anlass des Treffens
- Rechnungsbetrag
- Ausgewiesener Mehrwertsteuerbetrag
Hinweis
Besonders wichtig ist der geschäftliche Zweck der Bewirtung: Dieser muss handschriftlich auf der Rückseite des Belegs oder innerhalb eines digitalen Dokuments ergänzt werden. Diese Angabe dient der klaren Zuordnung der Bewirtung zu einer betrieblichen Aktivität und ist damit unverzichtbar für die steuerliche Abzugsfähigkeit.
Im digitalen Zeitalter akzeptiert die Finanzverwaltung auch elektronische Rechnungen, sofern sie unveränderbar archiviert werden. Das bedeutet, dass das Dokument in einem Format gespeichert sein muss, das nachträgliche Manipulationen ausschließt. Unvollständige oder fehlerhafte Angaben führen regelmäßig zur Nichtanerkennung der Steuer für die Bewirtungskosten und können im schlimmsten Fall dazu führen, dass die gesamte Ausgabe gestrichen wird. Für tiefergehende Einblicke dazu empfiehlt sich der ergänzende Blogbeitrag der DHW über nicht abzugsfähige Bewirtungskosten.
🍽️ Bewirtungsnachweis auf einen Blick
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
- ✅ Vereinfachte Anforderungen: Name & Anschrift des Unternehmers, Datum, Leistung, Bruttobetrag & USt-Satz
- 📄 Keine Steuernummer oder Rechnungsnummer nötig
- 🍴 Typische Fälle: Restaurant, Café, Schnellimbiss
- 💻 Elektronische Bons gültig, wenn alle Pflichtangaben enthalten sind
- ✍️ Pflicht: Anlass & Teilnehmer handschriftlich ergänzen
- 💡 Tipp: Direkt nach dem Essen ergänzen, um nichts zu vergessen
Rechnung über 250 €
- 📑 Erhöhte Anforderungen: vollständige Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt
- 💾 Elektronische Speicherung GoBD-konform erforderlich
- ✍️ Ergänzung um Anlass, Teilnehmer & Unterschrift
- 🧾 Beispiel: „Geschäftsessen mit Herrn Müller, Liefervertrag Q3/2025“
- ⚠️ Ohne vollständigen Nachweis keine steuerliche Anerkennung
- 🏢 Rechnung muss auf den Unternehmer ausgestellt sein
Höhe und Angemessenheit der Bewirtungskosten
Die steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten hängt nicht nur von der formalen Dokumentation, sondern auch von der wirtschaftlichen Angemessenheit der Aufwendungen ab. Grundsätzlich dürfen nur 70 Prozent der angemessenen, betrieblich veranlassten Kosten als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Die restlichen 30 Prozent gelten als nicht abzugsfähige Repräsentationsausgabe und sollen verhindern, dass übermäßige Ausgaben auf Kosten der Allgemeinheit geltend gemacht werden.
Die Beurteilung der Angemessenheit erfolgt immer im Einzelfall. Dabei orientiert sich das Finanzamt an der Branche, der Unternehmensgröße, dem konkreten Geschäftsanlass und der wirtschaftlichen Bedeutung des Termins. So kann ein mehrgängiges Menü in einem hochwertigen Restaurant bei einer wichtigen Vertragsverhandlung durchaus angemessen sein, während dieselben Kosten bei einem alltäglichen Meeting als überzogen gelten würden. Unternehmer sollten daher realistisch einschätzen, welche Ausgaben dem Verhältnis zur Geschäftstätigkeit entsprechen, wenn sie ein Geschäftsessen steuerlich absetzen möchten.
Der nicht abzugsfähige Anteil von 30 Prozent soll einen fairen Ausgleich schaffen und Missbrauch vorbeugen. Er spiegelt den repräsentativen Charakter wider, der bei nahezu jedem Geschäftsessen mitschwingt. Wichtig ist, dass Unternehmer ihre Bewirtungskosten kritisch prüfen und dokumentieren, warum die jeweilige Ausgabe als angemessen zu betrachten ist.
👥 Angemessenheit der eingeladenen Personen
- ✅ Nur Personen mit geschäftlichem Bezug dürfen eingeladen werden
- 👔 Beispiele: Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner, externe Dienstleister
- 🚫 Ehepartner oder Freunde ohne geschäftliche Funktion dürfen nicht auf der Rechnung stehen
- 🏢 Bei Mitarbeiterbewirtung gelten eigene Regeln (z. B. 100 % Betriebsausgaben)
- 🔍 Finanzämter prüfen, ob Anlass & Teilnehmer zueinander passen
💰 Angemessenheit der Kosten
- 📊 Maßstab: Übliches Preisniveau in Region & Situation
- 🍽️ Sternerestaurants nur bei entsprechendem Anlass (z. B. Vertragsabschluss)
- 📉 Vergleich mit branchenüblichen Kosten
- ⚠️ Übermäßige Ausgaben können den Abzug gefährden
- 💡 Orientierung: 30–80 € pro Person gelten meist als unproblematisch
📘 Ergänzende Themen
- 🤝 Bewirtung von Gesellschaftern untereinander: Nur anerkannt, wenn geschäftlicher Anlass klar nachgewiesen ist.
- 📆 Geschäftsessen absetzen – wie oft? Keine gesetzliche Begrenzung, aber jede Bewirtung muss plausibel & geschäftlich begründet sein.
