Risiken der Automatisierung

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Christian Deák
Steuerberater Christian Deák
Rechtsanwalt Alan Grzemba

Ist die Automatisierung einer Buchhaltung „immer“ vorteilhaft?
Braucht man den Steuerberater überhaupt noch?

Zugegeben, dies wird von zahlreichen Buchhaltungsfirmen
(IT Dienstleistern) durch Werbung signalisiert.
Die Wahrheit sieht jedoch folgendermaßen aus:
„Es kommt drauf an“!

Konzentrieren wir uns in den folgende Zeilen auf Onlinehändler:
Die Automatisierung der Ausgangsumsätze ist bei Onlinehändlern mittlerweile Standard,
beinhaltet aber potentielle Risiken.

Wichtig ist hier:

Bei kaum einer anderen Berufsgruppe tritt das Problem einer „nicht gemerkten, falschen“ Rechnungsschreibung so oft auf,
wie beim Onlinehändler. Ursächlich ist zum einen, dass die Entwicklung bei Onlinehändlern oft „über Nacht“ stark skaliert und es daher unbemerkt bleibt, zum anderen ist das Rechnungswesen automatisiert und die man verliert den Bereich der Rechnungserstellung „aus dem Blickfeld“,

Vor Strafe schützen diese beiden Begründungen den Mandanten allerdings nicht.
Soviel vorweg.

Die technische Möglichkeit, „alle falschen, geschriebenen“ Rechnungen automatisch zu stornieren
und neu zu schreiben, löst die so entstandenen umsatzsteuerlichen Probleme nicht!

Wie die gemachten Fehler in der Praxis am Ende entdeckt werden und
warum man die Thematik der fehlerhaften Rechnung nicht auf die leichte Schulter nehmen sollte,
erklären wir am Ende des Artikels.

 

Welche möglichen Fehler es bei der „falschen“ – automatisierten Rechnungsstellung geben kann
und wie es in der Praxis aussieht, verdeutlichen wir im Folgenden:

1. Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
2. Unberechtigter Steuerausweis
3. Praxisbeispiel: Grenzübergreifende Handel! PAN EU und CEE
4. Die Praxis; wie kommt es „raus“?

 

1. Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
– Steuerfalle § 14c UStG


Wurde von einem Unternehmer
– zu Unrecht oder
– eine falsche Umsatzsteuer
in seinen Rechnungen ausgewiesen, kann dies, eklatante Folgen haben, ohne das er es merkt.

Zu den steuerstrafrechtlichen Konsequenzen einer etwaigen Steuerhinterziehung,
bringen Nachforderungen des Finanzamtes das Unternehmen in erheblich Schieflage.

Der immer stärker wachsende Bereich des Online-Handels stellt das Hauptanwendungsfeld für den § 14 c UStG dar,
insbesondere wenn Ländergrenzen überschritten werden.

Wie die Überschrift schon ahnen lässt, ist zwischen unrichtiger und unberechtigter Ausweisung der Umsatzsteuer zu differenzieren.
Die Konsequenzen ähneln sich jedoch.

Sowohl die unrichtig als auch die unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer ist zunächst an das Finanzamt abzuführen.

Gleiches gilt auch bei grenzüberschreitenden Umsätzen.
Hier ist die Umsatzsteuer nach Feststellung der fehlerhaften oder unberechtigten Ausweisung an das jeweilige ausländische Finanzamt zu leisten.
Zu einer automatischen Erstattung der bereits geleisteten Umsatzsteuer kommt es dabei nicht.
Hier droht Gefahr für die Liquidität des Unternehmens.

Um zu begreifen, wo das Problem liegt, betrachten wir einmal die beiden Absätze des § 14c UStG genauer.

 

Unrichtiger Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG

Der Absatz 1 behandelt den Fall des gesonderten Ausweises
eines höheren als des geschuldeten Umsatzsteuerbetrages.

Der Klassiker hierfür ist die Ausweisung des vollen Umsatzsteuersatzes von 19 %,
obwohl man nur den ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % hätte ausweisen müssen
oder man hat Umsatzsteuer ausgewiesen obwohl es sich um eine umsatzsteuerfreie Leistung handelt.
Es handelt sich bei den beiden Beispielen um keine abschließende Auflistung, vielmehr sollen sie das Grundproblem aufzeigen.

Beispiel:

Der Unternehmer erbringt eine Leistung für 1.000€,
die er mit einer Umsatzsteuer von 7 % ausweist.
In seiner Rechnung weist er jedoch 19 % aus.

Entgelt:                        1.000€

USt:                                  190€

Rechnungsbetrag:        1.190€

Nachdem der Unternehmer seinen Fehler festgestellt hat,
schuldet er dem Finanzamt 7 % Umsatzsteuer aus einem Betrag aus 1.190€ (1.190*7/107) => 77,85€.
Da die Rechnung jedoch 19 % Umsatzsteuer ausweist, schuldet er dem Finanzamt die volle Umsatzsteuer von 190€.

Der empfangene Unternehmer, kann jedoch nur ein Vorsteuerabzug von 77,85€ geltend machen.

