Lieferungen ins Drittland

Lieferungen in die USA, Schweiz und co

Wir werden oft gefragt, wann eine Ausfuhrlieferung tatsächlich umsatzsteuerfrei ist.

Sobald Waren z.B. über den eigenen Webshop oder elektronische Marktplätze verkauft werden, unterliegen diese vom Grundsatz her zuerst der Umsatzsteuer.

Unter gewissen Umständen kann eine Lieferung aber umsatzsteuerfrei sein.
Man sagt dann diese ist umsatzsteuerbar, aber umsatzsteuerfrei.
(Systematik der Umsatzsteuer)

Eine Lieferung kann dann umsatzsteuerfrei sein wenn Sie zu den so genannten „Ausfuhrlieferungen“ gehört. Wir wollen in den folgenden Zeilen nun auf die wichtigsten Voraussetzungen eingehen.

Die Ausfuhrlieferung

Das Steuerrecht spricht vom sog. „Drittland“. Die Definition hierfür ist einfach: das sind alle Länder, die nicht zur EU gehören.
Hier einmal die Wichtigsten im Überblick:
– Schweiz und USA
– Aber es gelten auch Helgoland, an Dora, Gibraltar,
und der Vatikan als Drittland.

Wichtig:
nach erfolgtem Brexit gehört wahrscheinlich auch
Großbritannien zu diesen Staaten!

Sobald nun in das Drittland eine Lieferung gelangt,
ist sie vom Grundsatz her steuerbar aber umsatzsteuerfrei!
Hierbei ist es uninteressant, ob der Leistungsempfänger ein
Unternehmer oder eine Privatperson ist!
(Innerhalb der EU wird hier bei „innergemeinschaftlichen Lieferungen
unterschieden! Nicht bei der Ausfuhrlieferung)


Welche Voraussetzungen
gelten hier: 

Grundsätzlich sollte man sich merken, dass sobald man einen Umsatz steuerfrei stellt, gelten grundsätzlich umfassende Nachweispflichten. Kann man anhand von Belegen und Aufzeichnung nämlich nicht beweisen, dass eine Lieferung auch wirklich (tatsächlich) in das „Drittland“ gelangt ist, wird die reguläre Umsatzsteuer fällig!

  • Das Finanzamt erwartet hier folgende Nachweise:
    Belegnachweis und Buchnachweis


Der Belegnachweis:

Der Beleg für eine Ausfuhr ist der wichtigste Beweis für eine Ausfuhrlieferung.
Hier handelt es sich normalerweise um ein Dokument, dass in verschiedenen Formen vorliegen kann:

Zum Beispiel kann ein Logistikdienstleister das elektronische Ausfuhrverfahren des Zolls „Atlas“ abwickeln.

Atlas Ausgangsnachweis: 

Hier gibt es eine Faustregel:
sobald der Warenwert über 1000 € oder das Gewicht über 1000 kg liegt, ist das Atlas – Verfahren verpflichtend.
In diesen Fällen ist die Beweisführung auch einfach:
man erhält von dem Logistikdienstleister einen Ausgangsvermerk.
Hier ist es wichtig, dass man keinen „vorläufigen Ausgangsvermerk“ erhält, sondern einen endgültigen!

Hier findet ihr ein Muster: (Seite 5)
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2015-01-23-umsatzsteuerbefreiung-ausfuhrlieferungen-anerkennung-der-ausgangsvermerke-im-IT-Verfahren-ATLAS-ausfuhrnachweis-umsatzsteuerzwecke.pdf?__blob=publicationFile&v=1

Wichtig ist die MRN Nummer, da diese über die Website der EU Kommission eindeutig nach verfolgt werden kann.


Kein Atlas,
andere Ausgangsvermerke:

Da die Wertgrenze (1000 €) und Gewichtsgrenze 1000 kg)
oftmals nicht überschritten wird, kommt Atlas seltener zum Einsatz.
Alternativ kann folgendes Medium herangezogen werden:

Der Frachtbrief oder der Einlieferungsschein

Hier ist es elementar wichtig, dass die Belege vollständig und richtig ausgefüllt sind. Sobald sich das Zielland nicht ergibt, kann dies natürlich nicht mehr als Beweis für eine Ausfuhrlieferung herangezogen werden.
Alternativ hierzu kann natürlich der Logistiker einen eigenen Beleg ausstellen.
Dieser braucht aber folgende Angaben:

  • Name und Anschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmens sowie das Ausstellungsdatum
  • Name und Anschrift des liefern den Unternehmers und des Auftraggebers der Versendung
  • Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) des ausgeführten Gegenstands
  • Ort und Tag der Ausfuhr oder den Ort und den Tag der Versendung des ausgeführten Gegenstands in das Drittlandsgebiet
  • Empfänger des ausgeführten Gegenstands und Bestimmungsort im Drittlandsgebiet
  • Versicherung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers darüber, dass alle Angaben in Beleg auf der Grundlage von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind
  • Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmens


Der Buchnachweis

Zusätzlich zum Belegnachweis ist der Buchnachweis zu führen.
Hierbei sind verpflichtend folgende Informationen schriftlich fest zu halten.

 

  • Name und Anschrift des Abnehmers oder Auftraggebers
  • Menge des Gegenstands der Lieferung sowie die handelsübliche Bezeichnung
  • Tag der Lieferung
  • Das Entgelt
  • Tag der Ausführung
  • Eventuell die MRN Nummer

Normalerweise müssen diese Information nicht zusätzlich schriftlich festgehalten werden. Diese ergeben sich im Normalfall aus dem Ausfuhrbeleg und der Rechnung. Aus diesem Grund kann empfohlen werden auch für Privatpersonen,
an die eine Ausfuhrlieferung geschickt werden soll, eine Rechnung auszustellen.

 

Nachprüfbarkeit:

Die beiden beschriebenen Nachweise müssen grundsätzlich für einen sachverständigen, aber außenstehenden Dritten leicht nachprüfbar sein.
Deshalb sollten diese Nachweise zusammen abgelegt werden.

„Leicht und eindeutig“ nachprüfbar bedeutet, dass die Ausfuhrbelege und Rechnungen mit einer Registrierungsnummer verzahnt werden sollten, damit man später eine klare Zuordnung treffen kann. Natürlich sind auch andere Methoden denkbar.

Der Bundesfinanzhof hat mit einem Urteil aus 2015 bestätigt, dass die Nachweise ausschließlich in Form von Belegen und Aufzeichnungen zu erbringen sind. Zeugenaussagen etc. reichen nicht aus


Betriebsprüfung und
Umsatzsteuersonderprüfung:

Wie oben beschrieben, geht es hier um eine Freistellung der Umsatzsteuer. Überall dort, wo Steuern freigestellt werden, schauen Prüfer genauer hin!
Ein schnelleres Mehrergebnis kann kaum erzielt werden, daher ist hier Vorsicht geboten. Bislang war daher ein Schwerpunkt stets den Buch- und Belegnachweise für Ausfuhrlieferung zu prüfen.

Sobald ein Prüfer feststellt, dass Flüchtigkeitsfehler vorliegen oder von der Systematik her falsch abgelegt wurde, wird eine Prüfung oft zeitlich ausgedehnt!

Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung die zwischen ein bis zwölf Monaten dauert, kann sich dann schnell auf die zurückliegenden vier Jahre ausdehnen.

Beispiel:

  • Jahresumsatz 500.000 €,
  • darin enthalten Lieferung in das Drittland in Höhe von 100.000 €.
  • Im Rahmen der Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist das erste Quartal des Jahres betroffen, die Einlieferungsscheine wurden nicht fest abgelegt. Der Prüfer ist hier unzufrieden und dehnt die Prüfung auf vier Kalenderjahre aus

Der Prüfer stellt nun fest, dass alle vier Jahre gleich schlecht sortiert sind und die Umsatzsteuerfreistellungen werden rückwirkend gekippt!

Nun ergeben sich folgende Nachzahlungen:

15.966,39 € pro Jahr, in Summe für vier Jahre 63.865,55 €

Zudem werden die nachzuzahlenden Umsatzsteuern mit 6 % pro Kalenderjahr verzinst! Es kommen demnach noch circa 5.600 € Zinsen hinzu.

Insgesamt hat die mangelnde Dokumentation dem nach 69.465,55 € gekostet!
Bei steigendem Umsatz und steigenden Ausfuhrlieferungen wird das Risiko hier noch größer!

Meiner Meinung nach gehört die Umsatzsteuer Sonderprüfung zu den gefährlichsten Steuerprüfungen. Die Umsatzsteuer ist die wichtigste Einnahmequelle des Staates, daher wird hier Wert auf gesetzeskonforme Behandlung gelegt.


Was kann man tun:

Da der europäische Gerichtshofs und der Bundesfinanzhof entschieden haben, dass die oben beschriebenen Buch- und Belegnachweise keine materiel-lrechtlichen Voraussetzungen für die Steuerbefreiung von Ausfuhrlieferung sind, bedeutet das, dass die Nachweise grundsätzlich zu  führen sind.

Fehlt nur einer der Nachweise oder ist fehlerhaft, führt dies nicht zwangsläufig zu einer nachträglichen Steuerzahlung, wenn anhand von „objektiven Beweisen“ nachgewiesen werden kann dass die Ware ins Drittland gelangt ist.

Dies sollte im Einzelfall mit dem Steuerberater besprochen werden, da es nicht genau definiert ist was eine „objektive Beweislage“ ist. Hier ist der Einzelfall entscheidend.

In diesen Fällen sollte der Weg des Einspruchsverfahrens und zudem die Aussetzung der Vollziehung (AdV) für die nach zu zahlenden Steuern und Zinsen eingelegt werden. Wichtig hierbei: wenn das Einspruchsverfahren nicht gewonnen wird, wird der geschuldete Betrag zusätzlich mit 0,5 % pro Monat verzinst.


Fazit:

Der Beruf des Onlinehändlers ist sicher einer der attraktivsten „neumodischen“ Berufe. Schnelle und gute Skalierbarkeit, sowie örtliche Flexibilität zeichnen den Beruf aus und machen ihn äußerst attraktiv.