Trinkgelder und Nebenkosten beim Geschäftsessen
Trinkgelder gehören zu den häufig übersehenen, aber steuerlich relevanten Posten bei der Bewirtung. Sie sind grundsätzlich abzugsfähig, sofern sie in direktem Zusammenhang mit der geschäftlichen Bewirtung stehen und demnach eine betriebliche Veranlassung vorliegt. Um ein Trinkgeld absetzen zu können, verlangt das Finanzamt allerdings einen klaren Nachweis. Dieser erfolgt in der Regel durch einen handschriftlichen Zusatz auf dem Bewirtungsbeleg, etwa „Trinkgeld 10 € – bezahlt am 12.06.2025“. Ohne diese ergänzende Angabe wird das Trinkgeld steuerlich nicht anerkannt, selbst wenn die Bewirtung selbst ordnungsgemäß dokumentiert wurde.
Bei Kartenzahlungen wird das Trinkgeld häufig direkt im Rechnungsbetrag enthalten. In diesem Fall ist eine gesonderte handschriftliche Notiz trotzdem empfehlenswert, da sie die betriebliche Zuordnung erleichtert und spätere Rückfragen durch das Finanzamt verhindert. Eine fehlende Dokumentation kann schnell dazu führen, dass das Trinkgeld als private Zuwendung eingestuft und steuerlich gestrichen wird. Neben Trinkgeldern fallen häufig weitere Nebenkosten an, die im Rahmen eines Geschäftsessens entstehen können, etwa Garderobengebühren, Servicezuschläge oder Parkkosten. Diese sind steuerlich abzugsfähig, wenn sie unmittelbar zur Bewirtung gehören und damit in sachlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsanlass stehen. Kosten, die unabhängig vom eigentlichen Essen anfallen, etwa separate Transport- oder Unterbringungskosten, sind hingegen nicht als Bewirtungskosten anzuerkennen.
Hinweis
Interessant: Ein spezieller Fall ergibt sich bei Hotelbewirtungen. Hier müssen die Kosten für Speisen und Getränke klar von den Übernachtungskosten getrennt gebucht werden, da nur der Bewirtungsanteil steuerlich relevant ist.
Aufbewahrung und Nachweispflichten
Bewirtungsbelege sind nicht nur einfache Rechnungen, sondern steuerlich relevante Dokumente, die einen zentralen Bestandteil der Buchhaltung darstellen. Gemäß § 147 Abgabenordnung (AO) müssen sie mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Pflicht gilt für alle Unternehmer und Selbstständigen, unabhängig davon, ob sie Belege in Papierform oder digital führen. Wer ein Essen von der Steuer absetzen möchte, muss also sicherstellen, dass die Unterlagen während dieser Frist jederzeit vorzeigbar und vollständig lesbar sind.
Die elektronische Archivierung ist ausdrücklich zulässig, sofern die Dokumente revisionssicher gespeichert werden. Das bedeutet, dass sie nachträglich nicht mehr verändert oder gelöscht werden dürfen. Eine einfache Ablage auf dem Computer reicht dafür nicht aus. Vielmehr muss ein Archivierungssystem verwendet werden, dass Manipulationen ausschließt und die lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet. Besonders empfehlenswert ist es, Originalbelege mit handschriftlichen Ergänzungen zu versehen, diese einzuscannen und digital zu archivieren. So bleibt der Nachweis auch bei Papierverlust erhalten.
In der Praxis zeigt sich, das Bewirtungskosten bei Betriebsprüfungen besonders häufig kontrolliert werden. Prüfer achten dabei nicht nur auf korrekte Beträge, sondern vor allem auf formale Anforderungen und vollständige Angaben. Fehlende Belege oder unvollständige Informationen führen in der Regel zur kompletten Streichung der betreffenden Ausgaben.
Das Wichtigste in Kürze
Wer ein Geschäftsessen von der Steuer absetzen möchte, sollte die steuerlichen Spielregeln genau kennen. Entscheidend ist, dass die Bewirtung eindeutig betrieblich veranlasst ist und durch vollständige Belege nachgewiesen werden kann. Nur dann erkennt das Finanzamt die Aufwendungen als Betriebsausgaben an.
Von den entstandenen Bewirtungskosten sind lediglich 70 Prozent steuerlich abzugsfähig. Diese Grenze soll sicherstellen, dass private Anteile oder übermäßige Repräsentationsausgaben nicht auf das Unternehmen abgewälzt werden. Die restlichen 30 Prozent gelten als nicht abzugsfähige Aufwendungen. Damit die 70 Prozent geltend gemacht werden können, muss der Beleg alle Pflichtangaben enthalten.
Auch Trinkgelder können berücksichtigt werden, sofern sie ordnungsgemäß dokumentiert sind. Damit wird klar, dass auch kleinere Aufwendungen erfasst und steuerlich geltend gemacht werden dürfen, solange sie in direktem Zusammenhang mit der Bewirtung stehen.
Die Digitalisierung spielt dabei eine immer größere Rolle. Wer seine Belege frühzeitig scannt, digital archiviert und systematisch indexiert, spart Zeit und erfüllt gleichzeitig die Anforderungen der GoBD. So bleibt der Nachweis langfristig sicher und jederzeit abrufbar, ein wesentlicher Vorteil, wenn man ein Arbeitsessen steuerlich absetzen und dabei auf Nummer sicher gehen möchte. Eine sorgfältige, transparente und nachvollziehbare Dokumentation ist damit der Schlüssel zu einer erfolgreichen steuerlichen Anerkennung von Bewirtungskosten.
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Mein Name ist Christian Deák, Steuerberater und
Geschäftsführer der DHW Steuerberatung. Gemeinsam mit meinem Team
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