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Das papierlose Büro mit FastBill, Dropscan, GetMyInvoices

4. April 2020von Christian Deák

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Liebe Mandantinnen,
liebe Mandanten,
liebe Leserinnen und
Leser,

wie kann man seinen Betrieb komplett papierlos und ortsunabhängig aufstellen?
An diesem Punkt möchten wir nicht auf die zur Zeit vorherrschende Corona Krise eingehen,
auch nicht auf den „Fun Fact“ der Digitalisierung, sondern auf eine lösungsorientierte Handhabung
(papierlos und digital) aller Geschäftsvorfälle.

Hier im Interview: Gründer und Geschäftsführer der FastBill GmbH; René Maudrich

Die Basisarbeit digitalisieren:

Vom Postlauf bis zum Versand der Rechnungen,
der ganze Ablauf innerhalb eines Unternehmens kann komplett papierlos ausgearbeitet werden.

Gehen wir den Rechnungseingang systematisch durch:

Beginnen wir mit dem Postlauf:

Hier hatten wir den Gründer von „Dropscan“ (meinen Namensvetter Christian Schulte) zu Gast.
Die Post kann an sich komplett umgeleitet und durch einen externen Dienstleister direkt gescannt werden (Dropscan).

Christian Deák:
“Ich selber nutze (privat) den Dropscan Service seit Monaten und bin begeistert.
Der Vorteil ist der, dass man somit seine ganze Post – automatisch – ebenfalls digital erhält
und sie direkt in Programme verschieben kann.

Hier arbeitet man einen “Workflow” in Dropscan aus;
die Einrichtung ist intuitiv und selbsterklärend.
In meinem Fall habe ich “Evernote” direkt an Dropscan angebunden und
archiviere somit Unterlagen in “digitalen Ordnern“.”e

Vorteil hierbei ist der, dass man seine Briefe ortsunabhängig und Postunabhängig (im Moment sehr wichtig) im Blick hat!
Die Briefe werden auf Wunsch entweder eingelagert oder vernichtet.
Die Belege können nun per Schnittstelle an FastBill automatisch weitergeleitet werden.
Somit kommen alle “Papierbelege” per Schnittstelle in die Buchhaltung (FastBill).

Unterlagen, die per Mail kommen:

Heutzutage kommen viele Rechnungen standardisiert per Mail.
Dies ist an sich kein Problem, man sollte sie aber definitiv nicht ausdrucken! Die GoBD sehen hier einen klaren Medienbruch und verlangen,
dass digitale Belege auch digital weiter verarbeitet werden. Dies ist hier nicht bewusst, ist jedoch Gesetz.

Hier gibt es zwei leichte Lösungen:
1) FastBill hat eine E-Mail Inbox (eine personalisierte Mail Adresse, an die diese Mails einfach weitergeleitet werden können).
Ein „Bot“ extrahiert nun die im Anhang befindliche Rechnung und legt diese automatisch in den Dokumentenkorb bei FastBill hoch. Oder:

2) Man kann die Mail auf seinen mobilen Endgeräten öffnen, den Anhang „öffnen mit“ und direkt in die FastBill App hochladen.
Im Ergebnis wird das Dokument ebenfalls in die FastBill Software automatisch hochgeladen.
An dieser Stelle erfolgt noch keine „Vorkontierung“, das Dokument wird lediglich in den Dokumentenkorb bei FastBill hinzugefügt.

Nun befinden sich alle eingegangenen Rechnungen im Dokumentenkorb und können „vorkontiert“ werden.
Das Gute hierbei: die Maschine merkt sich alle Rechnungen und erkennt diese beim nächsten Mal automatisch. Somit würde eine hundertprozentige Vorkontierung nach Maßgabe des Steuerberaters erfolgen (mit ihm kann man die Vorkontierung direkt absprechen).
Hieraus könnte eine geringere Gebühr beim Steuerberater resultieren, wenn beide Buchhaltung und tatsächlich synchron laufen.
Wir zB. sprechen bei den „Premium Tarifen“ von FastBill die Kontierung direkt mit FastBill ab.

Mandanten, die eine „normale“ Version nutzen können diesen Service dann ebenfalls bei uns buchen oder die Vorkontierung selber in Absprache mit uns durchführen.