Man sollte sich nicht von steuerlichen Risiken abhalten lassen, jedoch sollte man die gesparten Kosten für Miete, Personal etc. dahingehend investieren, sich gut beraten zu lassen. Wie oben gezeigt, kann dies ansonsten sehr schnell sehr teuer werden.

Bei Rückfragen hierzu können Sie uns natürlich gerne
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Digitales Steuerbüro – Was ist das genau?

Wir werden oft gefragt, was genau der „Unterschied“
zwischen einer digitalen
und einer analogen Steuerberatungsgesellschaft ist.

Kurz und knapp:
Es gibt keinen Unterschied, nur eine Erweiterung!

Weiter unten im Artikel finden Sie auch
ausgesucht Videos über das Thema und einen virtuellen Rundgang

Wir haben die
– gleichen Berufsträger,
– gleichen Pflichten
– und ebenso wie die analogen Steuerberater bieten wir
feste Ansprechpartner und eine Niederlassung,
die man stets gerne besuchen kann!

Was uns unterscheidet?
Wir arbeiten seit Jahren mit digitalen Mandaten und haben uns deshalb auf diese spezialisiert.

Warum haben wir uns spezialisiert?
Wir haben eine Zeitlang sowohl analoge als auch digitale Mandate aufgenommen.
Schnell ist uns jedoch bewußt geworden, dass wir uns entscheiden müssen, denn:
digitale Mandate haben andere Ansprüche und
andere fachliche Herausforderungen, als die gewohnten analogen Mandate.

Unterschiede bei analogen und digitalen Mandanten?
Das analoge Mandat:
Das klassische analoge Mandat ist es gewohnt
– einmal im Monat mit einem Pendelordner zum Steuerberater zu kommen,
– einmal im Jahr zum Abschlusstermin zum Steuerberater zu gehen,
– seine Auswertungen wie Buchhaltungen, Löhne und Abschlüsse in Papier zu erhalten,
– steuerlich bereits lange eingespielt zu sein
(sowohl auf Mandatsseite als auch auf Steuerberaterseite).

Das digitale Mandat hingegen
– benutzt in seinem Alltag eigene Tools
(Lexoffice, FastBill, Sevdesk, Taxdoo, Payjoe, Unternehmen Online usw.)
– organisiert sich und sein Umfeld mit Emails (rein digital)
– muss durch Ticketsysteme organisiert werden, da es keine papierhaften „Memos“ gibt
– nutzt Messengersysteme
– ist es gewohnt im Internet schnell an Antworten und Benachrichtigungen zu kommen und fordert dies indirekt auch bei seinen Dienstleistern ein (Erwartungshaltung beachten)
– hat oftmals grenzübergreifende, fachliche Besonderheiten
(Reverse Charge, Lieferschwellen, MOSS Verfahren usw.)
– geht selten bis NIE zum Steuerberater (weder monatlich für die Buchhaltung noch für den Jahresabschluss)
– nutzt gerne Videobesprechungen von überall auf der Welt aus
– übermittelt seine komplette Buchhaltung rein digital
– automatisiert seine Buchhaltung weitestgehend (z.B. Onlinehändler)
– wickelt seine Lohnbuchhaltung online ab
– unterzeichnet seine Jahresabschlüsse online (z.B. Per Handyapp),
– ist es gewohnt zu „duzen“
– und möchten unterjährig schon wissen, wie sie steuerlich „stehen“.

Man sieht daher schnell:
Die Ansprüche der digitalen Mandate ist daher deutlich höher, als bei den rein analogen Mandaten.
Durch die zusätzliche digitale Organisation entstehen beim Steuerberater auch zusätzlich Grundkosten
(Ticketsysteme, digitale Organisationssysteme, höhere Datevkosten, höhere technische Anforderungen an sein Personal, mehr Fortbildungen für die fachlichen Besonderheiten).

Um den Anforderungen der digitalen Mandate gerecht zu werden,
haben wir uns auf eben diese spezialisiert.

 

Welche Herausforderungen wir hierbei zu bewältigen haben:
Welche Erwartungshaltung darf man haben: (8:59)

 

Unterjährige Steuernachzahlungen vermeiden: (2:59)
Bei uns ist nun möglich, bereits unterjährig eine Art „unterjährige Stromablesung“ für seine noch zu leistende Steuerlast erledigen zu lassen. Somit hat man eine Grundlage seine Liquidität im Vorfeld planen zu können.

Hierfür kann jeder Mandant einen Auftrag bei uns erteilen, welcher im Stundenlohn bei uns abgerechnet wird. Erfahrungen haben gezeigt, dass dies meist in Summe für 150 € netto zu ermöglichen ist.

 

Digitale Unterzeichnung von Steuererklärungen: (4:17)

 

Online Händler sind bei uns willkommen! (1:52)

 

Der digitale Pendelordner und die digitale Unterschrift: (1:59)
Smart Login (Handy App). Modernes Verifikationsmedium

 

Mit welchen Schnittstellen wir arbeiten: (2:55)

 

Was sagen Kunden über eine digitale Steuerberatung:
Mir geht es in dem Punkt einfach um Transparenz.
Bislang ist es vielen Mandanten unbekannt, dass man rein digital und ortsunabhängig miteinander arbeiten kann.
Vom Handwerker bis zur Konzernstruktur mit 200 Angestellten; jedes Mandat bekommt trotzdem persönliche Betreuung.

 

Trivari Mediengruppe (2:14)

Paperless GmbH (2:04)

Komplettes Interview mit dem Digital Speaker Thorsten Jekel (49:11)

 

Um unsere Mandanten an alles geschäftlichen Beziehungen partizipieren zu lassen, welche die DHW mit der Zeit eingegangen ist, bieten wir einen kostenlosen Podcast an. (https://digitalfutter.podigee.io/)

 

Wir haben uns dazu entschlossen, auf die normalen „Kennenlern – Gespräche“ zu verzichten,
denn ob Sympathie gegenseitig gegeben ist, merkt man sehr schnell.
Wir behalten es uns vor ausnahmslos die Art von Mandanten anzunehmen, die mit unserem Team kompatibel sind. Hierdurch erreichen wir ein schnelleres Arbeiten auf beiden Seiten und ein stets ausgeglichenes Arbeitsklima.
Neumandatstermine inkl. eines kompletten Quickchecks sind bei uns kostenpflichtig, werden jedoch bei Mandatierung voll angerechnet
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Wir nutzen Neumandatsgespräche daher direkt für ein fachliches Quickcheck – Gespräch.
(Steuerliche Risiken, mögliche Schnittstelleneinrichtung; „Setup“,  sozialversicherungsrechtliche Risiken wie Familienversicherung, Nachzahlungsvermeidung von Steuern und Sozialversicherung, Lieferschwellenüberwachung, uvm.)

 

Besuchen Sie uns auch digital im virtuellen Rundgang:

 

 

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Steuern sparen: Krankenversicherungen im Voraus bezahlen

Ein ganz legaler „Trick“:
Private Krankenversicherungen im Voraus bezahlen.

Nutzen Sie „verpuffte“ Freibeträge und sparen Sie dadurch Steuern.
Wir betrachten hier die Selbstständigen!

 

 

Viele von uns kennen es:
Die private Krankenversicherung ist eine Ihrer höchsten Ausgaben. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, diese einmal kritisch dahingehend zu beleuchten, ob man hier von mehr als sonst steuerlich geltend machen kann.

 

 

Sobald Sie diese Beiträge aber nicht monatlich sondern
weit im Voraus an die Versicherung  entrichten
(bis zu 2,5 Jahre), kann sich dies positiv auf Ihre Steuerlast auswirken.
Dieser „Trick“ ist eine
– simple,
– völlig legale,
– und risikofreie Möglichkeit Gelder zu sparen.
In der derzeitigen Niedrigzinsphase definitiv eine Überlegung wert!

 

 

Wie klappt das?

Die Beiträge zur Krankenversicherung können oftmals nur anteilig als „Vorsorgeaufwendungen“ (Sonderausgaben) in Ihrer Einkommensteuererklärung abgesetzt werden.
Hier kommt es etwas auf den Vertrag an (nur die tatsächlichen Ausgaben für die Basisabsicherungen sind immer voll absetzbar). Die Beträge sind daher meist nur zu circa 85 % von der Steuer abziehbar…
Das bedeutet: die Zusatzleistungen (der Teil, den sie freiwillig über die Basis Absicherung hinaus bezahlen
wie z.B.: Beispiel Naturheilverfahren) bezahlen Sie also
komplett aus eigener Liquidität.

Wo ist nun der „Trick“

Voraussetzung für dieses Vorgehen ist, dass Sie über die notwendige Liquidität verfügen 1- bis 2,5 – Jahresbeiträge im Voraus zu bezahlen.
Sprechen Sie hierbei bitte auch mit Ihrer Versicherung,
denn oftmals wird Ihnen zusätzlich noch ein Rabatt eingeräumt!

Die nun im Voraus geleisteten Jahresbeiträge sind nun voll in dem Jahr abzugsfähig, in dem sie diese tatsächlich geleistet haben.

In den nächsten Jahren wird nun ein bislang ungenutzter Freibetrag erstmals wieder für Sie nutzbar.

Die so genannten „sonstige Vorsorgeaufwendungen“
(2800 € bei Selbstständigen) sind meistens durch die übrigen Versicherungen wie Haftpflicht, Unfall, Berufsunfähigkeit, sonstige Rentenversicherungen usw. ausgeschöpft.

Dieser Betrag – 2.800 €- verpufft also jedes Jahr.
Durch die Vorauszahlung werden diese Freibeträge wiederum für die normalerweise ungenutzten Haftpflicht-, Unfall-, Berufsunfähigkeitsversicherung usw. nutzbar: dadurch, dass diese Freibeträge nun nicht verpuffen, wirken sie sich steuerlich erstmals aus.

