Verfahrensdokumentation; im Interview mit einer Finanzbeamtin

6. April 2020von Christian Deák
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Belege vernichten,
papierloses Arbeiten

Wer kennt es nicht?Christian Deák

 

Im Laufe der Zeit sammeln sich Unmengen an Papier an.
Hier wäre es ein Traum, alle Papiere vernichten zu dürfen.

Hier reicht es, wenn man an Tankquittungen denkt: Diese sind auf Thermopapier gedruckt. Dieses Papier bleicht aus – somit muss man dies für die 10 jährige Aufbewahrungspflicht zusätzlich noch kopieren!
Also verdoppelt man hier bereits im laufenden Jahr sein Papier!

Was vielen Unternehmen nicht bewusst ist, ist dass es hier schon seit Jahren Urteile gibt, die es dem Steuerpflichtigen erlauben wirklich „alleBelege zu vernichten.
Das Steuerrecht ist hier sogar viel fortschrittlicher als das „Zivilrecht“.

 

Hier im Interview mit der Betriebsprüferin Andrea Köchling aus einem Hamburger Finanzamt:

Durch das oben genannte Video dürften sich viele Fragen erklärt haben. Vor allem, was das Finanzamt hierüber denkt!

Andrea Köchling, Finanzbeamtin:

„Das Wunschszenario einer Betriebsprüferin für den
Ablauf einer Betriebsprüfung“

Wenn man das Wort „Szenario“ liest, dann könnte man gleich an etwas „Schlimmes“
denken und in Verbindung mit einer Betriebsprüfung kann für manch einen Unternehmer
daraus ein echtes „Horrorszenario“ werden.

Aber das muss nicht sein!

Das Wort Szenario ist einfach die Beschreibung einer möglichen Abfolge von Ereignissen, eines Zukunftsmodells,
ein Plan dafür, wie etwas ablaufen soll.

Wenn alle Beteiligten an einer Betriebsprüfung;
– der Unternehmer,
– der Steuerberater
– und der Betriebsprüfer auf die gleichen Unterlagen Zugriff haben und somit über den gleichen Wissensstand verfügen,
so trägt dies sehr zur Vermeidung von Kommunikationsschwierigkeiten und zur „Entspannung“ bei.

Erreicht werden kann dies z.B. durch eine digitalisierte Buchführung.

Versetzen Sie sich in die Lage eines Betriebsprüfers:
Würden Sie gerne viel Zeit ihrer Arbeit damit zubringen in Ordnern nach Belegen zu suchen? Wir auch nicht!
Eine Betriebsprüfung läuft viel harmonischer und barrierefreier ab, wenn bei der Datenträgerüberlassung (Datenzugriff Z 3, vgl. Rz. 167 – 169 der GoBD vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001) zu jeder Buchung der Beleg verlinkt ist.
Dies erspart langes Suchen, ggfs. Rückfragen und unter Umständen das ständige Nachreichen von Belegen.

Eine digitalisierte Buchführung verkürzt dagegen die Dauer der Stresssituation, denn nichts anderes ist eine Betriebsprüfung.
Letztendlich spart eine schnelle Betriebsprüfung dem Unternehmer aber eins: nämlich Kosten!

Das BMF hat sich mit seinem neusten Schreiben zu den GoBD vom 28.11.2019 der Digitalisierung weiter geöffnet.
Eine bildliche Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen kann mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen, wenn die Anforderungen der GoBD erfüllt sind. Selbst eine bildliche Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) im Ausland ist möglich und zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland), (vgl. Rz 130 der GoBD vom 28.11.2019).

Mit der Möglichkeit des Scannens hat sich auch das leidige Thema des Kopierens von Rechnungen auf Thermopapier (z.B. Tankquittungen) erledigt. Denn grds. ist, wenn eine Rechnung auf Thermopapier ausgedruckt ist, diese durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, damit sie für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach § 14b Absatz 1 UStG lesbar ist. Zwar ist es dabei nicht erforderlich, die ursprüngliche, auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung aufzubewahren (Abs. 14b.1.(5) S. 1 – 4 UStAE), aber durch den Scanvorgang werden z.B. Lagerkosten, Papier und Zeit gespart.

In diesem Fall ist zur Beschreibung des Scanvorgangs eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation notwendig!