Meiner Meinung nach sollte dies auch geschehen, da ansonsten das Risiko besteht, dass durch die vielen Bezahlmöglichkeiten die es heutzutage gibt (Kreditkarte, PayPal, diverse Bankkonten die wir auch nicht auf unserer Seite “einbinden” können) der Aufwand im Gegensatz zu einer analogen Buchhaltung um ein Vielfaches höher wird.

Hierzu hatte ich bereits in den vergangenen Monaten einen Beitrag erstellt, dass je leichter man im Internet sein Geld einnimmt oder ausgibt,
der organisatorische Aufwand im Hintergrund deutlich erhöht wird. Durch diese Art der Zusammenarbeit wird jedoch dauerhaft einiges an Opportunitätskosten gespart und auch die Buchhaltung kann am Ende des Tages beim Steuerberater günstiger werden. Momentan ist der letzte Punkt noch abhängig davon, welche Banken die Mandanten nutzen, da wir auf unserer Seite nicht alle Banken einfach einbinden können.
Sollte dies jedoch eingestellt sein, ist der Anfangsaufwand zwar höher aber nimmt im Laufe der Zeit stetig ab und unterschreitet den Aufwand im Vergleich zu einer analogen Buchhaltung!

Unterlagen in Portalen:

Sollten die Rechnungen erst mal in anderen Portalen heruntergeladen werden müssen, gibt es auch hier eine automatisierte Lösung, die ebenfalls eine Schnittstelle zu FastBill hat. Hier arbeiten wir mit GetMyInvoices.

Dieses Tool loggt sich automatisch in Portale ein und durchsucht dieses nach eingegangenen Rechnungen,
lädt diese herunter und schiebt diese automatisch wiederum in FastBill.

Somit sind alle Rechnungseingänge in FastBill.

Rechnungsausgänge:

Der Start von FastBill war der, dass erstmal ein professionelles Rechnungsschreibungstool geschrieben wurde.
Damit ist FastBill groß geworden.

Demnach bietet dieses Programm eine automatische und rechtssichere Rechnungsschreibung an.
Wir raten unseren Kunden auch zu solchen Programmen, da wir nicht möchten, dass Rechnungen standardisiert
mit Exel oder Word Dateien geschrieben werden!

Alle Pflichtangaben werden abgefragt, die Rechnungen werden
– automatisch archiviert,
– ausgedruckt oder
– per E-Mail versendet werden!

Der letzte Punkt ist zur Zeit natürlich der wichtigste, da man versuchen sollte den Postlauf an sich komplett zu vermeiden.

Des weiteren können die Kunden wiederum automatisch per PayPal bezahlen, was natürlich für deutliche schnellere und höhere Liquidität sorgt, Opportunitätskosten durch wegfallende Mahnläufe sinken, etc.

Mahnlauf:
Der Mahnlauf kann automatisiert werden, da das Programm automatisch alle Geldkonten nach eingehenden Zahlungen durchsucht!

Somit haben wir die beiden wichtigsten Seiten,
– den Rechnungseingang und
– Rechnungsausgang
abgearbeitet und komplett papierlos, digital, postUNabhängig.

Welche weiteren Vorteile gibt es?

Steuerberater und Betriebsprüfung:
– per Knopfdruck wird alles an den Steuerberater übertragen
– die Betriebsprüfung kann auf alle digitalen Belege sofort zugreifen.Kurz gefasst; alle Unterlagen, die in FastBill sind (Rechnungseingänge und Rechnungsausgänge) können automatisch exportiert werden.
Verfahrensdokumentation:
Digitale Tools sind die Grundlage dafür, mit einer zusätzlichen Verfahrensdokumentation, sich insgesamt papierlos aufzustellen!
So können Thermoquittungen (wie Tankbelege) vernichtet werden und müssen NICHT noch zusätzlich kopiert werden,
damit sie 10 Jahre aufbewahrt werden können!
Premium Tarif: siehe Link
Als einzige Software am Markt bietet FastBill eine “Premium” Variante;
dies bedeutet, dass die Vorkontierung der Belege durch einen Assistenten von FastBill erstellt wird und der Kunde sich nur noch darum kümmern muss die Belege in FastBill zur Verfügung zu stellen. Einfach “knippsen” / Scannen / weiterleiten.

Bei Rückfragen hierzu können Sie uns natürlich gerne
anrufen / per Whatssapp (0208 / 98 99 22 22)
oder per Mail (Beratung@DHW-StB.de) kontaktieren.

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