Zahle ich dadurch insgesamt mehr an Versicherungen? 
In Summe haben Sie für alle Jahre gleich hohe Beiträge bezahlt, jedoch insgesamt mehr abgesetzt, da die Freibeträge vorher verpufft waren.

 

 

Hierzu ein kleines
– vereinfachtes – Beispiel:

Wenn Sie die Beiträge für 2 Jahre im Vorfeld bezahlen, so werden die Freibeträge der „sonstigen Vorsorgeaufwendungen“ wieder nutzbar:

2 x 2.800 € = 5.600 €
Bei einem Steuersatz von 40 % sparen Sie als0 2.240 € an Steuern (bzw. dieser Steuervorteil würde normalerweise verpuffen).

 

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Längere Abgabefristen für Steuererklärungen!

Die Abgabefrist für Steuererklärungen ist
erst ab dem Kalenderjahr 2019 verlängert worden

Das „Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“ ist in Kraft getreten.
Aber: die Änderungen gelten erst für Steuererklärungen des Jahres 2018, 2019 usw..

 

Wie war es bisher:

Bislang galt für Steuerpflichtige, dass die Einkommensteuererklärungen zum 31. Mai des Folgejahres abzugeben waren.

Steuerpflichtige, die ihre Steuererklärungen durch einen Steuerberater an fertigen lassen, hatten bislang Zeit bis zum 31. Dezember des Folgejahres.

 

 

Was ändert sich nun:

Die Verlängerung zur Frist der Abgabe ist einer der wesentlichen Änderungen, die das Gesetz hervorbringt.
Entgegen aller Berichterstattungen greift diese Regelung aber erst ab Steuererklärungen des Jahres 2018.

 

Steuerpflichtige, ohne Berater, haben somit bis zum 31. Juli des Folgejahres Zeit ihre Einkommensteuererklärungen abzugeben.

Steuerpflichtige, die durch einen Steuerberater vertreten werden, haben nun Zeit bis zum 28. oder 29. Februar des übernächsten Jahres!

Wichtig ist, dass es früher die Möglichkeit gab, mit den Finanzbeamten zu reden und um einen Erlass von Verspätungszuschlägen zu bitten.
Ab dem 14. Monat der zu späten Abgabe, IST der Zuschlag nun zu zahlen, das Ermessen des Beamten gibt es nicht mehr!

Wo sind weitere Haken? Strafen?

Grundsätzlich sei gesagt, dass die verspätete Abgabe nun sehr teuer wird.
Zwar sind die Fristen etwas verlängert worden, dafür die Strafen umso höher: (§ 152 II AO)

Der Zuschlag wird festgesetzt, wenn Steuer Erklärungen nicht innerhalb von 14 Monaten nach Ablauf eines Besteuerungsjahres abgegeben wurden.
Hier ist es nur unerheblich, ob diese Erklärungen selbst oder durch einen Berater erstellt wurden.

Höhe:

Der Verspätungszuschlag wird sich dann auf
0,25 % der festgesetzten Steuer
mindestens 10 € / 25 € Euro
jeden angefangenen Monatder entstandenen Verspätung belaufen!

Die Höchstgrenze beläuft sich auf absolut 25.000 € und
prozentual maximal 10 % der festgesetzten Steuer.

Ein Beispiel hierzu:

Eine Umsatzsteuer Jahreserklärung wird zu spät eingereicht.
Die festgesetzte Umsatzsteuer beläuft sich auf 30.000 € und der Unternehmer hat stets pünktlich durch Umsatzsteuer- Voranmeldung in Summe 25.000 € gezahlt. Die Nachzahlung beläuft sich demnach auf 5.000 €.

Der Zuschlag darf 10 % der festgesetzten Steuer von 30.000 € nicht überschreiten, demnach 3.000 €.

Man sieht hier schnell, dass der Zuschlag sich nicht an der Nachzahlung orientiert
(das wären hier 10 % von 5000 € = 500 €) sondern
an der festgesetzten Steuer in Höhe von 30.000 €.

Ausnahmen?

Sobald eine Erklärung (um sie einfach fristgerecht abzugeben) lückenhaft eingereicht wurde, kommt es bei der Festsetzung des Verspätungszuschlages darauf an, ob die abgegebenen Informationen und Angaben ausreichen um ein ordnungsgemäßes Veranlagungsverfahren zu gewährleisten.

Verschulden:

Die verspätete Abgabe einer Steuererklärung and kann „entschuldigt werden“.

Nicht entschuldbar sind:
-Arbeitsüberlastung
-Personalmangel
-Urlaub oder Geschäftsreise
-vermehrte Belastung aufgrund von Außenprüfungen
-wiederholte nicht oder lediglich nicht fristgemäße Abgabe einer Steuererklärung

Krankheit:
Dies stellt eine Begründung da. Erkrankungen von Angehörigen jedoch regelmäßig nicht!

Ehegatten:
Die überwiegende Auffassung der Rechtsprechung besagt, dass auch gegen Eheleute ein einheitlicher Verspätungszuschlag festgesetzt werden kann. Zulässig wäre aber auch die Festsetzung des Zuschlags nur gegenüber einem einzelnen Egarten dies nicht im Ermessen des Sachbearbeiters.

Fazit:

Im Schnitt werden jedem Steuerpflichtigen zwei Monate mehr Zeit gegeben, aber die Strafen sind deutlich teurer geworden.
Es liegt also nah, sich früher mit der Anfertigung seiner Erklärungen auseinander zu setzen um unnötige Strafen zu vermeiden.

 

 

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Tantieme oder Ausschüttung: was ist besser

Liebe Leserinnen und Leser,

bei jedem GmbH Abschluss werden wir gefragt:
„Was ist günstiger: Soll ich den Gewinn ausschütten oder soll ich mein Gehalt anheben / mir eine Tantieme auszahlen“?

Hier gibt es stets die „eindeutige Antwort“:
es kommt drauf an…

Einen Quickcheck mit Excel erhalten Sie hier:
Gehalt_oder_Ausschüttung

Vorweg:
Wir betrachten hier AUSNAHMSLOS den sozialversicherungsbefreiten Geschäftsführer.
(Sozialversicherungspflichtige Geschäftsführer:
hier haben wir unten im Artikel einen kurzen Exkurs)

1. Steuerbelastung GmbH / Gesellschafter:
Die GmbH und der angestellte Geschäftsführer / die angestellten Geschäftsführer / die angestellte Geschäftsführerin sind zwei getrennte Personen und werden getrennt besteuert.
Auf der Seite der GmbH gibt es die Gewerbe- und Körperschaftsteuer
Auf der Seite des Gesellschafters die Einkommensteuer / Lohnsteuer.

So verwirrend es klingt, so einfach ist es jedoch, denn:
Die Summe der zu zahlenden Steuern sind interessant (Summe der Steuern auf der Seite der GmbH
und die Summe der Steuern der natürlichen Person = Geschäftsführer/in).

2. Tantieme:
Gehören zu den Einkünften aus Nichtselbständiger Tätigkeit und sind somit Einkünfte eines normalen Anstellungsverhältnisses = Lohnsteuerkarte. Das Besondere hierbei ist lediglich, dass man nach Ablauf eines Kalenderjahres noch beschließen kann (z.B. Anfang 2019), dass noch für das Kalenderjahr 2018 Löhne ausgezahlt werden sollen (Tantieme).

Folge:
a) GmbH:
Somit würden nachträglich noch Verbindlichkeiten in die GmbH im Jahr 2018 gebucht werden, welche das Jahresergebnis in gleicher Höhe mindern.
–> Somit würden Sie hier weniger Steuern zahlen.
b) Natürliche Person:
Die eingebuchten Verbindlichkeiten der GmbH sind auf der anderen Seite Einnahmen der privaten Person.
Somit würden Sie hier mehr Steuern bezahlen.

 

Die Frage ist nur:
was ist besser?

Zu hohe Geschäftsführergehälter sind oft Kritikpunkt in einer Betriebsprüfung (Steuerfalle, da die Betriebsausgaben nachträglich gestrichen werden können). Sollte man dann – pauschal gesagt – besser ausschütten?

Faustformel (keine steuerliche Beratung, aber meistens gilt es):
In den meisten Fällen lohnt es sich eher
– das Geschäftsführergehalt zu erhöhen
– oder Tantieme auszuzahlen.
Die Steuersummen auf beiden Seiten sind dann meistens geringer!

Wann lohnt sich
denn eher die Ausschüttung?

Hier gibt es nur zwei Konstellationen:

1. Wenn Sie Gewinne der GmbH thesaurieren wollen
(diese sollen in der GmbH belassen werden)

2. Wenn die GmbH in einer Stadt mit niedrigem Gewerbesteuerhebesatz liegt und der Gesellschafter der Reichensteuer unterliegt.
(Reichensteuer (Jahr 2016): bei Ledigen 254.447 € / bei Eheleuten 508.894 €).

Interpretation hiervon:

Wenn der Gewerbesteuerhebesatz gering ist, würde man weniger Steuern bei Betriebsausgaben (Gehältern) sparen. Dann geht die Tendenz eher in die Richtung den Gewinn auszuschütten, denn ob ausgeschüttet wird oder nicht; es ändert sich nicht die Bemessungsgrundlage für die GmbH – Besteuerung.

Ob das nun vorteilhafter ist, muss stets im Vergleich zu der zu zahlenden Einkommensteuer auf der Seite des Gesellschafters gesehen werden.

Ist seine persönliche Steuerlast höher (Einkommensteuer), dann sollte besser ausgeschüttet werden.
Sobald der Gesellschafter nun im Spitzensteuersatz / Reichensteuersatz angesiedelt ist, wird dies deutlicher; eine Ausschüttung ist dann in Summe vorteilhafter.

Ist seine persönliche Steuerlast niedriger (Einkommensteuer), dann sollte besser ein höheres Gehalt / Tantieme ausgezahlt werden.