 

Fazit:

Die Digitalisierung ermöglicht dem Unternehmer, aufgrund der Zeitersparnis,
sich seinem originären Betätigungsfeld zuzuwenden: Der Leitung seines Unternehmens.

 

 

 

 

Christian Deák:
Warum sollte man sich eine „kleine“ und „große“ Verfahrensdokumentation
(RESISCAN / ersetzendes Scannen) machen?

Abgesehen von der gesetzlichen Verpflichtung eine „kleine Verfahrensdokumentation“ einzuführen  – sobald man irgendeine Art von elektronischen Tools nutzt – sollte man dies aus mehreren Gründen tun:

  1. Schneller / effektiver arbeiten!
    Sobald man sich darauf konzentriert alles in digitaler Form zu erstellen und abzuarbeiten merkt man schnell, wie viele unnütze Arbeitswege
    man im Laufe der Jahre aufgebaut hat! Meines Erachtens ist dies völlig unabhängig von der Unternehmensgröße, dass man hier ungemerkt Gelder vernichtet! Vor diesem „Gewohnheitseffekt“ sind wir alle nicht sicher.
    Sobald nun das Papier weg fällt und man sich darauf konzentriert Tools zu finden die barrierefrei (mit Schnittstellen) zusammenarbeiten, wird man schnell merken, wie viel schneller und effektiver man arbeiten kann! Der berühmte „Orga – Aufwand“ minimiert sich!Die Ortsunabhängigkeit ist dann ein weiterer Bonus!
  2. Opportunitätskosten sparen:
    Dadurch, dass Arbeitsabläufe vereinheitlicht und überdacht wurden, fallen Opportunitätskosten weg. Dies wird besonders dann sichtbar, wenn für das „Sekretariat“ deutlich weniger Personal benötigt wird. Spätestens dann ist dieser Effekt in der harten Währung zu fühlen!
  3. Betriebsprüfung
    In einer Betriebsprüfung fällt es besonders schnell auf, (positiv) wenn Unterlagen sofort zur Hand sind. Dadurch, dass Belege in digitaler Form vorliegen und der Prüfer durch die Verfahrensdokumentation einen schnellen Überblick über das Unternehmen erhält, läuft eine Betriebsprüfung umso schneller und harmonischer ab!
  4. Archivierungskosten
    Dadurch, dass wir selbst diese Schritte vollzogen haben, können wir selbst beglaubigen, dass man im Laufe der Jahre unheimlich viel Papier „sammelt“ und sogar verdoppelt. Ein klassisches Beispiel sind hier die so genannten Thermoquittungen, die man zusätzlich noch kopiert, damit diese zehn Jahre aufbewahrungsfähig sind (ansonsten verblassen sie). Hier werden im Laufe der Jahre etliche Schrankwände an Papier gehortet, in die man im Zweifelsfall nie wieder rein schaut. Der Gedanke alles in papierloser Form vor zu halten verselbstständigt sich insoweit, dass am Ende des Tages keinerlei Schränke, Ordner, Kellerräume mehr benötigt werden! Die sorgt nicht nur einen für einen viel größeren Überblick sondern auch für deutlich weniger Kosten.
  5. Der Weg liegt sowieso vor einem!
    Grundsätzlich benötigt man eine Verfahrensdokumentation schon dann, wenn man Tools (wie zB ein Rechnungschreibungstool / oder Unternehmen Online) im Einsatz hat.
    Meines Erachtens ist dann der nächst logische Schritt der, dass man die „große Verfahrensdokumentation“ einführt, da unsere Mandanten durch den Einsatz von „Unternehmen Online“ einen großen Teil der Voraussetzungen bereits erfüllen (revisionssicheres Scannen und Unveränderbarkeit der Daten). Wenn nun alle Kriterien eingehalten werden und nur die Verfahrensdokumentation an sich fehlt, wäre dies schade.
    Ein Leben ohne Papier ist definitiv befreiend!

 

Das Thema ist unheimlich spannend, daher haben wir auch andere „Partner“ von uns befragt,
wie Herrn Dr. Roger Gothmann von Taxdoo:

Anbei ein Interview mit Dr. Roger Gothmann von Taxdoo zum Thema: (26:53)
„Wie sieht die Finanzverwaltung das Thema Verfahrensdokumentation

 

 

Grundsätzlich bedarf es für die Vernichtung von Belegen zweierlei Dinge:

1. Revisionssicherer Scan

2. Verfahrensdokumentation (speziell „ersetzendes Scannen“)

Grundsätzlich ist zu sagen, dass bei Erfüllung von beiden Anforderungen die Belege in einem gewissen Rhythmus vernichtet werden dürfen!
(Aus steuerlichen Gründen, dies gilt nicht zwangsweise auch für das Zivilrecht)

Grundsätzlich ist der revisionssichere Scan aber der schwierigere Teil, da es hier eines Speichermediums bedarf, welches die Belege zehn Jahre lang „revisionssicher“ speichert.

