Regelung Kurzarbeitergeld 2026 im Unternehmen nutzen

Die Kurzarbeitergeld Regelung für das Jahr 2026 ist für viele Betriebe kein theoretisches Konstrukt, sondern ein zentrales Instrument, um bei Auftragsrückgängen, Lieferengpässen oder konjunkturellen Schwankungen handlungsfähig zu bleiben. Kurzarbeit ist längst kein Nice-to-have mehr, sondern ein strategisches Werkzeug, mit dem du Personalkosten flexibel steuern kannst, ohne sofort Know-how und eingearbeitete Fachkräfte zu verlieren. Entscheidend ist, dass die maximale Bezugsdauer auch 2026 bei 24 Monaten bleibt. Diese zeitliche Planungssicherheit verschafft dir Luft, um wirtschaftliche Dellen strukturiert zu überbrücken, neue Aufträge zu akquirieren oder interne Prozesse neu auszurichten, statt unter Druck vorschnell Personal abzubauen. Gerade in kapitalintensiven oder spezialisierten Branchen kann das den Unterschied zwischen Stabilisierung und Substanzverlust ausmachen.

Mit diesem Beitrag erhältst du eine klare und praxisnahe Orientierung zur Regelung für das Jahr 2026. Du erfährst, was aktuell gilt, welche Voraussetzungen du erfüllen musst und wie du die Umsetzung im Unternehmen sauber dokumentierst und rechtssicher gestaltest. Ziel ist es, dass du fundierte Entscheidungen treffen kannst und Kurzarbeit nicht als Notlösung, sondern als bewusst eingesetztes Steuerungsinstrument nutzt.

24 Monate Bezugsdauer als echte Planungsreserve

Die verlängerte Bezugsdauer auf 24 Monate macht die Regelung bei Kurzarbeit zu einer echten strategischen Reserve in deinem Unternehmen. Wenn die Auftragslage einbricht, musst du nicht reflexartig Personal abbauen. Statt wertvolles Know-how “wegzukündigen”, kannst du Mitarbeitende im Betrieb halten und dir die Option offenhalten, bei steigender Nachfrage sofort wieder hochzufahren. Zwei Jahre

sind unternehmerisch eine lange Zeit. Du kannst in diesem Zeitraum Kunden zurückgewinnen, neue Märkte testen oder interne Prozesse neu aufstellen, ohne dass dich die volle Lohnlast erdrückt. Gerade in Branchen mit schwankender Auslastung verschafft dir diese Regelung damit eine kalkulierbare Brücke durch schwierige Phasen.

Auch psychologisch wirkt eine sauber vorbereitete Kurzarbeit stabilisierend. Wenn du transparent kommunizierst und klar erklärst, warum du diesen Schritt gehst und wie lange er voraussichtlich dauert, sendest du ein starkes Signal an dein Team. Es entsteht der Eindruck von Führung und Planbarkeit statt Panik.

Besonders relevant ist die Verlängerung für Betriebe, die Kurzarbeit bis Ende 2025 eingeführt haben. Für sie kann die volle Bezugsdauer ausgeschöpft werden, sofern die formalen Voraussetzungen erfüllt sind.

Genau hier liegt ein häufiger Fehler: Kurzarbeit muss ordnungsgemäß angezeigt und von der Agentur für Arbeit bewilligt werden.

Gerade bei längerer Kurzarbeit ist Dokumentation kein Luxus, sondern Pflicht. Begründungen für den

• Arbeitsausfall,
• Auslastungszahlen,
• Arbeitszeitnachweise und
• interne Beschlüsse

sollten jederzeit nachvollziehbar sein. Sauberes Papier ist in Prüfungen durch die Agentur oder im Rahmen von Betriebsprüfungen oft der entscheidende Faktor.

Rechtssichere Einführung

Eine kurze Erklräung der gesetzlichen Regelung der Kurzarbeit macht klar, dass du Kurzarbeit nicht einfach einseitig anordnen kannst. Es handelt sich nicht um eine normale Weisung wie die Zuweisung zu einem anderen Projekt. Greifst du ohne tragfähige Grundlage in die Arbeitszeit und Vergütung ein, riskierst du Lohnnachforderungen und im schlimmsten Fall Probleme bei der Bewilligung durch die Agentur für Arbeit.