Abhilfe schafft hier schafft die Rechnungskorrektur.
Die ursprünglich fehlerhafte Rechnung muss entsprechend berichtigt werden,
der Rechnungsbetrag ist auf 1.070€ und die USt auf 70€ herabzusetzen.

Das Finanzamt erkennt diese Korrektur jedoch nur an,
wenn der zu viel gezahlte Betrag von 120€ an den Leistungsempfänger zurück gezahlt wird.

Man kann die ursprünglich erstellte Rechnung auch dahingehend korrigieren,
indem Entgelt und USt entsprechend korrigiert werden; für unser Beispiel bedeutet das:

Entgelt:                        1.112,15€

USt:                                    77,85€

Rechnungsbetrag:        1.190,00€

Diese Korrektur hat jedoch die Folge, dass der Leistungsempfänger für die erbrachte Leistung knapp 112€ mehr bezahlt.
Eine solche Korrektur ist für die Praxis offensichtlich weniger geeignet.

Die zu viel gezahlte Umsatzsteuer gibt es erst vom Finanzamt zurück, wenn eine Korrektur und ggf. eine Rückabwicklung erfolgt ist,
wie in der erste Alternativ aufgezeigt.

 

Bei einer zu niedrig ausgewiesenen Umsatzsteuer,
schuldet der Unternehmer jedoch die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer.
Hier hat der Unternehmer 7 % Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl er den vollen Umsatzsteuersatz von 19 % auszuweisen hätte.
Es wird lediglich ein Rechnungsbetrag von 1.070€ inkl. einer USt von 70€ ausgewiesen.

Der Unternehmer schuldet Umsatzsteuer in Höhe von 19% aus einem Betrag von 1.070€ (1.070 *19/119) => 170,84€.

Der Leistungsempfänger hingegen, kann nur den in der Rechnung ausgewiesen Umsatzsteuerbetrag von 70€ als Vorsteuer abziehen.
Setzt der Leistungsempfänger jedoch den zu hohen als den gesetzlich geschuldeten Vorsteuerbetrag an, so ist der Mehrbetrag dem Finanzamt zurückzuerstatten.

Fazit:

Die einmal an das Finanzamt gezahlt Umsatzsteuer ist vorerst einmal „weg“
und das Prozedere des Berichtigens und der Rückerstattung ist mit erheblichen Aufwand verbunden!

 

2. Unberechtigter Steuerausweis nach § 14c Abs. 2 UStG

 

Der Absatz 2 behandelt den Steuerausweis eines Unternehmers oder Nichtunternehmers,
der dazu aber gar nicht berechtigt ist.

Beispiele hierfür sind

– der Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG, wenn er Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweist

– Scheinrechnungen für Leistungen, die nicht ausgeführt wurden

– ein Nichtunternehmer weist Umsatzsteuer in seiner Rechnung aus

– ein Unternehmer nicht im Rahmen seines Unternehmens handelt.

Die Auflistung ist auch hier nicht abschließend.

Die Rechtsfolge des Absatz 2 des § 14c UStG ist die,
dass die ausgewiesene Umsatzsteuer dem Finanzamt geschuldet wird.

Neben dem Berichtigungsverfahren, darf keine Gefährdung des Steueraufkommens vorliegen.
Die fehlerhaften Rechnungen sind zu berichtigen, um die unberechtigt ausgewiesene Vorsteuer zurückzubekommen.

Eine Gefährdung des Steueraufkommens ist nicht gegeben,
wenn der Empfänger der Rechnung keinen Vorsteuerabzug getätigt hat oder diesen bei der Finanzbehörde rückgängig gemacht hat.

Die Berichtigung ist des Steuerbetrags ist gesondert schriftlich beim zuständigen Finanzamt zu beantragen.

Fazit:

Die Rückabwicklung beim unberechtigten Steuerausweis ist mit noch
größerem Aufwand verbunden als bei unrichtigem Steuerausweis.

 3. Praxisbeispiel:
Grenzüberschreitender Handel! PAN EU und CEE

Beim grenzüberschreitenden Handel ist regelmäßig zu prüfen, in welchem Land eine Umsatzsteuerpflicht besteht.
Wichtig sind an dieser Stelle die Lieferschwellen des jeweiligen Landes, die erst mit dem Jahr 2021 europaweit vereinheitlicht werden.

Betrachten wir dazu einen in Deutschland ansässigen Unternehmer,
der seine Leistungen in den Niederlanden erbringt.

Eine Umsatzsteuerpflicht besteht zunächst am Firmensitz, also in Inland (Deutschland).
Die Lieferschwelle für den Handel in den Niederlanden liegt bei 100.000€ pro Jahr.
Sobald der Unternehmer die Grenze von 100.000€ überschreitet, besteht eine Umsatzsteuerpflicht in den Niederlanden.

Damit müssen alle Rechnungen des Unternehmers für Geschäfte mit den Niederlanden
mit der niederländischen Umsatzsteuer ausgewiesen werden
und diese entsprechend dort abgeführt werden.
Eine derartige Änderung geschieht in einer automatisierten Rechnungserstellung,
wie im Online-Handel üblich, in den seltensten Fällen In den meisten Fällen bemerkt der Online-Händler nicht einmal, dass das Recht der Umsatzbesteuerung auf die Niederlande übergegangen ist.

