Das papierlose Büro; mit Lexoffice

5. April 2020von Christian Deák
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Liebe Mandantinnen,Christian Deák
liebe Mandanten,
liebe Leserinnen und
Leser,

 

 

bei unserem heutigen Blog Post soll es darum gehen, wie man sein ganzes Geschäft
– papierlos und online
ausgestalten kann.

Hierbei wollen wir nicht darauf eingehen, dass wir zur Zeiten der Corona-Krise alle dazu angehalten sind solche Abläufe zu hinterfragen,
sondern vielmehr eine pro aktive Lösung schaffen!

 

Hier zu hatten wir den Kanzleibetreuer Olaf Cluever von Lexoffice im Podcast:

 

Kurz umrissen: wie kann man sein Geschäft komplett papierlos aus gestalten?

Den Rechnungseingang automatisieren, digital erfassen:

Heutzutage gibt es drei Möglichkeiten, wie eine neue Rechnungen erreichen.

  1. Per Post
    Die tägliche Post kann mit Dienstleistern wie Dropscan automatisch gescannt werden!
    Hier werden alle Rechnungen und generell alle Briefe, nach vorheriger Zustimmung, geöffnet.
    Man bekommt eine Mail mit einer Vorschau des Briefes und kann sich hier stets entscheiden, ob dieser Brief
    – archiviert,
    – gelöscht
    – oder direkt geöffnet werden soll.
    Am gleichen Tag wird die Post danach gescannt und online zur Verfügung gestellt.
    All diese Unterlagen lassen sich danach automatisch in Lexoffice importieren.
  2. Per Mail
    Heutzutage werden die meisten Rechnungen jedoch per Mail verschickt.
    Man erhält also eine Mail mit einer PDF im Anhang. Diese PDF kann nun direkt mit der Lexoffice App geöffnet werden.
    Bei längerem „gedrückt halten“ des PDF Symbols fragt das Handy mit welcher App geöffnet werden soll.
    Hier wählt man Lexoffice und die zur Verfügung gestellte Rechnung wird direkt hochgeladen.
  3. Portale
    Mit Tools wie invoice fetcher oder get my invoices können Rechnungen automatisiert aus Portalen heruntergeladen werden.
    Oftmals werden Rechnungen in Portalen nur noch hinterlegt, den händischen Aufwand alle einzeln herunterzuladen kann man sich hiermit sparen.
    Auch diese Unterlagen können automatisiert an Lexoffice weitergegeben werden.

 

Ein kurzes Video, wie man mit Lexoffice in der Praxis arbeiten kann, haben wir hier vorbereitet:
Hier wird auch erklärt, wie man von mobilen Geräten zB Thermoquittungen direkt beim Tanken hochladen kann.

 

 

Den Rechnungsausgang automatisieren, digital erfassen:

Die Basisanwendung der Software ist, dass man Dokumente wie zB Rechnungen erstellen kann.
Dies kann sowohl per Handy App als auch in der online Anwendung geschehen.

Die Rechnungen können natürlich entweder
– direkt ausgedruckt
– oder per E-Mail verschickt werden.
In der jetzigen Zeit natürlich ein Vorteil, da der Postlauf komplett umgangen werden kann!

Ein weiterer Vorteil ist der, dass im Vorfeld auch Angebote digital verschickt und angenommen werden können!

 

Somit sind alle Unterlagen, sowohl die
– Rechnungseingänge
– als auch Rechnungsausgänge in Lexoffice.

 

Übertrag an Steuerberater und „Benutzer“ einrichten

– Alle Unterlagen können nun per Knopfdruck an den Steuerberater übergeben werden!
(Schnittstelle hier zB Datev Connect Online)

– Die Vorkontierung im Programm kann nun bequem durch „Externe“ stattfinden.
Entweder durch die eigenen Mitarbeiter oder durch ein Steuerbüro.
Hierfür kann jeder Mandant in Lexoffice als  „Benutzer“ freigeschaltet werden und die Sichtbarkeit von Funktionen innerhalb des Programms ebenfalls eingeschränkt werden.

Ein Vorteil hierbei kann der sein, dass die Buchhaltung am Ende des Tages
– beim Steuerberater entweder günstiger wird
– oder sogar komplett eingespielt werden kann!

 

 

Verfahrensdokumentation; Papiere vernichten!

Ein weiterer Vorteil ist nun der, dass man eine große Verfahrensdokumentation anfertigen
und am Ende des Tages alle Papiere vollumfänglich vernichten kann.

Somit spart man auch weitere Archivierungskosten und Opportunitätskosten beim Suchen von Unterlagen.

 

 

 

Eigens hierfür haben wir ein Interview mit einer Betriebsprüferin aus dem Finanzamt geführt:

 

 

Meiner Meinung nach sind Tools die Lexoffice eine wirkliche Bereicherung sowohl für den Steuerberater als auch für die Mandanten.
Während die Steuerberater die Buchhaltung mit zeitlichem Abstand erstellen, können die Mandanten mit diesen Tools tagtäglich bereits agieren und haben stets einen Überblick über Ihre Finanzen!

 

 

Unter dem vorstehenden Link kann man das Programm sechs Monate kostenlos testen.

 

 

Bei Rückfragen hierzu können Sie uns natürlich gerne
anrufen / per Whatssapp (0208 / 98 99 22 22)
oder per Mail (Beratung@DHW-StB.de) kontaktieren.

 

 

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Disclaimer:

Es wird keine Gewähr und somit auch keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der
Inhalte und Darstellungen übernommen. Dieses Schreiben ersetzt keine Steuerberatung.

Christian Deák

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