Deshalb brauchst du eine saubere arbeitsrechtliche Basis. Am klarsten ist die Lage, wenn ein Tarifvertrag Anwendung findet und Kurzarbeit dort geregelt ist. In Betrieben mit Betriebsrat ist die Betriebsvereinbarung häufig der Standardweg. Sie schafft Transparenz und Verbindlichkeit für beide Seiten. Existiert bereits eine arbeitsvertragliche Kurzarbeitsklausel, kann das praktisch sein. Entscheidend ist jedoch, dass sie wirksam formuliert wurde und dir ausreichend Spielraum bei Umfang und Dauer gibt. Fehlt sowohl Tarifbindung als auch Betriebsrat, bleibt in der Praxis meist nur die Einzelvereinbarung mit den betroffenen Mitarbeitenden. Ohne Zustimmung geht es in der Regel nicht. Inhaltlich sollte eine Vereinbarung mehr regeln als nur den Starttermin.

• Festgelegt werden sollten Beginn und geplante Dauer, inklusive Ankündigungsfristen.
• Ebenso der konkrete Umfang der Reduzierung, etwa in Prozent, nach Tagen oder bezogen auf bestimmte Abteilungen.
• Auch die Frage, ob und wie du Kurzarbeit vorzeitig beenden kannst, wenn sich die Auftragslage verbessert, gehört zwingend hinein.
• Nicht zu unterschätzen sind Arbeitszeitkonten und Minusstunden. Hier muss klar sein, was verlangt wird und was rechtlich zulässig ist.
• Gleiches gilt für den Umgang mit Urlaub, insbesondere bei Kurzarbeit Null, bei der unter bestimmten Voraussetzungen eine anteilige Kürzung möglich sein kann.

Manche Unternehmen entscheiden sich zudem für eine freiwillige Aufstockung des Kurzarbeitergeldes, um die Belastung für das Team abzufedern. Auch das sollte eindeutig geregelt sein.

Behalte außerdem im Blick, dass die 10 Prozent Regelung bei der Anzeige der Kurzarbeit eine Rolle spielt. Hierbei ist wichtig: Wenn mindestens zehn Prozent der Beschäftigten von einem erheblichen Arbeitsausfall betroffen sind, kann Kurzarbeit grundsätzlich in Betracht kommen. Die rechtliche Konstruktion muss also sowohl arbeitsrechtlich sauber als auch sozialversicherungsrechtlich korrekt aufgesetzt sein.

Anzeige und Antrag

Die Kurzarbeitsregelungen für Arbeitnehmer greifen in der Praxis erst dann, wenn du den formalen Weg sauber gehst.
1. Schritt eins ist die Anzeige des Arbeitsausfalls bei der zuständigen Agentur für Arbeit. Ohne diese Anzeige gibt es keine Grundlage für Kurzarbeitergeld, selbst wenn wirtschaftlich alles eindeutig ist. Entscheidend sind nachvollziehbare Gründe und belastbare Zahlen. Du musst darlegen,

• warum die Auslastung eingebrochen ist,
• seit wann der Rückgang besteht,
• welche Bereiche konkret betroffen sind und
• wie deine Prognose aussieht.

In der Praxis bewährt sich eine kurze, klare Darstellung. Was ist passiert, welche Aufträge sind weggefallen, wie entwickeln sich Umsätze und Kapazitäten. Je strukturierter du argumentierst, desto reibungsloser läuft die Prüfung.

2. Nach der Anzeige folgt Schritt zwei, die monatliche Abrechnung. Du zahlst das Kurzarbeitergeld zunächst an deine Mitarbeitenden aus und beantragst im Anschluss die Erstattung bei der Agentur für Arbeit. Liquiditätsmäßig bedeutet das, dass du in Vorleistung gehst. Organisatorisch bedeutet es, dass deine Lohnabrechnung absolut sauber arbeiten muss.

Unverzichtbar sind präzise Arbeitszeitnachweise. Dokumentiert werden müssen

• die reguläre Arbeitszeit,
• die tatsächliche Arbeitszeit,
• die Ausfallzeiten sowie
• eventuelle Fehlzeiten wie Urlaub oder Krankheit.

Fehler in diesen Daten führen schnell zu Rückfragen oder Kürzungen. Ebenso wichtig sind die Fristen. Anträge auf Erstattung müssen rechtzeitig gestellt werden, andernfalls verfällt der Anspruch. In der Praxis scheitert die Umsetzung nicht an der Theorie, sondern an versäumten Terminen oder unvollständigen Unterlagen. Wer hier strukturiert vorgeht, reduziert das Risiko von Nachteilen erheblich.