Und hier nimmt das Dilemma seinen Lauf!

Nachdem die Umsatzsteuer an das deutsche Finanzamt abgeführt wurde,
bekommt man irgendwann einmal eine Aufforderung der niederländischen Finanzbehörden,
dass man seine niederländische Umsatzsteuer doch abführen möge.
Da dieses Problem meist erst nach einigen Jahren im Rahmen einer Umsatzsteuer-Prüfung erkannt wird,
entstehen jetzt erst die Probleme. Liquiden Mittel sind für die Zahlung der Umsatzsteuer an das deutsche Finanzamt aufgebracht worden, diese sind zunächst einmal weg und schon kommt das Unternehmen in existenziellen Schwierigkeiten.

Die meisten Online-Händler liefern nicht nur in ein europäisches Ausland.
Viel mehr ergibt sich das oben aufgezeigte Problem für jeden einzelnen Mitgliedsstaat, insofern die Lieferschwelle überschritten wurde.

Gesetzt den Fall, das Unternehmen hat genug Rücklagen um die aufgezeigte Problematik zu überstehen, ist eine Rückabwicklung und Erstattung der unberechtigt ausgewiesenen Umsatzsteuer, mit Blick auf den oben gezeigten Ablauf, mehr oder weniger ausgeschlossen.

Im Bereich des Online-Handels sind Monate mit mehreren tausend oder zehntausend Rechnungen keine Seltenheit.
Diese zurückzuverfolgen und entsprechende Änderung durchzuführen, stellt eine quasi nicht zu bewältigenden Aufgabe dar.

Man bedenke an dieser Stelle,
dass für die nicht entrichtete oder zu wenig entrichtete Umsatzsteuer die Verzinsung läuft und Bußgelder drohen. Weiter steht auch eine mögliche Steuerhinterziehung im Raume.

Die Problematik des § 14c UStG hat nicht nur umsatzsteuerliche Konsequenzen, sie schlägt auch auf alle Ebenen der Ertragsbesteuerung durch; in solchen Fällen sind Bilanzen und Abschlüsse auch zu ändern.

 

4. Die Praxis; wie kommt es „raus“?

In der Regel gibt es drei Möglichkeiten:
Entweder stellt das inländische oder ausländische Finanzamt einen Wechsel der Umsatzsteuerpflicht im Rahmen einer Betriebsprüfung fest
oder der Mandant bemerkt seinen Fehler selber unterjährig und korrigiert alle betroffenen Rechnungen.

Die Betriebsprüfung dürfte hier die schlimmste Variante sein,
da der Fehler bis zu diesem Zeitpunkt wahrscheinlich für beide Seiten unbemerkt blieb!
Es ist mit einer drastischen Zunahme von Betriebsprüfungen bei Onlinehändlern zu rechnen, da es in kaum eine anderen Berufsgruppe mehr Schwierigkeiten mit dem Umsatzsteuergesetz und falschen Rechnungsschreibungen gibt, als im Onlinehandel.
Aufgrund der „Quick Fixes“ und der 22 F Bescheinigung rechnen wir, insbesondere nach den corona-bedingten Einschränkungen,
mit einer „Welle“ von Prüfungen.

Bemerkt der Mandant seinen Fehler und korrigiert nun seine Rechnungen,
so ergeben sich hohe Differenzen in der Umsatzsteuererklärung am Jahresende.
Diese Differenzen können ein Indikator sein, dass Korrekturen vorgenommen werden.
Hat der Unternehmer eine saubere und gepflegte Buchhaltung müsste
die Umsatzsteuererklärung am Jahresende ein Ergebnis von „null Euro“ ergeben,
da unterjährig alles bereits richtig gemeldet und verbucht wurde.
Nur bei Korrekturen entstehen entweder korrigierte Voranmeldungen oder hohe Differenzen in den Jahreserklärungen.

 

Um sich Geld und Ärger zu ersparen ist ein „sauberes Setup“ unbezahlbar!
Das „Aufräumen“ der Buchhaltung von mehreren Jahren ist in der Praxis ein aufwendiges und teures Mammut Projekt!

In anderen Ländern sind Post/Paket – Zustelldienste in die Pflicht genommen worden um den Steuerbehörden zu melden,
wenn ausländische Firmen des Öfteren Privatpersonen beliefern.

Dieses „Netz“ wird auch stetig engmaschiger (Quick Fixes; ZM Meldungen und UST ID),
so dass es unserer Meinung nach jedoch nur eine Frage der Zeit ist,
bis „wann“ aber nicht mehr „ob“ ein solcher Fehler unbemerkt bleibt.

Im Übrigen ist es für die Entkräftung des Vorwurfs einer Steuerhinterziehung immens wichtig,
sich nichts „zu Schulden“ kommen zu lassen,
nachdem man von seinem Fehlverhalten erfahren hat!

 

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