Digitale / papierlose Zusammenarbeit mit Lexoffice – Buchungsdatenservice

Papierlose und digitale Buchhaltung
mit Lexoffice / Buchungsdatenservice

Wir haben in den letzten Monaten einige Tools vorgestellt.

In dem heutigen Artikel möchten wir uns gerne auf das Tool Lexoffice konzentrieren
und uns dem Thema
digitale und papierlose Zusammenarbeit mit Lexoffice“ widmen.

Hier im Interview im Digitalufutter-Podcast mit dem Kanzleibetreuer Olaf Clüver von Lexoffice;
(hier geht es um die generelle / digitale Ausrichtung 30:17 Minuten)

Status Quo / oder Ziel?:

Die Zukunft der Buchhaltung und der Zusammenarbeit ist definitiv papierlos und digital.
Warum?
Hierzu gehören natürlich Gründe wie:

  • Opportunitätskosten sparen (nicht mehr im Stau stehen / ortsunabhängig arbeiten, automatisierte Belegerkennung und sekundenschnelle Übertragung an den Steuerberater, gescannte Belege direkt überweisen!),
  • schnellere und direktere Übertragung aller Belege an den Steuerberater
  • und alle Termine online buchbar / per Screen Sharing durchführbar.

Einige Mandanten trauen sich jedoch nicht diesen Schritt zu gehen, weil man es aus der Vergangenheit gewohnt ist den Steuerberater persönlich zu besuchen. Heutzutage hat jedoch kaum jemand Zeit für ausführliche Gespräche und „Kaffee und Keks Termine“. Sind diese übrigens zielführend?

Unsere Erfahrung ist jedoch die, dass kein Mandant mehr „zurück will“.
Einmal auf den „Geschmack“ gekommen, wird die digitale Zusammenarbeit eher ausgebaut und sogar anschließend eine „Verfahrensdokumentation“ gewünscht, um seine Papiere / Belege hinterher auch wegschmeißen zu können.
Was eine Verfahrensdokumentation ist, sieht man hier!
In diesem kurzen Video erklären wir, wann man seine Belege tatsächlich vernichten kann.

 

Das Ziel ist also komplett papierlos und automatisch zusammen zu arbeiten. Eben hier setzen Tools die Lexoffice an:

Aus meiner Sicht heraus ist der Kern der Software eine wirklich
gut gelungene Rechnungsschreibung.Lexoffice - TOP KANZLEI
Sobald man Rechnungen schreiben muss bietet sich ein Tool wie Lexoffice an, da es verhältnismäßig günstig ist
(in der Grundausstattung 7,90 € netto) und viele Probleme automatisch löst:

Chronologische Vergabe von Rechnungsnummer,
– alle erforderlichen Rechnungsangaben werden abgefragt,
– das Mahnwesen kann automatisiert werden,
Rechnungen können generell online verschickt
Geräteunabhängig; man kann sich auf jedem Browser einloggen
– es gibt zusätzlich eine gut gemachte Handy App
– und alle Belege können direkt mit den Transaktionsdaten verknüpft werden
Echtzeit Controlling: man hat jeder Zeit einen Überblick über seine wirtschaftliche Lage
– alle Belegbilder / Rechnungen können per Knopfdruck an den Steuerberater übertragen werden
– Per Buchungsassistent kann die Buchhaltung komplett vom Mandanten erledigt und an den Steuerberater mit allen Bildern übertragen werden!


Anwendervideo – Wie benutzt man Lexoffice:


(wie bekommt man Belege in Lexoffice, per Screen Sharing haben wir hier ein ErklärVideo (9:05 Minuten) erstellt)

Im Grunde ist die Benutzung relativ selbsterklärend.
Sobald man einmal seine Stammdaten eingegeben hat kann man grundsätzlich seine Rechnungen selber schreiben und per Handy App (natürlich auch mit einem normalen Scanner über die Browserebene) seine Belege scannen und vorkontieren!

Wichtig ist hierbei:
Ohne eine Vorkontierung kann nichts zum Steuerberater übertragen werden.
Hierbei liegt aber auch gleichzeitig die größte Chance:
Man kann zusammen mit dem Steuerberater das „mashine learning“ anlernen und direkt auf die richtigen Konten buchen.

Danach würden dann – die gleichen Belege – immer automatisch richtig verbucht werden!
Dies hätte hinterher beispielsweise zum Vorteil, dass eine Buchhaltung beim Steuerberater nicht zwangsweise teurer werden muss,
wenn alle Automatismen greifen!

Des weiteren muss man sich vorstellen, dass die Mandanten früher die Belege stets hinter die richtigen Banken geheftet haben.
Dadurch war dem Fachangestellten klar – von welchem Konto welche Rechnung – bezahlt wurde.

Da dies eben nicht mehr passiert (es liegen alle Belege in einer „online-Schublade“), würde ansonsten ein großer Mehraufwand entstehen, wenn der Fachangestellte die Rechnungen auf den einzelnen Konten einzeln suchen muss.