Soweit die Theorie
nehmen wir nun ein Beispiel:

Gesellschafter: (Einkommensteuer)
A ist 100-%-Gesellschafter der  B- GmbH.
A unterliegt zwar dem Spitzensteuersatz (42 %), jedoch nicht der Reichensteuer (das wäre ab 254.447 € / Stand 2016).

GmbH: (Gewerbe- und Körperschaftsteuer)
Gewerbesteuer
Gewerbesteuerhebesatz beträgt 300 %* (je nach Gemeinde unterschiedlich)
dies mulitipliziert mit der Steuermesszahl 3,5 % =
zu zahlende Gewerbesteuer = Gewerbesteuer 10,5 %
*dieser Hebesatz ist wirklich gering. Vergleichen Sie hier

– Körperschaftsteuer / Solidaritätszuschlag auf die Gewerbesteuer
= 15 % + 15% * 5,5 % = 15,825 %

Daraus ergeben sich die zu zahlenden Steuern
auf Ebene der GmbH i.H.v. 26,325 %.

 

Nun gibt es folgende Überlegungen:

A überlegt, sein Geschäftsführer-Gehalt im nächsten Jahr um 100.000 Euro zu erhöhen.

Wieviel bleibt nun „übrig“, wenn
1. den Gewinn i.H.v. 100.000 € ausschüttet
2. den Gewinn i.H.v. 100.000 € thesauriert (in der Gesellschaft belässt)
3. den Gewinn i.H.v. 100.000 € durch eine Erhöhung des Geschäftsführergehalts abschöpft.*

*Achtung:

Eine Tantieme kann hier nicht i.H.v. 100.000 € gewählt werden,
denn steuerrechtlich ist dies nur erlaubt, wenn:
– max. 50 % des handelsrechtlichen Gewinns in eine Tantieme eingestellt wird: „50 % Regel“ und
– die Tantieme des Gesellschafters max. 25 % seiners Gesamtbezüge aus Festgehalt und Tantieme ausmacht: „75/25 Regel“
Bei der Annahme, dass die 75/25 Regel erfüllt ist, könnte man hier max. 50.000 € in eine Tantieme einsetzen. Um hier die Steuerbelastung aber deutlicher zu machen, verzichten wir auf 50.000 € Tantieme und setzen auf die Erhöhung des Geschäftsführergehalts i.H.v. 100.000 €.
Nebenbei sei noch bemerkt, dass es noch weitere Voraussetzungen für die Anerkennung einer Tantieme gibt., Sprechen Sie hier bitte mit Ihrem Steuerberater.

Lösung:

1. Ausschüttung 2. Thesaurierung 3. Gehaltserhöhung
Gewinn vor Gewerbe-
und Körperschaftsteuer und vor Tantieme
100.000 € 100.000 € 100.000 €
./ Gehaltserhöhung ./. 100.000 €
./. Gewerbesteuer -10,50 % -10.500 € -10.500 € 0
KSt. 15 % -15,0 % -15.000 € -15.000 €
Soli -5,5 % -825 € -825 €
verbleibt in der GmbH (zur Gewinnausschüttung) 73.675 € 73.675 € 0 €
Abgeltungssteuer inkl. Soli -26,375 % -19.432 €  
* Annahme:
Keine Kirchensteuer!
ESt. Gesellschafter 42,0 % – € -42.000 €
Soli – € -2.310 €
Es verbleiben 54.243 € 73.675 € 55.690 €

 

Dem A bleibt bei der Gehaltsanhebung nach Steuern 55.690 € übrig;
bei einer Ausschüttung wären es nur 54.243 €.

Fazit:

Solange der Geschäftsführer nicht der Reichensteuer unterliegt und die GmbH in einer Stadt mit niedrigem Gewerbesteuerhebesatz liegt, ist die Tantieme / Gehaltserhöhung vorteilhafter als die Ausschüttung.

Einen Quickcheck mit Excel erhalten Sie hier:
Gehalt_oder_Ausschüttung

Exkurs: „Sozialversicherungspflichtiger Geschäftsführer“
Hierbei sind Tantiemen / Gehälter schlechter als Gewinnausschüttungen, da die Zahlungen stärker mit Abgaben belastet sind. Dies dürfte in der Praxis aber weniger häufig vorkommen, da diese Art der Geschäftsführer nur eine Minderheitsbeteiligung besitzen und daher sowieso nicht frei entscheiden können, ob für sie eine Tantieme oder eine Ausschüttung vorteilhafter ist.

 

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Liebhaberei als unternehmerischer Fallstrick – Was gibt es zu beachten!

Liebe Leserinnen und Lesern,

„Liebhaberei“ klingt im ersten Moment nach einem kuscheligen Thema.

Steuerrechtlich ist das Thema allerdings sehr unbequem und sollte von Ihnen als Unternehmer unbedingt vermieden werden.
Als Liebhaberei werden wirtschaftliche Tätigkeiten, vorzugsweise Ausgaben und Investitionen bezeichnet,
die keiner Gewinnerzielungsabsicht folgen.
Am Ende des Tages muss eine „Totalgewinnprognose“ erstellt werden;
in den ersten 5 Jahren sollte unter dem Strich ein positives Ergebnis stehen (ungefähre Faustformel, je nach Einkunftsart!).

Damit würde der unternehmerische Grundsatz durchbrochen werden.
Das führt in der weiteren Betrachtung zu einer Aberkennung der steuerlichen Relevanz der AUSGABEN,
da es sich mutmaßlich um private Ausgaben handelt.
Die Beweislast liegt dabei bei Ihnen als Unternehmer.

Kurz gesagt: Man kann nur dann Ausgaben geltend machen, wenn damit Einnahmen und später auch Gewinne erzielt werden.
Logische Wechselwirkung zwischen Steuern und Ausgaben: Man kann stets nur Ausgaben geltend machen, wenn hierdurch Gewinne gekürzt werden.

Liebhaberei und
die Erklärung von Verlusten

Liebhaberei ist besonders bei Zusatzgeschäften und nebenberuflicher Selbstständigkeit eine große Gefahr.
Nach den Maßgaben des unternehmerischen Wirtschaftens wird ein Selbstständiger niemals Ausgaben tätigen, die als Liebhaberei gelten, wenn er für seinen Lebensunterhalt nicht ausreichend gesorgt hat. Wer kauft sich schon eine teure Kamera als Betriebsausgabe, wenn die Miete für die eigenen vier Wände nicht bezahlt werden kann?

Beispiel:
Ein angestellter Mann macht sich nebenher selbständig und hat hiermit keine Einnahmen (8 Jahre lang).
Er plant mit dem Verkauf von Modelleisenbahnen und
der Begehung seiner Modellanlage Geld zu verdienen und kauft seit Jahren Materialien und Lokomotiven ein.
Sein Dachboden ist daher voll ausgebaut und voll von fertig gestellten Eisenbahnwelten.
Durch seine hohen Ausgaben im gewerblichen Bereich hat er in seiner Einkommensteuererklärung hohe Erstattungen:
die negativen Einkünfte aus der Modelleisenbahn werden mit seinen positiven Einkünften aus seinem Anstellungsverhältnis saldiert.
Hier entstehen hohe Erstattungen, da die Lohnsteuer bereits voll eingehalten und abgeführt wurde.
–> Es ist sehr wahrscheinlich, dass der Mann sein Hobby von der Steuer abgesetzt hat:
er hat keine Einnahmen und keinen „Totalgewinn“:


Man könnte es auch als „unfair“ bezeichnen, wenn Steuerpflichtige dadurch in der Lage wären ein Hobby indirekt von der Steuer abzuziehen.

Insofern gilt es unternehmerisch die Handlungen immer so auszurichten, dass eine klare Gewinnerzielungsabsicht erkennbar ist.
Hierbei gestehen die Finanzbehörden verschiedene Verlustperioden zu. Der Charakter ist dabei klar beschrieben. So ist es wirtschaftlich beispielsweise nachvollziehbar,
dass eine Tätigkeit nicht aus dem Nichts entstehen kann.
Entsprechende Anfangsinvestitionen gelten als üblich und werden je nach Höhe und Gewinnerzielungsaussicht entsprechend toleriert.

Grundsätzlich gilt es hierbei für den Unternehmer zu beachten, dass die Investitionen einerseits steuerlich geltend gemacht werden, andererseits das Finanzamt diese aber aufgrund der positiven Zukunftsprognose auch anerkennt. Teures Equipment wie Notebook, Kamera, Software oder auch Seminare sind dann legitim, wenn in einem absehbaren Zeitraum damit Gewinne erwirtschaftet werden. Wer diese anschließend nicht liefert und weiter Verluste schreibt, sollte sich über eine Überprüfung durch die Finanzbehörden nicht wundern.

Die Steuerbescheide ergehen hier meist „unter Vorbehalt“ mit dem Zusatz, dass die Unternehmereigenschaft erst überprüft werden muss – so kann das Finanzamt die Ausgaben zu einem späteren Zeitpunkt problemlos wieder aus dem Steuerbescheid heraus nehmen und es entstehen Nachzahlungen.

Eine Ausgabe muss
auf den unternehmerischen Zweck ausgerichtet sein

Damit ein steuerlich relevantes Gewinnergebnis erzielt werden kann, bedarf es der vorherigen Investition. Diese sind beim Finanzamt als sogenannten Anlaufverluste bekannt und werden jedem Unternehmen in den ersten Perioden zugestanden. Die Differenz der beiden Größen muss sich dabei aber zunehmend verringern und mit steigenden Einnahmen sollte die Gewinnerzielungsabsicht beweisbar sein. Wer sich zuerst teures Equipment kauft, um anschließend die ersten Einnahmen in ein überwiegend privat genutztes Fahrzeug zu investieren, läuft hier Gefahr die Kosten als Liebhaberei aberkannt zu bekommen.