Revisionssicher bedeutet, dass alle Zugriffe auf allen Belegen nachverfolgt werden können müssen und generell bewiesen werden kann, wer diese Rechte überhaupt hat.

Zum Zeitpunkt der Prüfung soll dem Prüfer natürlich gezeigt werden können, wer Zugriff auf die Belege hatte und in welcher Form die Belege vorliegen:
– im Original oder
– als Kopie,
– unverändert oder
– manipuliert.
Grundsätzlich eine rein logisches Thema, wenn man das Ziel erkennt.

Die Verfahrensdokumentation hingegen hat weniger mit der Technik an sich zu tun, sie dokumentiert lediglich das „Verfahren“ wie mit Papier belegen umgegangen wird = Verfahrensdokumentation.

Sie hingegen hat den Anspruch auf Aktualität, demnach sollte peinlichst genau darauf geachtet werden, dass zB nach einem Personalwechsel, die in der Verfahrensdokumentation aufgezählten Personen aktualisiert werden! Genau hierbei kommt es in der Praxis häufig zu Flüchtigkeitsfehlern.

 

Was wird abgefragt:

Im Kern geht es um folgende Punkte:
– wer scannt
– wann
– wie oft
– mit welchem Gerät
– wie? (schwarz weiß oder bunt)
– duplex oder einseitig
– wie wird mit fehlenden Belegen umgegangen
– usw.

Die Anforderungen (neben der Beschreibung der Technik und Programme) kommen aus den regulären GoBs (Grundsätzen Ordnungsgemäßer Buchführung).
Diese detaillierte Beschreibung des Papierverlaufs gibt dem Prüfer nun die Möglichkeit innerhalb kürzester Zeit sich einen Überblick über die Buchhaltung zu verschaffen und gibt ihm die Möglichkeit festzustellen an welchen Orten er prüfen kann.

Natürlich mit dem Hintergrund, dass er „Fehler“ findet, jedoch war dies auch vor der Verfahrensdokumentation sein Job. „Damals“ jedoch auf Papier! Früher hatte sich der Unternehmer deshalb hohe Opportunitätskosten einzuplanen, da er sich Zeit für das Suchen von Belegen einplanen und danach Belege vorlegen musste.

Durch eine digitale Buchhaltung in Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation ist dies hinfällig! Alle Belege sind mit den jeweiligen Buchungszeilen verschweißt und können sofort geöffnet werden. Dies erspart sowohl den Prüfer als auf dem Unternehmer sehr viel Zeit! Durch die Übersichtlichkeit der Verfahrensdokumentation und der stets aktuellen Belegsituation gehen solche Prüfungen deutlich schneller und besser aus (unserer Erfahrung nach).

 

Welche Belege sollte man jedoch
auf keinen Fall vernichten?

Dies sollte bitte immer im Einzelfall mit dem jeweiligen Steuerberater besprochen werden, jedoch kann man sich als Faustformel folgende Belege merken:

Zollpapiere (zB Buch- und Belegnachweise)
Papiere mit „Siegeln“ (Notar, Steuerberater usw.)
Hochpreisige Wirtschaftsgüter (Zivilrecht: Sollte man den Beleg bei einem Mangel brauchen, erkennt ein Richter diesen nicht an)

 

Weiterer Vorteil; workflow aufbauen

Sobald man sich darauf konzentriert papierlos zuarbeiten kommt dieser automatisch ein digitaler Workflow zu Stande. Belege können nach dem Einscannen direkt überwiesen werden! Somit hat man einen weiteren Vorteil, da man Verwaltungskräfte spart / Opportunitätskosten senkt. Dies ist zwar keine direkt Folge eine richtigen Verfahrensdokumentation, jedoch bauen sich unsere Mandanten diesen Vorteil stets auf!

Im folgenden Video werden noch weitere Tipps gegeben und wichtige Dinge wiederholt:

 

 

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