Höhe, Kosten und Planung

Die aktuelle Regelung für Kurzarbeit knüpft die Höhe des Kurzarbeitergeldes an die sogenannte Nettoentgeltdifferenz. Entscheidend ist also, was ohne Kurzarbeit netto ausgezahlt worden wäre und was aufgrund der reduzierten Arbeitszeit tatsächlich netto anfällt. Aus dieser Differenz berechnet sich das Kurzarbeitergeld anteilig. In der Praxis spielen mehrere Faktoren hinein. Ob jemand Kinder hat, wirkt sich steuerrechtlich aus und verändert die Höhe des Leistungsanspruchs. Auch Steuerklasse, Entgeltstruktur und variable Bestandteile beeinflussen die Berechnung. Deshalb ist es gefährlich, mit pauschalen Prozentwerten zu kalkulieren.

Für deine Budgetplanung solltest du mit realistischen Musterfällen arbeiten. Lege dir zwei oder drei typische Gehaltsgruppen im Unternehmen zugrunde und simuliere verschiedene Reduktionsquoten. So bekommst du ein belastbares Gefühl dafür, welche Liquiditätsbelastung tatsächlich entsteht und wie stark sich unterschiedliche Szenarien auswirken. Sozialversicherungsrechtlich läuft die Absicherung grundsätzlich weiter. Allerdings kann die Beitragslogik je nach Verhältnis von Ausfallzeit zu tatsächlicher Arbeitszeit variieren. Das hat Auswirkungen auf Arbeitgeberanteile und auf die interne Kostenrechnung. Hier lohnt sich eine enge Abstimmung mit der Lohnbuchhaltung.

Eine freiwillige Aufstockung des Kurzarbeitergeldes kann die Akzeptanz im Team deutlich erhöhen. Gleichzeitig verursacht sie zusätzliche Kosten. Viele Unternehmen setzen Aufstockungen daher gezielt ein, etwa nur bis zu einer bestimmten Einkommensgrenze oder gestaffelt nach Dauer der Kurzarbeit. So bleibt das Instrument steuerbar.

Strategisch interessant wird Kurzarbeit, wenn du Weiterbildung integrierst. Anstatt Leerlauf zu finanzieren, kannst du Qualifizierungsmaßnahmen einplanen und dein Team für kommende Marktanforderungen stärken. Richtig eingesetzt wird Kurzarbeit damit nicht nur zur Überbrückung, sondern zum aktiven Bestandteil deiner Unternehmensplanung.

Häufige Stolperfallen

Häufige Stolperfallen entstehen meist nicht aus bösem Willen, sondern aus Zeitdruck und unklarer Verantwortlichkeit. Ein Klassiker aus der Praxis ist, dass Kurzarbeit gestartet wird, obwohl die arbeitsrechtliche Grundlage wackelig oder unvollständig ist. Fehlt eine wirksame Vereinbarung oder ist die Klausel im Arbeitsvertrag zu unbestimmt formuliert, drohen Lohnnachforderungen und unnötige Konflikte.

Ebenso problematisch wird es, wenn Anzeige und Antrag zwar laufen, die Nachweise aber nicht sauber geführt sind. Unvollständige Arbeitszeitlisten, fehlende Begründungen für den Arbeitsausfall oder lückenhafte interne Dokumentation führen schnell zu Rückfragen durch die Agentur für Arbeit. Im schlimmsten Fall werden Erstattungen gekürzt oder zurückgefordert.

Ein weiterer Punkt, der immer wieder unterschätzt wird, sind Fristen. Wer Anträge verspätet einreicht oder Unterlagen zu spät nachreicht, riskiert finanzielle Nachteile. Was am Anfang nach einer Formalität aussieht, entwickelt sich dann zu einem teuren und stressigen Problem.

Besonders sensibel wird es, wenn während der Kurzarbeit Kündigungen ausgesprochen oder Vertragsänderungen vorgenommen werden. Jede personelle Veränderung kann Auswirkungen auf den Anspruch und die Höhe des Kurzarbeitergeldes haben. Ohne saubere Einordnung und Dokumentation entsteht hier schnell ein rechtliches Risiko, das sich mit vorausschauender Planung vermeiden ließe.