Besonders wichtig ist es bei der Betrachtung, ob die Ausgaben mit dem Zweck getätigt wurden in der Zukunft entsprechende Einnahmen und Gewinne zu erzielen.
Ein Online-Unternehmer im Heimbüro wird hier sicherlich argumentativ ein Auto nicht als Kosten absetzen können, sehr wohl aber die Reise zu einem Kongress, auf dem seine Fähigkeiten verbessern und Kunden gewinnen kann. Die Kosten für ein eigenes Auto sind auch unternehmerisch erst dann sinnvoll, wenn sie günstiger als ein Mietwagen oder die Opportunitätskosten durch verlorene Aufträge mangels Flexibilität sind.

Der Gewinn
ist die Einnahmequelle der Finanzbehörden

Gewinne als auch Verluste haben in der Steuererklärung ihre Berechtigung und können argumentiert werden. Aus Gewinnen werden für den Staat entsprechende Steuereinnahmen generiert, weshalb die Behörden an dieser Stelle eine ausreichende Umsetzung der Gewinnerzielungsabsicht unterstellen.
Verluste können allerdings auch gleichermaßen legitim sein.

Dabei ist allerdings nachvollziehbar, dass die Finanzbehörden die Umstände dazu erläutert haben wollen. Kann diese nicht stichhaltig und überzeugend vorgetragen werden, unterstellt der Behörde eine fehlende Gewinnerzielungsabsicht. Ausgaben kommen dann auf den Prüfstand und werden steuerlich in der Betriebsrechnung aberkannt, wenn sie sich im Spannungsfeld zwischen betrieblichen und privaten Interessen bewegen.

Um dem Unternehmer hier eine möglich faire Bewertung vorlegen zu können, wird neben der Einzelbetrachtung auch die Gesamtbetrachtung herangezogen. Dabei wird Unternehmen eingeräumt Verluste auszuweisen, solange sie in der gesamtheitlichen Betrachtung einen Gewinn erwirtschaften. Muss sich ein Fotograf oder Händler erst aufwendig schulen lassen und/oder Equipment beschaffen, um sein Spezialwissen zu erlangen, können dabei teils enorme Kosten steuerlich anfallen.

Betrachtet die Finanzbehörde nach beispielsweise fünf Jahren die Bilanz, muss der sogenannte Totalgewinn vorhanden sein.
Darunter versteht man die Betrachtung aller Wirtschaftsperioden in einem aggregierten Zustand und einem Gesamtergebnis.
Sind in den ersten drei Jahren die Perioden mit jeweils 500 Einheiten negativ, dafür die darauffolgenden Perioden mit 1000 Einheiten positiv ergibt sich ein Totalgewinn von 500 Einheiten (1500 Einheiten Ausgaben gegenüber 2000 Einheiten Einnahmen).

Kostendeckend gilt als Liebhaberei, da die Absicht fehlt

Wer als Unternehmer grundsätzlich kostendeckend ausgerichtet ist, wird sich auf die Konfrontation mit dem Finanzamt einstellen müssen.
Das Nullsummenspiel hat keine Gewinnerzielungsabsicht, weshalb hier die Versagung der steuerlichen Relevanz von Ausgaben die Folge sein könnte.
Das ist dann besonders schwerwiegend, da die umsatzsteuerliche Betrachtung eines Unternehmens die Begrifflichkeit der Liebhaberei nicht kennt.
Folglich würden für den Unternehmer Umsätze steuerbar bleiben, könnten aber mit keiner Vorsteuer verrechnet werden.
Je nach Gesellschaftsform ergeben sich daraus weitere Probleme für den Unternehmer.

Den Vorwurf der Liebhaberei
entkräften und eine Umstrukturierung anstoßen

Wirtschaftlich gesehen ist es auch für die Finanzbehörden normal, dass Gewinne volatil sind. Unter anderem gehört es bei dieser Ansicht auch dazu, dass diese negativ werden und als Verlust dargestellt werden müssen. Neben den Anlaufkosten kann auch nach Perioden mit Gewinnen ein Verlust entstehen. Hierbei gilt es für den Unternehmer dann zu beachten, dass er unternehmerisch reagiert und Gegenmaßnahmen einleitet.

Eine einmal vorhandene Gewinnerzielungsabsicht gilt nicht als pauschal vorausgesetzt für die gesamte Betriebsdauer. Gibt es anhaltende Verlustperioden, gilt es die Ursachen dafür aus Unternehmersicht zu ermitteln und eine sogenannte Umstrukturierung vorzunehmen. Dabei verstehen die Finanzbehörden darunter die grundsätzliche Neuausrichtung auf das Ziel in der Zukunft wieder entsprechende Gewinne zu erwirtschaften. Eine solche Periode wird steuerlich anerkannt, wenn die Maßnahmen probat und die Zukunftsaussichten positiv sind.

Beispiel:
Bleiben wir als Beispiel bei dem Fotografen, der auch im sechsten und siebten Jahr 1000 Einheiten einnimmt. Im achten Jahr jedoch sinken seine Einnahmen aufgrund von Preisanpassungen und seine Kosten für Marketing steigen zwangsläufig. Er macht einen Verlust von 500. Die Gewinnerzielungsabsicht entfällt ebenso, wie die Zukunftsprognose negativ ist. Schult er um auf einen anderen Bereich in der Fotografie und kauft neues Equipment dazu, wird diese Periode steuerlich anerkannt. Grundvoraussetzung ist dabei, dass er in der Zukunft wieder Gewinne erwirtschaften kann, was er den Finanzbehörden entsprechend glaubhaft machen muss.

Liebhaberei
durch die richtige Beratung vermeiden

Wer sich mit den umfangreichen Vorschriften und Urteilen zur Liebhaberei nicht beschäftigen möchte, sondern den Fokus auf die wirtschaftlichen Belange des Unternehmens lenken will, sollte sich unbedingt beraten lassen. Wir als Steuerberater kennen sowohl die Vorschriften und Prüfungen als auch die gängige Rechtsprechung und können Sie hier zielgerichtet beraten.

Grundsätzlich ist Liebhaberei ein Problem.
Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten jedoch, in denen die Gewinne ausbleiben, gilt es jedoch für Klarheit zu sorgen. Hier benötigen Sie Ihre volle Arbeitskraft und Konzentration, um wieder in die Gewinnzone zu kommen. Insofern sollte Sie bereits in wirtschaftlich guten Zeiten ausreichend durch die Steuerberatung vorsorgen, damit Ihr Unternehmer steuerrechtlich einwandfrei aufgestellt ist.

Bei Rückfragen hierzu können Sie uns natürlich gerne
per Telefon (0208 / 98 99 22 22) oder
Mail (Beratung@DHW-StB.de) kontaktieren.

Welche Vorteile bietet die Kleinunternehmerregelung?

Liebe Leserinnen und Leser,
wir wurden oft auf die „Kleinunternehmerreglung“ angesprochen, daher haben wir diesem Thema einen Artikel gewidmet
und ein kurzes Video gedreht.

Die Kleinunternehmerregelung ist der in der Praxis die Anwendung aus dem §19 UStG Besteuerung der Kleinunternehmer.

Dabei gibt es kein kleines Unternehmen, wie dies teilweise missverständlich kommuniziert wird.
Es hängt demnach nicht von der Größe eines Unternehmens ab, sondern lediglich vom Umsatz;

daher  ist die Kleinunternehmerregelung ( §19 UStG ) eine spezielle Regelung aus dem Umsatzsteuergesetz,
um die Gründung kleiner und nebenberuflicher Unternehmen zu ermöglichen und zu fördern.

Dabei müssen Unternehmen mit einem regelmäßigen Umsatz von
– kleiner 17.800 € im Vorjahr UND
voraussichtlich* kleiner 50.000 Euro
 im laufenden Jahr
keine Umsatzsteuer abführen und demnach auch keine Voranmeldungen machen.

*voraussichtlich: zeichnet sich z.B. in den ersten 6 Monaten des laufenden Jahres ab, dass die Umsätze höher ausfallen können, so sollte man sofort das Finanzamt oder seinen Steuerberater aufsuchen, damit keine rückwirkenden Zahlungen entstehen. Hier besteht klarer Beratungsbedarf.

Wichtig hierbei ist, dass beide Kriterien erfüllt sein müssen, damit die Kleinunternehmerreglung weiter angewendet werden darf.
Bürokratische Hürden werden so für Kleinunternehmer abgebaut und die Gründung sowie das laufende Geschäft deutlich vereinfacht.

Welche Pflichten ergeben
sich aus der Kleinunternehmerregelung?

Der Unternehmer kann von dem §19 UStG bei seiner steuerlichen Erfassung Gebrauch machen. Solange sein Umsatz im ersten Jahr 17.500 Euro und in den Folgejahren 50.000 Euro nicht übersteigt, wird er steuerlich anhand der Kleinunternehmerregelung behandelt.
Das bedeutet allerdings nicht, dass er sich nicht um die Buchhaltung und die korrekte Abführung der Steuern kümmern muss!
Auch wenn die Kleinunternehmerregelung vieles in der Buchhaltung vereinfacht, so muss er dennoch für das Finanzamt entsprechend „Buch“ führen.

Folglich ergibt sich die Pflicht bei Geschäften eine Rechnung zu stellen. Diese muss mit einem gesonderten Verweis versehen werden, der auf die Nutzung der Kleinunternehmerregelung hinweist. Die Vorteile der Regelung aus dem §19 UStG können so lange genutzt werden, wie die Umsatzgrenze nicht überschritten wurde. Bei einer Überschreitung ist fortan die Umsatzsteuer in der Rechnung auszuweisen und die Nutzung der Regelung nicht mehr möglich. Auch dann nicht, wenn in der Folge die Umsätze wieder unter die Regelungsgrenze sinken.

Um die Einhaltung der Grenzen und damit die Möglichkeit der Nutzung des §19 UStG nachweisen zu können, muss der Kleinunternehmer die Buchhaltung ordnungsgemäß führen. Dazu gehört unter anderem auch, dass die Belege archiviert und bei einer Steuerprüfung vorgelegt werden können. Von der Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen ist der Kleinunternehmer folglich nicht befreit. Die Aufbewahrungsfrist beträgt dabei zehn Jahre.