Aus diesem Grund stellen wir kanzleiweit die Buchhaltung für alle digitalen Kunden um: wir trennen unsere „Kreditoren“ danach,
mit welcher Bezahlart bezahlt wurde.
Es gibt somit beispielsweise einem Sammelkreditor für „PayPal Zahlungen“, auf dem eben alle Rechnungen gebucht werden, die am Ende per Paypal bezahlt werden. Somit schafft man Transparenz für „beide Seiten“ und eine kostengünstige und praktikable Lösung.

Kostengünstige Buchhaltung mit 7,90 € netto im Monat?
Prinzipiell kann Lexoffice auf zwei Arten benutzt werden:
1. Der Mandant fertig seine Buchhaltung komplett selber an (Selbstbucher = Buchungsdatenservice) oder
2. er nutzt das Tool um notwendige Unterlagen an den Steuerberater zu übermitteln, welcher die Buchhaltung in seiner Kanzlei für ihn anfertigt.

 

zu 1. Buchungsdatenservice / der Selbstbucher

 

Sobald der Mandant seine Buchhaltung selber anfertigt, geht er in Lexoffice hin und verknüpft alle Transaktionsdaten (alle seine Banken) mit den jeweiligen Belegen und gibt eine 100%ige Kontierung ab.
Hier gibt es nun eine Besonderheit: man kann zusätzlich den „Buchungsdatenservice“ buchen und der Steuerberater erhält nicht nur die reinen Zahlenwerke sondern auch alle tatsächlichen Belegbilder! Der Vorteil an der Stelle ist der, dass bei einer Prüfung oder einfach beim Jahresabschluss alle Belege sofort vorliegen! Der Mandant muss nun keine „Extra- Runden“ drehen und einzelne Belege nachsenden!

Preise des Buchungsdaten Service (wird durch die datev abgerechnet):
Diese gestalten sich als sehr überschaubar, sind monatlich zu sehen:
Buchungssätze:

bis 500 1,30 €
bis 1000 2,50 €
bis 2000 4,50 €
bis 5000 10,00 €
bis 10.000 15,00 €
je weitere 10.000 12,00 €

Zusätzlich zum Übertrag durch den Buchungsdatenservice fällt noch die Sicherung der Belegbilder bei der datev an, die mit 3,50 € monatlich beginnen.

Beispiel:

Die meisten Mandate kommen mit bis zu 1.000 Buchungen klar und würden demnach im Monat ca. 6,00 € Euro für den automatischen Übertrag aller Daten und Belege inklusive Sicherung bezahlen (2,50 € für den Buchungsdaten Service und 3,50 € für die Belegsicherung).

In Summe würde nun für den Mandanten 13,90 € (6 € + Lexoffice 7,90 €) entstehen (monatlich) und er wäre in der Lage seine Buchhaltung komplett selber zu machen, mit einem Steuerberater digital zusammen zu arbeiten und ihn am Ende des Tages darum zu bitten eine qualifizierte Prüfung seiner Buchhaltung vorzunehmen!
Dadurch dass der Steuerberater nun seine Rechnungen ansehen kann, Ist er faktisch dazu auch in der Lage.

Fazit und Vorgehen:
Meiner Meinung nach ist diese Form der Zusammenarbeit wünschenswert, da beide Seiten hiervon profitieren.

Wir beginnen solche Mandate grundsätzlich mit einem Neumandatsgespräch (Links; siehe unten in der Signatur),
stellen mit den Mandanten alles einmal in Ruhe ein,
klären alle fachlichen und steuerlichen Voraussetzungen und sind unterjährig für den Mandanten für Beratungsstunden buchbar.

 

zu 2. Buchhaltung und Vorkontierung durch die Kanzlei

 

Die klassische Variante ist die, dass der Mandant seine Rechnungen mit Lexoffice schreibt, seine Eingangsrechnungen (zu bezahlenden Rechnungen) mit dem Programm (oder der Handy App) einscannt und uns übermittelt.

Dies funktioniert tatsächlich reibungslos und der Vorteil für den Mandanten ist noch der, dass aus den ein gescannten Belegen direkt auch eine Bank Überweisung (über Lexoffice) angeschlossen werden kann.

Zusätzlicher und möglicher Service (im Einzelfall):
In Einzelfällen ist es möglich, dass die Kanzlei sowohl die
– Vorkontierung als auch andere Dinge wie das
Einrichten von Lexoffice an sich und
– die regelmäßigen Mahnwesen der Mandanten übernimmt.

Hierzu bedarf es einer im Vorfeld gut geplanten Abstimmung, technisch ist dies jedoch beides möglich.
Hier ist es nun dem Steuerberater möglich eben denjenigen Mandant zu helfen, denen diese Vorfälle schwer fallen.
Diese Leistungen werden getrennt in Rechnung gestellt und im Einzelfall besprochen.
Der Vorteil ist der, dass der Mandant lediglich scannen und fotografieren muss und ansonsten mit der laufenden Buchhaltung nichts mehr zu tun hat.

 

Hier einen Gutschein für eine sechsmonatige, kostenlose Probezeit bei Lexoffice einlösen:

Mit diesem Link ein paar Monate Gebühren sparen

 

 

 

Bei Rückfragen hierzu können Sie uns natürlich gerne
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Disclaimer:

Es wird keine Gewähr und somit auch keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der Inhalte und Darstellungen übernommen. Dieses Schreiben ersetzt keine Steuerberatung.

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