Vereinfachte Buchhaltung
nach der Kleinunternehmerregelung

Einer der wesentlichen Vorteile ist die einfachere Buchhaltung für Kleinunternehmer. Da Sie per §19 UStG von der Entrichtung der Umsatzsteuer befreit sind, reicht eine jährliche Meldung an das Finanzamt aus, sofern das Finanzamt dies nicht anders vorschreibt.

In der Rechnung an Kunden darf keine Umsatzsteuer enthalten sein. Das bedeutet, dass der Kunde auch keine Vorsteuer auf die Rechnung geltend machen kann.
Ebenso wenig kann der Unternehmer selbst mit der Kleinunternehmerregelung in seiner Buchhaltung eine Vorsteuer geltend machen. Auch dann nicht, wenn diese auf einer Rechnung von einem Lieferanten ausgewiesen ist. Es gilt hier „Brutto gegen Brutto“, da aufgrund der Kleinunternehmerregelung kein Steuersaldo bei der Umsatzsteuer gebildet werden kann.

Pflichtangabe
auf der eigenen Rechnung ist unerlässlich

Sowohl für die eigene Buchhaltung aber auch für die Verbuchung der Rechnung bei Kunden ist es zwingend notwendig, dass ein Verweis auf die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG auf der Rechnung ist. Hierbei sind verschiedene Formulierung zugelassen und möglich. Ihr Inhalt ist sinngemäß ähnlich und lautet auf:

„Diese Rechnung enthält gemäß §19 UStG keine Umsatzsteuer“.

Erst jetzt macht der Kleinunternehmer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch. Folglich müssen bei einer Prüfung auch alle seine Rechnungen diesen Hinweis zwingend enthalten, damit der §19 UStG Anwendung findet. Auf der Rechnung sind zudem folgende Pflichtangaben zu machen:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer des Rechnungssteller
  • Datum der Rechnungsausstellung
  • Sofern notwendig die Umsatzsteuer-ID für Auslands-Kunden
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Leistung und/oder Gegenstände
  • Genaues Liefer- und Leistungsdatum
  • Angabe des Entgelts für die erbrachte Leistung und/oder den Gegenstand

Um alle notwendigen Angaben zu machen, kann der Kleinunternehmer auf Vorlagen zurückgreifen. Sicherer ist an der Stelle jedoch die Verwendung eines Buchhaltungsprogramms, dessen Vorlage rechtssicher ist. So werden fehlerhafter Buchungen vermieden, ebenso wie sich anschließende Strafzahlungen an das Finanzamt.

Keine Steuerfreiheit aufgrund der Kleinunternehmerregelung

Wichtig ist, dass die Anwendung des §19 UStG für Kleinunternehmer nur die Umsatzsteuer betrifft.
Damit ist zwar die größte Verbrauchssteuer geregelt, aber dennoch können weitere Steuerarten relevant werden. Wer beispielsweise Dienstleistungen als Kleinunternehmer erbringt und nur geringe laufende Kosten hat, kann im zweiten Jahr schon über die Freigrenze von 24.500 Euro für die Gewerbesteuer kommen. Somit wäre diese relevant und ist an das Finanzamt zu entrichten. Der Ertrag ergibt sich dabei aus einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die für das abgelaufene Wirtschaftsjahr anzufertigen ist.

Es ist also ein Irrglaube, dass sich Kleinunternehmer nicht mit dem Finanzamt auseinandersetzen müssen.
Die Kleinunternehmerregelung vereinfacht die Buchhaltung zwar maßgeblich, aber dennoch sind sie damit nicht von der Buchführungspflicht befreit. Gerade in einer solchen Situation bietet es sich an, die Buchhaltung so aktuell wie möglich zu halten. So können entsprechende Rücklagen für anfallende Steuerlasten gebildet werden. Wer hier die Übersicht über die Finanzen verliert, läuft Gefahr Steuern nachzahlen zu müssen. Aufgrund des kurzen Zeithorizonts einer Steuernachzahlung ergibt sich daraus ein erhebliches Risiko. Dieses ist vom Unternehmer selbst verschuldet.

Buchhaltung
smart organisieren

Gerade als Kleinunternehmer ist die eingesetzte Zeit begrenzt. Entweder, weil Sie als Kleinunternehmer gerade erst starten – dann brauchen Sie jede Minute für Ihr Business – oder aber das Business wird nur nebenberuflich betrieben, sodass eine andere Beschäftigung entsprechenden Vorrang genießt. In beiden Fällen ist die Buchhaltung möglichst smart zu lösen – wenn sie das nicht sowieso immer sein sollte.

Anfangs mögen Excel-Tabellen oder andere selbsterstellte Buchhaltungs-Unterlagen noch ausreichen. Mit zunehmendem Umfang jedoch wird die Notwendigkeit einer aufwandsarmen Buchhaltung für den Kleinunternehmer immer wichtiger. Hier gilt es eine passende Lösung zu finden und diese zu implementieren. Im Übrigen sei an dieser Stelle gesagt,
dass Excel und Word nicht revisionssicher sind und daher zu einem formellen Mangel in einer Betriebsprüfung führen können.

Ein Steuerberater kann hier Abhilfe schaffen.
Durch die vereinfachten Abläufe hält sich auch der Aufwand dafür in Grenzen, sodass die Kosten keine übermäßige Belastung für den Kleinunternehmer darstellen. Sehr wohl entlastet ihn die Hilfe aber bei seinem Arbeitseinsatz. Wer wenige Geschäftsvorfälle wie beispielsweise Rechnungen hat und zudem die Buchungen beispielsweise über eine Kategorisierung auf dem Konto bearbeitet, kann viel Zeit sparen. Statt sich am Anschluss dann mit komplizierten Steuergesetzen auseinander zu setzen, ermöglicht der richtige Steuerberater eine aktuelle Übersicht über die zu erwartenden Steuerlasten.

Für wen lohnt sich die Kleinunternehmerreglung:

Grundsätzlich gilt: Die Umsatzsteuer an sich ist für Unternehmer ein „durchlaufender Posten“, demnach haben Unternehmer untereinander hier keine Nachteile.

Aber: Wenn Sie keine B-B Umsätze generieren, sondern B-C Umsätze, so spielt die Umsatzsteuer eine gewichtige Rolle im Wettbewerb!
Privatpersonen können die ihnen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer gelten machen und bleiben auf diesen „sitzen“;
daher wären Sie 19 % teurer als Ihre Konkurrenten.

Man sollte daher die Kleinunternehmerreglung in Anspruch nehmen, wenn die oben genannten Grenzen erfüllt sind.

Zudem:
Sobald man keine Umsatzsteuer abführt, kann man keine Vorsteuer ziehen;
bei hohen Anfangsinvestitionen kann dies nachteilig sein.

Eine Rückkehr zu Kleinunternehmerregelung ist schwierig

Grundsätzlich sieht der §19 UStG die Anwendung der Kleinunternehmerregelung für Umsätze kleiner 50.000 Euro pro Jahr vor. Wird diese Grenze einmal gerissen, muss der Unternehmer automatisch eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Ferner muss er seine Rechnungen entsprechend anpassen. Gleichzeitig ist es ihm ab diesem Moment auch möglich die Vorsteuer aus an ihn gestellten Rechnung mit seiner Umsatzsteuerlast zu verrechnen. Jeder Kleinunternehmer hat jederzeit auch ohne das Erreichen der Freigrenze die Möglichkeit auf den §19 UStG zu verzichten.

Problem der Praxis:  
Wenn man z.B. im laufenden Jahr bereits im April über die 50.000 € kommt, oder der Umsatz des Vorjahres bereits über 17.500 € hoch war, so sind hohe Nachzahlungen zwangsläufig zu leisten.
In meinem Beispiel ist das Vorjahr 2018 gut gelaufen und betrug 20.000 €.
Nun bemerkt man dies erst im August 2019: für die bereits im laufenden Jahr gestellten Rechungen i.H.v. 23.800 € müssen nun rückwirkend 3.800 € Umsatzsteuer nachgezahlt werden UND es müssen ab sofort monatlich 19 % abgeführt werden. Wenn dies ungeplant geschieht, kann dies für erhebliche Liquiditätsprobleme sorgen oder sogar der Verkauf unrentabel werden, wenn die 19 % bislang nicht eingepreist wurden!

Schwierig wird allerdings die Rückkehr zu Kleinunternehmerregelung.
Wer einmal den Wechsel vollzogen hat, ist an die neue steuerliche Behandlung für die kommenden fünf Jahre gebunden. Insofern sollte der Wechsel entsprechend mit Bedacht vollzogen werden. Üblicherweise verlangt das Finanzamt in den ersten beiden Jahren nach dem Wechsel eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung. Erst nach zwei Jahren kann der Unternehmer den Antrag auf eine quartalsweise oder halbjährliche Voranmeldung stellen. Die Entscheidung des Wechsels sollte also hinsichtlich der Konsequenzen gut überlegt sein.

 

Bei Rückfragen hierzu können Sie uns natürlich gerne
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Unvorhergesehene Steuernachzahlung vermeiden: 3 einfache Tipps!

Eine unvorhergesehen Steuernachzahlung ist nur selten willkommen.

Häufig trifft sie uns eher wie ein Schlag in die Magengrube. Das liegt vor allem daran, dass sich viele auf die anstehende Steuernachzahlung nicht ausreichend vorbereiten.
Und eine solche Schieflage kann existenzbedrohend für Selbstständige sein. Aus diesem Grund möchte ich in diesem Beitrag erklären, was es unbedingt zu beachten gilt. Denn mit einigen smarten Eingriffen, lässt sich die „unvorhergesehene“ Steuernachzahlung stark reduzieren beziehungsweise sogar vermeiden.

Steuernachzahlungen entstehen durch Zeitverzögerung

Grundsätzlich kennt das Finanzamt die Umsätze und die zu zahlenden Steuern eines Unternehmens nicht. Sofern das Unternehmen unterjährig die Umsatzsteuer korrekt abführt, sind diese Zahlen dem Finanzamt bekannt. Allerdings lässt sich daraus kein Schluss auf die Ertragslage des Unternehmens schließen. Schließlich gibt es Unternehmen, die viel Umsatz machen, dabei aber quasi keinen Ertrag generieren – und natürlich auch anders herum.

Die Umsatzsteuer ist eine sogenannte Verbrauchsteuer. Sie wird immer dann fällig, wenn das Unternehmen eine Leistung verkauft. Folglich ist ihre Höhe auch mit jedem Verkauf bekannt und kann zum Beginn des Folgemonats über die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abgeführt werden. Die Ertragslage ist jedoch von vielen anderen Faktoren abhängig. Folglich können Ertragssteuern immer erst im Nachhinein erhoben werden.

Sicherheit für das Finanzamt
um Steueraufkommen zu erhalten: Die Vorauszahlung

Das Finanzamt erhält folglich bei einer späten Meldung seine Steuereinnahmen erst deutlich später. Um hier einen sicher sein zu können, dass das Seueraufkommen auch bezahlt wird,  sieht die Gesetzeslage sogenannte Vorauszahlungen vor. Diese orientieren sich an der jeweiligen Ertragslage der Vorjahre und unterstellen eine gewisse Konstante.

zB. Gewerbesteuer bei Einzelunternehmen / Personengesellschaften:
Ab einem Ertrag von 24.500 Euro pro Jahr wird die Gewerbesteuer auf jeden weiteren verdienten Euro fällig. Bei Kapitalgesellschaften (UG, GmbH, AG) gibt es diesen Freibetrag nicht.

Wird der Jahresabschluss eingereicht, stellt das Finanzamt den Ertrag entsprechend per Bescheid fest. Es entsteht eine Steuernachzahlung, da die Einkommensteuer / Gewerbesteuer für die vergangene Periode fällig wird.
Gleichzeitig werden die Ertragsdaten aber auch dazu genutzt, um eine Vorauszahlung für die kommenden Perioden festzulegen, oder um eine „nachträgliche Vorauszahlung“ für ein Wirtschaftsjahr anzupassen, für das es noch keinen Abschluss gibt jedoch einfach abgelaufen ist. Beide Beträge sind unter normalen Umständen kurzfristig fällig. Das stellt denjenigen vor eine besondere Herausforderung, der an dieser Stelle nicht ausreichend vorgesorgt hat.

Ein Beispiel:
Die Ertragslage im Jahr 2017 war gut und der Gewinn liegt über den 24.500 Euro. Es entsteht aufgrund für den Unternehmer eine Steuernachzahlung für die Gewerbesteuer von 10.000 Euro für das Jahr 2017. Auch wenn der Jahresabschluss für 2018 nicht eingereicht ist, legt das Finanzamt eine nachträgliche Vorauszahlung für 2018 fest, die diese 10.000 Euro vermutete Gewerbesteuer deckt. Und für 2019 sind ab sofort 2.500 Euro quartalsweise als Vorauszahlung fällig. Folglich sind per April 2019 auf einen Schlag 25.000 Euro fällig.

Wenn dies nicht eingeplant ist, kann es schnell ungemütlich werden.

Mythos: Mandanten denken oft, dass Steuerberater hierauf generell achten.
Dies ist nicht der Fall, da dies ein eigener Beratungsauftrag ist.
Manche Steuerberater bieten dies freiwillig an, aber das ist nicht die Regel.

Die DHW bietet die unterjährige Steuerhochrechnung den Kunden an, dann bleibt die Entscheidung ganz bei Ihnen, ob Sie dies beauftragen wollen – oder nicht.

Wirkt erst unfair,
ist aber logisch nachvollziehbar – und fair!

Natürlich stehen dem Finanzamt die Steuereinnahmen der Vergangenheit zu. Und irgendwie ist auch für jeden verständlich, warum es zu nachträglichen Vorauszahlungen kommt. Schließlich ist das Geld dafür ja schon lange eingenommen worden. Und mit jeder Vorauszahlung wird auch nur ein fiktiver Betrag eingezogen, der vermutlich als Steuer zu einem späteren Zeitpunkt gezahlt werden muss. Insofern sind Steuernachzahlungen und Vorauszahlungen logisch erklärbar. Als Selbstständiger gilt es aber sich auf diese Steuer schon weit vor der Steuererklärung und auch der Vorauszahlung einzustellen.

Um eine Steuernachzahlung zu vermeiden, sollte sich jeder Selbstständige intensiv mit den jeweils relevanten Steuern beschäftigen.

Gerne unterstützen wir Sie dabei und bereiten die anstehende Steuerlast gemeinsam mit Ihnen vor, sodass Sie nicht von einer Steuernachzahlung in unbekannter Höhe überrascht werden. Sprechen Sie uns gerne darauf an und vereinbaren Sie einen Beratungstermin!

Tipp #1 Halten Sie Ihre Buchhaltung aktuell

Nicht jeder möchte sich ständig um die eigene Buchhaltung kümmern. In einem solchen Fall sollten Sie einen Steuerberater mit der Arbeit beauftragen. Keinesfalls sollte die Buchhaltung liegen bleiben. Viel zu häufig entsteht genau aus diesem Verhalten eine Steuernachzahlung. Und nur die wenigsten sind in der Lage sofort größere Beträge für eine Steuernachzahlung aus dem Hut zu zaubern.

Eine aktuell gehaltene Buchhaltung gibt einen Überblick über die eigenen Finanzen und Geschäfte. Zusätzlich ermöglicht dieser Einblick eine Kalkulation der zu zahlenden Steuerlast. Ein Steuerberater stellt Ihnen monatlich die notwendigen Unterlagen zur Verfügung, wenn Sie Ihre Buchhaltung nicht selbst machen wollen. Ferner können Sie sich die entsprechende Steuerkonten darstellen lassen – oder Sie berechnen Sie selbst. Überblick schafft an dieser Stelle Weitblick und vermeidet eine Überraschung.
Wenn Sie Tools wie FastBill, Lexoffice und Sevdesk nutzen haben Sie auch vor der Buchhaltung des Steuerberaters einen groben Überblick und können Ihr Jahresergebnis hoch rechnen; nehmen Sie aus Vereinfachungsgründen einfach 30 % Steuerlast auf Ihr Jahresergebnis an und legen Sie diesen Betrag bei Seite.

Tipp #2 Arbeiten Sie mit einem Kontensystem

Geld auszugeben, das auf dem Konto ist, ist recht einfach. Die zu entrichtenden Steuern auf dem Geschäftskonto zu sammeln und später abzuführen, stellt sich allerdings sehr häufig als Herausforderung heraus. Zu schnell ist das Geld aus der Steuerrücklage ausgegeben und das Problem vorprogrammiert.

Ein Kontensystem kann an dieser Stelle Abhilfe schaffen.
Führen Sie regelmäßig nach Ihrem eigenen, internen Monatsabschluss die berechneten Steuerbeträge auf ein anderes Konto ab. Dieses darf unter keinen Umständen im Zugriff für operative Ausgaben sein. So sorgen Sie dafür, dass zwar eine Steuernachzahlung per Bescheid ergehen kann, aber aufgrund des Weitblicks können Sie die Summe sofort von diesem Steuer-Sparkonto begleichen.

Einige Banken bieten speziell für Selbstständige Konten an, bei denen die Steuern automatisch berechnet und dargestellt werden. So erhalten Sie vor einer Ausgabe die Notiz, dass diese aus Ihren Steuer-Rücklagen getätigt wird, wenn nicht ausreichend Cash auf dem Konto ist. Zudem bekommen Sie auch die kalkulatorischen Steuern angezeigt, die Sie entrichten müssen. Gerade für Selbstständige, die ihre Buchhaltung selbst machen, ist dies eine gute Hilfestellung. Aber auch für die Anbindung an den Steuerberater sind solche Konten sehr gut geeignet, da die Einnahmen und Ausgaben bereits kategorisiert sind und der Zuordnungsaufwand entsprechend gering ist.
Besprechen Sie dies jedoch vorab mit Ihrem Steuerberater, denn Steuerberater können nicht alle Banken einbinden.

Tipp #3 Nutzen Sie die Vorauszahlungsmöglichkeiten

Damit Sie keinen „Boomerangeffekt“ bekommen:
Die fälligen Steuern per Vorauszahlung an das Finanzamt zu entrichten mag im ersten Moment wenig unternehmerisch wirken. Allerdings gilt hier:
Alles, was das Finanzamt bereits erhalten hat, kann es nicht nachfordern. Ergibt sich aus Ihrem Jahresabschluss wie im oben genannten Beispiel also ein Gewerbesteuer-Betrag von 10.000 Euro, ist die Steuernachzahlung gleich null, wenn sie quartalsweise 2.500 Euro per Vorauszahlung geleistet haben.

Zwei Nachteile:
Die Liquidität ist in dem Moment weg UND es gibt keine Verzinsung beim Finanzamt.

Fällt Ihre Steuerlast geringer als, bekommen Sie die Differenz selbstverständlich erstattet. Und natürlich wird auch Ihre Vorauszahlung entsprechend angepasst. Hier geht das Finanzamt von konstanten Zahlen aus. Insofern müssen Sie achtsam sein, wenn Ihr Business expansiv unterwegs ist und Sie deutlich mehr Ertrag erwirtschaften. Hier ergibt sich dann durch einen höheren Ertrag eine höhere Steuerbelastung. Diese müssen Sie einerseits als Steuernachzahlung leisten, aber andererseits auch als Vorauszahlung für die kommenden Wirtschaftsperioden zahlen.

Nach Rücksprache und auf Antrag können Sie Ihre Vorauszahlungen auch frühzeitig erhöhen, wenn Sie eine hohe Steuernachzahlung vermeiden möchten. Gerade bei einer Erhöhung der Vorauszahlung, wird das Finanzamt keine Einwände haben. Und Sie können die Höhe entsprechend an die Erträge Ihres Business anpassen, sodass keine Steuernachzahlung entsteht beziehungsweise diese nur sehr gering ausfällt. Denn am Ende fällt es deutlich einfacher Geld mit gutem Gewissen auszugeben, dass die Steuern weitestgehend bereits bezahlt sind.

 

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Geschenke an Geschäftsfreunde und ihre steuerliche Behandlung

Liebe Leser-/innen,

Geschenke an Geschäftsfreunde sind ein fester Bestandteil vieler Firmenbudgets.
Solange diese der Anbahnung oder der Erhaltung von Geschäftsbeziehungen dienen, können sie unter Umständen steuerlich geltend gemacht werden. Hierbei gibt es für den Unternehmer verschiedene Grenzbeträge zu beachten, damit die Geschenke als Betriebsausgabe steuerlich berücksichtigt werden können.

Geschenke an Geschäftsfreunde;
niemals eine Gegenleistung erwarten

Für die Bewertung des Finanzamtes ist ein Geschenk eine unentgeltliche Leistung, für die keine Gegenleistung erwartet wird. Insofern darf das Geschenk in keinem direkten Zusammenhang mit Geschäften stehen, damit es abzugsfähig ist.

Merke:
Grundsätzlich sind Geschenke erstmal nicht abzugsfähig,
im zweiten Schritt muss dann geprüft werden, ob es eine Ausnahme gibt, die wiederum den Abzug zulässt.

Hierbei gibt es zwei wichtige Kriterien:

  1. Berufliche Nutzung für den Beschenkten oder
  2. 35-Euro-Wertgrenze.

Solange das Geschenk ausschließlich betrieblich genutzt werden kann, ist dieses – ungeachtet der 35-Euro-Grenze – steuerlich relevant im Bereich der Betriebsausgabe zu buchen.

 

Ein geschenkter Scanner im Wert von 400 Euro ist dann ein betrieblich relevantes Geschenk, wenn der Empfänger ein Scanservice unterhält und das Gerät betrieblich verwendet.
Gleiches gilt für Kaffeemaschinen oder Küchenausstattung für Gastronomiebetriebe, bei denen der Schenkende die Ausgaben vollständig abziehen kann. Die relevante Regelung dazu ist in der Richtlinie 4 EStR Abs. 2 Satz 4 nachzulesen.

Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass derjenige in der Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt ist, der die Betriebsausgaben geltend machen möchte. Hier empfiehlt sich eine umfangreiche Dokumentation des Vorgangs, der neben der Rechnung für die Beschaffung auch beispielsweise Fotomaterial zum Geschenk selbst umfasst. Im Zweifel gilt es diese gegenüber dem Finanzamt auszuräumen, weshalb sich hier auch eine Rücksprache mit den Behörden anbietet.

Die 35-Euro-Grenze
bei Geschenken an Geschäftspartner

Sofern ein Geschenk keine betriebliche Relevanz hat, gilt eine Wertgrenze von 35 Euro pro Empfänger und pro Jahr!

 

Wer also mehrfach pro Jahr Geschenke an Geschäftsfreunde verteilt, sollte aus der steuerlichen Sicht diesen Wert beachten. Ob der Wert der Anschaffung dabei brutto oder netto gilt, ist von der Vorsteuerabzugsberechtigung des Empfängers abhängig.

Ist dieser dazu berechtigt, gelten die 35 Euro als Nettowert. Zuwendungen gegenüber Unternehmen wie Ärzten oder anderen freischaffenden Berufsgruppen werden brutto betrachtet.

Die Dokumentation der Geschenke hat dabei in der Buchhaltung auf einem separaten Konto und einzeln für sich zu erfolgen. Auch hier gilt die Nachweispflicht für denjenigen, der die Betriebsausgaben geltend macht, weshalb sich eine lückenlose Dokumentation aufdrängt. Dazu gehört unter anderem auch die namentliche Nennung des Geschenk-Empfängers auf dem Kaufbeleg.

Wird eine der Rahmenbedingungen nicht erfüllt, also die Überschreitung des Betrags oder die fehlende Verbuchung und Dokumentation, kann der Betrag in den Betriebsausgaben nicht steuerlich geltend gemacht werden.

Diese Betrachtung gilt pro Empfänger und kann in der Verwaltung bei einem großen Kundenstamm entsprechend umfangreich werden, weshalb es hier gilt mit der größtmöglichen Sicherheit zu arbeiten.

Streuwerbegeschenke bilden eine Ausnahme

Auf Notizhefte, Kugelschreiber, Kaffeebecher und viele andere sogenannte Streuwerbegeschenke findet der
§ 37b EStR
seine Anwendung. Dabei sind diese solange ohne Dokumentation steuerlich abzugsberechtigt, solange ein Wert von 10 Euro nicht überschritten wird. Darunter fallen auch diejenigen Geschenke, die anschließend betrieblich genutzt werden können, wie beispielsweise Kaffeetassen oder Biergläser mit einem Werbeaufdruck des Schenkenden. Streng genommen regelt die § 37b EStR hier eine Versteuerung, jedoch werden diese in der Praxis als steuerfreie Streugeschenke anerkannt.

Streugeschenke haben zudem den Charakter, dass sie als Werbemittel nicht speziell für einen Geschäftspartner angefertigt werden. Häufig handelt es sich dabei um pauschale Werbemittel, die gleichermaßen an alle Geschäftspartner verteilt werden können.

Auch der beschenkte Geschäftsfreund muss das Geschenk angeben

Geschenke geltend grundsätzlich als unentgeltliche Zuwendungen für einen Geschäftspartner, der diese anschließend verwenden kann. Insofern stellen sie für ihn einen geldwerten Vorteil dar, der buchhalterisch erfasst werden muss. Folglich sind sie eine Betriebseinnahme. Diese muss der Beschenkte als solche erfassen und anschließend je nach Verwendung als Privatentnahme oder Betriebsausgabe verbuchen.

Um hier die Geschenke für Geschäftsfreunde nicht als
steuerlichen „Boomerang“ zu gestalten gibt es für den Schenkenden die buchhalterische Möglichkeit, dass Geschenk pauschal zu versteuern.
Dabei findet ein pauschaler Steuersatz von 30% zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer Anwendung, was auf der Vorschrift § 37b EStR basiert.

Wichtig ist bei einem solchen Vorgehen, dass der Beschenkte einen schriftlichen Nachweis vom Schenkenden erhält. Liegt ihm dieser vor, ist er von der Pflicht befreit das Geschenk in seiner Buchhaltung zu versteuern. Für den Schenkenden ergibt sich bei diesem Vorgehen der Vorteil, dass er die Kosten für das Geschenk als Betriebsausgabe versteuern und buchen kann.

Fazit:
Geschenk < 35 €:
Kostet das Geschenk nun max. € 35,00 buchen wir es auf das Konto
„abzugsfähige Geschenke ohne § 37 b EStG“ # 6610;
– wir wollen die Pauschalsteuer gem. § 37 b EStG für den Beschenkten nicht übernehmen oder müssen es nicht (falls der Beschenkte eine Privatperson ist).

Geschenk > 35 €:
Kostet das Geschenk nun mehr als € 35,00 buchen wir
– entweder auf das Konto „nicht abzugsfähige Geschenke ohne § 37 b EStG“ #6620, wenn wir die Pauschalsteuer gem. § 37 b EStG für den Beschenkten nicht übernehmen wollen oder müssen (falls der Beschenkte eine Privatperson ist).
– oder wir übernehmen die Pauschalsteuer und verbuchen auf das Konto „nicht abzugsfähige Geschenke mit § 37 b EStG“ #6621.

Wenn der Wert des Geschenkes über € 35,00 liegt und  beim Beschenkten ausschließlich betrieblich genutzt wird, wird auf das Konto # 6625 gebucht.

Vorsteuer;
wenn der Empfänger vorsteuerabzugsberechtigt ist, gelten die Werte stets als Nettowerte.

 

Geschenke für Arbeitnehmer

Auch Arbeitnehmer freuen sich über Geschenke, was auch die Finanzverwaltung für das schenkende Unternehmen berücksichtigt hat. Dabei gelten Geschenke als geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer, der entsprechend bei der Berechnung der Lohnabgaben mit einzubeziehen ist. Als Wert muss dabei der übliche Marktpreis angesetzt werden.

Besondere Anlässe wie Hochzeiten, Geburtstage oder auch die Niederkunft eines Kindes werden bei der steuerlichen Betrachtung bis zu einem Wert von 60 Euro brutto bei der Verbuchung des Geschenks beachtet. Sie gelten als Aufmerksamkeiten und müssen nicht versteuert werden. Dabei ist nicht die Gesamthöhe pro Jahr und Empfänger maßgeblich, sondern der jeweils entsprechende Anlass. Auch hier sollte eine entsprechende Dokumentation in der Buchhaltung Fragen der Finanzbehörden eindeutig beantworten können.

Abseits jeglicher Relevanz und Bezug kann der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer monatlich Sachbezüge bis zu 44 Euro gewähren. Darunter fallen beispielsweise Warengutscheine oder auch Präsente aus dem eigenen Sortiment.

Wird eine der Wertgrenzen überschritten, gilt die Versteuerung gesamtheitlich

Die Geschenkepraxis eines Unternehmens muss im Voraus betrachtet und bewertet werden, damit es weder für das schenkende Unternehmen noch für den Beschenkten ungeplante steuerliche Auswirkungen hat. Insofern sind die Wertgrenzen diejenigen Barrieren, die unbedingt eingehalten werden müssen, wenn die steuerliche Betrachtung optimiert werden soll.

Wird eine der Wertgrenzen im konkreten Anwendungsfall überschritten, muss der gesamte Sachbezug oder die jeweilige Zuwendung versteuert werden. Sie gilt somit nicht für den Betrag, der über der Wertgrenze ist, sondern für die gesamte Ausgabe. Das mag im Einzelfall nur kleine Auswirkungen haben, aber in der gesamtheitlichen Betrachtung der Geschenkepolitik kann dies bei einem Kalkulationsfehler gravierende Ausmaße haben.

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